Analisis Y Diseño De Sistemas

1. Concepto

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento, una guía, que permite estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de información y solucionar problemas relacionados a eso. Cuando se trata del diseño de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo de datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto de una organización particular. También es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de información computarizado.

La creación o establecimiento de un nuevo sistema de información en la organización, puede ser una tarea compleja. Para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de análisis y diseño de sistemas que auxilia en la resolución de tales problemas. El análisis y diseño de sistemas proporciona una guía útil que busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos.

Aunque pareciese que es tema sólo de profesionales, como usuario final, toda persona que usa una microcomputadora se beneficiará al conocer sobre este proceso. Puede ocurrir que, una vez contratado como miembro de una organización, se convierta en usuario de su sistema de información, entonces el conocimiento del análisis y diseño de sistemas, le permitirá aumentar su productividad personal, sirviéndole para resolver los problemas que surjan en su área de trabajo, determinando nuevos requerimientos de información y permitiéndole colaborar con los profesionales en informática en la resolución de tales situaciones.

La instalación de un sistema sin la adecuada planeación puede conducir a grandes frustraciones y causar que el sistema sea subutilizado, o peor aún, deje de ser usado al no cumplir con las expectativas que le dieron origen. El análisis y diseño de sistemas es una guía que permite estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de información.

Tal proceso siempre representará un esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de la organización. Acometer tal esfuerzo de manera casual, presenta un alto grado de riesgo al no garantizar la culminación del proyecto con éxito. Este procedimiento permite reducir al mínimo el riesgo de fracaso de nuevos proyectos, pues es común que muchos errores surjan al utilizar nuevos sistemas de información, bien por no adaptarse correctamente a las necesidades reales o por desempeñarse de forma inadecuada.

2. Fases del proceso de análisis de los sistemas y procedimientos

 Fase 1: Planeación de estudio

 Solicitud:

Durante la solicitud, se tiene una gran comunicación entre los usuarios y el personal de sistemas. A partir de esta interacción empiezan a formalizarse los proyectos, formado por algunas ideas de los usuarios como ideas provenientes por el personal de sistemas. Siendo cualquier caso, se producen solicitudes de proyectos de sistemas y se realiza en un intercambio libre de ideas. Para ello ninguna compañía, ni su sistema de información cuentan con los recursos necesarios para atender a las solicitudes de proyectos de sistemas, ni todas las solicitudes son buenas. Este método implica el llenado de una forma de solicitud de proyectos de sistemas así como la preparación de una hoja de trabajo de prioridades de las solicitudes de proyectos de sistemas.

La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información pueden originarse por una persona, cuando se formula la solicitud comienza la primera actividad del sistema. Esta actividad tiene tres partes:

*Aclaración de la solicitud: antes de considerar cualquier investigación de sistemas, la solicitud de proyecto debe examinarse para determinar con precisión lo que el solicitante desea; ya que muchas solicitudes que provienen de empleados y usuarios no están formuladas de manera clara.

*Estudio de factibilidad: en la investigación preliminar un punto importante es determinar que el sistema solicitado sea factible. Existen tres aspectos relacionados con el estudio de factibilidad, que son realizados por lo general por analistas capacitados o directivos:

-Factibilidad técnica.

Estudia si el trabajo para el proyecto, puede desarrollarse con el software y el personal existente, y si en caso de necesitar nueva tecnología, cuales son las posibilidades de desarrollarla (no solo el hardware).

-Factibilidad económica.

Investiga si los costos se justifican con los beneficios que se obtienen, y si se ha invertido demasiado, como para no crear el sistema si se cree necesario.

-Factibilidad operacional:

Investiga si será utilizado el sistema, si los usuarios usaran el sistema, como para obtener beneficios.

* Aprobación de la solicitud

Algunas organizaciones reciben tantas solicitudes de sus empleados que sólo es posible atender unas cuantas. Sin embargo, aquellos proyectos que son deseables y factibles deben incorporarse en los planes. En algunos casos el desarrollo puede comenzar inmediatamente, aunque lo común es que los miembros del equipo de sistemas estén ocupados en otros proyectos. Cuando esto ocurre, la administración decide que proyectos son los más importantes y el orden en que se llevarán acabo.

Después de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de personal

Planilla de Solicitud de Sistemas

 Asignación del proyecto:

El objetivo es la perfección en la descripción del proyecto, su alcance y fondo, a fin de hacer que la asignación resultante sea completamente clara en la mente del análisis que ha de efectuarla.

Aun los trabajos pequeños deben asignarse por escrito. Los trabajos más grandes deberán describirse en detalle, a fin de asegurarse que únicamente una mínima parte del esfuerzo podrá estar mal dirigida por parte del analista.

La hoja de asignación del programa, elaborada por el administrador de la unidad de sistemas y procedimientos, dependiendo de la complejidad del estudio, ayudara a aclarar y precisar la asignación de proyectos.

El objeto del estudio deberá indicarse en la hoja de asignación del programa y podrá ser, por ejemplo: un informe práctico, una recomendación del plan de acción, un procedimiento, un organigrama, un manual administrativo, etc. La hoja de asignación del proyecto deberá estudiar los métodos, reportes, examen de manuales, registro de personal, entrevistas, cuestionarios, etcétera, a seguir por el analista; así como indicar el fondo pertinente del problema en estudio el administrador experimentado podrá reducir la búsqueda y el análisis estudiando, para el analista el enfoque del problema y los factores imprescindibles que se deben tomar en cuenta.

También, en la hoja de asignación del programa, deberá indicarse el alcance del estudio de sistemas y procedimientos, el cual será definido necesariamente, por el tamaño y naturaleza del estudio, así como por la competencia del analista. La hoja de asignación deberá de igual manera indicar en forma concreta las actividades a desarrollar, por ejemplo: revisión y análisis de la organización, recolección y análisis de formas y reportes, estudio del personal, análisis de los estados de cuenta específicos e informes, posibilidades de mecanización, etcétera.

Por lo general, se recomienda enviar una copia de la asignación del programa o proyecto total al ejecutivo que tiene la responsabilidad principal de la unidad administrativa que comprende el estudio.

 Planeación del proyecto:

La planeación del estudio de sistemas y procedimientos comprende la tarea de integrar un número de elementos que el analista de sistemas debe tener presente aun durante el estudio preliminar; de otro modo podrá más tarde tener dificultades, particularmente en lo que se refiere al personal y a la fecha de terminación del trabajo.

Cuando el analista de sistemas recibe la hoja de asignación del proyecto, tendrá que planear el estudio auxiliándose con la sección de antecedentes y métodos de la empresa. El responsable de la unidad de sistemas y procedimientos, o bien los coordinadores de grupo, deberán aprobar el bosquejo antes de que el analista comience el estudio.

El bosquejo ayuda a coordinar la investigación a lo largo de su desarrollo, en estos casos el bosquejo debe ser bastante completo a fin de evitar pasar por alto, algunos hechos, o incluso, algunas áreas por investigarse; particularmente cuando es una pareja de analistas la que maneja la información.

Una parte importante en la planeación del estudio es la preparación perfecta de los analistas responsables. Para captar la atención de los coordinadores, al analista debe demostrar que tiene una concepción general del problema y un conocimiento verídico de las condiciones del trabajo, por esta razón, el analista debe documentarse antes de principiar el estudio, por ejemplo, con la revisión de manuales de organigramas de registros de personal, o con el estudio de literatura sobre la materia, etc.

 Estudio preliminar:

Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto que proporcione una primera idea global del problema. Este estudio preliminar se requiere independientemente de los orígenes o las razones por las que se efectúa el estudio de sistemas.

No

...