Administracion Por Resultados

CAPÍTULO I

Necesidades de bases profesionales

La administración es la técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una empresa.

Campo en el que se realiza: La empresa

La empresa es la unidad de producción de bienes y servicios para un mercado. Implica que:

1. Se trata de una UNIDAD ECONOMICA, ya que debe producir algo. Esto significa que todas las maquinas, todos los sistemas, todos los hombres que en ella laboran, cualquiera que sea la naturaleza de su trabajo están dirigidos necesariamente a lograr esa producción.

2. La administración busca siempre un fin práctico: OBTENER RESULTADOS. Todo el conjunto de sus principios, de sus reglas y de sus instrumentos auxiliares, van orientados precisamente a alcanzar esos resultados. Hacia el fin de obtener resultados, se canalizan todos los elementos, acciones y fuerzas vivas de la empresa.

3. MAXIMA EFICIENCIA significa la mejor utilización y aprovechamiento posible de todos los elementos con los que se produce en una empresa.

4. La COORDINACION. La máxima eficiencia que produce su labor administrativa es precisamente la que resulta de la coordinación de todos los demás factores: de los hombres en sus diversas funciones y niveles; de las maquinas para que, del modo mas adecuado influyan en la creación del producto o del servicio; de los sistemas, para que formen como una gran armonía que logre los mejores resultados y de estos tres factores entre si, la adaptación de los hombres a las maquinas y de las maquinas a los sistemas. La capacidad del administrador es la de coordinar una serie de elementos humanos y técnicos, encauzando todos ellos de una manera eficaz para que se logren los resultados que se pretenden.

5. CARÁCTER TECNICO. Se entiende por técnica un conjunto armónico de reglas y de instrumentos que sirven para lograr un fin útil.

Etapas para todo sistema de administración

Existen dos aspectos fundamentales en la administración, la mecánica administrativa y la dinámica administrativa. La primera se refiere a investigar, analizar y determinar como debe ser, y como debe operar una empresa. Se refiere a la coordinación teórica de lasa relaciones que deben existir: a la formulación de planes y programas. La segunda se refiere a el como se manejaran, o se manejan de hecho, esas relaciones en forma tal, que produzcan y pongan en acción eficazmente los planes, programas y estructuras estudiados y previstos en la primera parte.

La mecánica administrativa en la administración por resultados

1. Previsión. Se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer. La previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas.

1.1 Objetivos. Todo el resto de los elementos deberán orientarse por nuestros objetivos.

1.2 Investigaciones. Se realizan para saber con que elementos cuenta, y, cuales le estorban para alcanzar los objetivos.

1.3 Alternativas. Toda decisión implica elegir entre dos o más alternativas.

2. Planeación. Es fijar planos para orientar nuestra acción.

1.1 Programas. Se formulan y su esencia es la fijación del factor tiempo. Los programas establecen además la lista de funciones y actividades que deben realizarse.

1.2 Presupuestos. Son planes estimados en cantidades, ya sea que estas se fijen en números, o que inclusive se estimen en su aspecto monetario y financiero.

1.3 Procedimientos. Se caracterizan por la fijación de pasos y secuencias, es decir, el “como” concreto de cada actividad.

1.4 Políticas. Son cursos generales de acción. Contienen no solo la orden de alcanzar ese objetivo sino marca también los grandes caminos o criterios para hacerlo.

3. Organización. La determinación y división de las funciones.

1.1 Niveles jerárquicos. Determinación de la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.

1.2 Análisis de puestos. Determina las funciones y labores que se encomiendan a cada jefe y a cada trabajador.

La dinámica administrativa en la administración por resultados.

1. Integración.

1.1 Reclutamiento y selección del personal adecuado. Se busca si los hombres son adecuados para las tareas que se les encomienda.

1.2 Introducción. Técnicas que buscan que un nuevo trabajador sean adecuados a su nuevo puesto para estarlos acoplando constantemente a él.

1.3 Desarrollo. Comprende el adiestramiento práctico, la capacitación teórica y la formación.

2. Dirección. Autoridad y fuerza motivadora.

1.1 Delegación. Consiste en hacer participes a otros de la autoridad que nosotros hemos recibido, sin perder la responsabilidad correspondiente.

1.2 Comunicación. Tanto vertical como horizontal, tanto para la fijación de los planes, como para la vigilancia constante de su resultado es muy importante.

3. Control.

1.1 Fijación y establecimiento. Tiene que analizarse que controles deberán ser establecidos y cuales serán más efectivos.

1.2 Operación. Tiene que realizarse por todos los jefes o empleados.

1.3 Interpretación de los resultados. Comparar lo que se esperaba con lo que se obtuvo. De ello pueden resultar:

a) Que se obtuvo exactamente lo que se deseaba, y en la forma y tiempo en que se deseaba.

b) Que una parte de lo que se había previsto, no fue obtenido.

c) Que se obtuvo más de lo que se deseaba, en uno o varios campos.

d) Que se obtuvieron otros resultados, además de los esperados, los que pueden ser positivos, negativos o indiferentes.

CAPÍTULO II

Objetivos y resultados

Etimología y sinónimos.

La palabra objetivo proviene de dos raíces: jactum que significa lanzado; y la preposición ob: hacia. Implica que un objetivo es aquello que se lanza hacia una meta concreta y precisa.

Definición de los objetivos

George R. Terry: Las metas intentadas que prescriben o establecen un determinado criterio y señalan dirección a los esfuerzos del administrador.

Koontz y O’Donnell: Son diversamente conocidos como propósitos, misiones, metas o blancos y que nadie puede especificar como cumplir un objetivo vago e indeterminado

Su relación con los resultados

Cuando pensamos en los objetivos nos fijamos más bien en el camino que hay que recorrer en los medios que a priori juzgamos aptos para alcanzar esos resultados y en la determinación precisa de lo que queremos lograr. En cambio al hablar de resultados, exige que nosotros establezcamos con toda precisión las cosas concretas que hemos de alcanzar, señalando cantidad, calidad, forma, etc. El objetivo es la base de la eficacia de todo el proceso administrativo.

Lo primero en la intención- objetivo- , es lo ultimo en la ejecución –resultado-.

Dos formas básicas de tender al logro de los resultados

Hay dos formas de tender al logro de los resultados: la primera se caracteriza porque concentramos nuestro esfuerzo y previsión, en fijar con toda exactitud lo que deseamos, y con que características pensamos alcanzarlo. En la segunda nos fijamos en las cualidades que deben tener las personas, las funciones que deben realizar y los sistemas que vamos a emplear.

En el primer supuesto nosotros precisamos el objetivo como una idea más abstracta y dejamos para las circunstancias del momento el lograr más o menos dicho objetivo. En el segundo supuesto, por el contrario nos fijamos especialmente en el resultado determinándolo con la mayor precisión posible tratando de establecer todas las características sobre las cuales vamos a actuar y previendo que se hará en el caso de posibles fracasos.

Clasificación de los objetivos

1. Objetivos individuales y colectivos. Los objetivos individuales son los fines que persigue cada persona física, por ejemplo para un empleado su objetivo principal puede ser colocarse en un camino de progreso. Los objetivos colectivos son aquellos que persiguen varias personas físicas, por ejemplo el objetivo de los empleados de una empresa es obtener buenos salarios, lograr promociones o adquirir prestigio. La administración por resultados tiene como una de sus metas principales conseguir que los objetivos individuales se armonicen del mejor modo posible con los colectivos.

2. Objetivos particulares y generales. Son objetivos particulares los que forman parte de otros objetivos más amplios. Son objetivos generales aquellos que comprenden dentro de si mismos el logro de varios objetivos particulares. Un objetivo puede ser, bajo un aspecto, particular, y bajo otro, general, según que se le compare con otro más amplio o mas concreto.

3. Objetivos subordinados y básicos. Los objetivos subordinados son aquellos que son meros medios para alcanzar objetivos básicos o principales. Son objetivos básicos, en cambio, aquellos en que de alguna manera se detiene la intención de la persona o institución. Debe advertirse que los objetivos subordinados son los inmediatos, es decir, que si no se obtienen previamente, no se lograran los principales. En cambio los objetivos principales o básicos son objetivos mediatos, esto es, su logro depende de que se hayan obtenido ya los objetivos secundarios o subordinados. También existen los objetivos colaterales. Son aquellos que, si bien no se buscan como objetivos básicos, tampoco son meros medios para llegar a dichos objetivos básicos. Con frecuencia determinadas partes de un proceso que no se

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