Auditoria Adminsitrativa

Unidad I

Control de inventario

Introducción

Desde que el hombre empezó a usar y manejar las cosas, y más tarde a delegar funciones a otras personas para lograr sus fines particulares, o bien colectivos o comunes; tuvo la necesidad de comprobar o verificar que a quienes ordenaba una labor la efectuara tal cual él la había concebido. Dicho en otras palabras, tuvo la necesidad de controlar.

En un principio es lógico suponer que por ser estas operaciones sencillas, la simple observación era suficiente para controlar, siendo sus medidas de control puramente subjetivas. Sin embargo, a medida que las operaciones fueron aumentando en complejidad, fue necesario utilizar otros medios de control. La persona que ordenaba una labor no podía observar todas y cada una de ellas, naciendo así la necesidad de establecer normas objetivas de control.

La administración moderna se encuentra basada en el proceso administrativo, que adopta generalmente los pasos de previsión, planeacion, integración, dirección y control.

De los anteriores cinco pasos destaca el control que es una etapa de suma importancia, porque su principal objetivo es mantener las actividades de la organización alineadas y en curso. Así como que éstas se desarrollan de manera efectiva y eficiente para la consecución de los objetivos de la organización.

La administración puede mantener y realizar las actividades de la organización de acuerdo a objetivos predeterminados y adoptar acciones correctivas en caso necesario, mediante un control efectivo de sistemas que desempeñen una función importante de localización de problemas, utilizando mediciones tempranas y regulares.

I. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO

CONTROL.- verificar y/o comparar con una norma.

Según J. Stoner.- Es el primer proceso por medio del cual los gerentes se aseguran de que las actividades efectivas están de acuerdo con las que se han planeado.

INTERNO.- que está dentro o viene de dentro

El control interno es.- el conjunto de normas o procedimientos que están incluidos en la estructura de una empresa y que tiene como objeto la comprobación o verificación automática de las operaciones propias de la misma, para evitar errores, proteger a las personas y activos y por último, la obtención de información real y oportuna con el fin de lograr eficientemente las metas fijadas de antemano.

PLANEACION Y EL CONTROL INTERNO

La planeación y el control están estrechamente relacionados, porque la dirección superior debe aplicar sistemas que determinen a tiempo la ocurrencia de las desviaciones de los planes y objetivos, para poner de acuerdo la actuación con los planes, o revisar a la luz de las circunstancias que han cambiado.

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO

La decisión administrativa en áreas de definición, planeación y logro de objetivos, está dirigida hacia la creación del valor; las decisiones de control se adoptan como una acción destinada a minimizar las consecuencias (destrucción del valor) de las decisiones impropias o el desempeño inadecuado. Por tanto, las decisiones acerca de los efectivos programas de control deben reflejar el grado de riesgo asociado con la ejecución de determinado plan u objetivo; cuantos mayores sean los riesgos originados en la incertidumbre y el costo de una misión especificada, mayor debe ser la preocupación por el control interno.

COSTOS

Debe destacarse que ciertas actividades de control tienen pocos costos, si se ejecutan bien, pero que pueden determinar costos elevados si se realizan inadecuadamente. Por ejemplo: la instrucción de los subordinados es una actividad de control preventivo orientada a minimizar los malentendidos y el desempeño defectuoso.

Sin embargo, si la instrucción se imparte deficientemente, puede obtener el efecto contrario.

FASES DEL CONTROL INTERNO

MEDIOS UTILIZADOS

Fijación de la norma Experiencia

Estudios de tiempo y movimiento

Técnicas matemáticas

Presupuestos

Medición de lo realizado Observación

Experiencia

Instrumentos de medición

Técnicas matemáticas

Equipo de almacén

Evaluación de resultados Observación

Experiencia

Análisis estadístico

Equipo electrónico

Corrección de desviaciones Personal

Equipo electrónico

2.-OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los objetivos de controles establecidos en la entidad deben ser enfocados a la creación, a través de políticas y procedimientos de un sistema, el cual asegure que la información debe ser programada de manera correcta y así obtener la información esperada.

De acuerdo con el instituto mexicano de contadores públicos, de la definición de control interno se derivan 4 objetivos:

 Protección de los activos de la empresa

 Obtención de información financiera veraz y oportuna

 Promoción de eficiencia en la operación del negocio

 Que la ejecución de las operaciones se adhieran a las políticas establecidas por la administración de la empresa.

Los dos primeros objetivos cubren el aspecto de control interno y los dos últimos se refieren a controles internos administrativos.

El control interno contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a controles internos administrativos.

El control interno administrativo incluye el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de toma de decisiones que conduce a la autoridad de transacciones, pero no se limita a ellos.

La comunicación debe ser adecuada tanto ascendente como descendente utilizando para esto, los medios necesarios para la comprensión de los objetivos establecidos por la administración.

El control interno es una herramienta administrativa, que se encarga, a través de un plan organizado, de observar el proceso de las actividades de la empresa y su relación que tiene con los registros contables y funciones de los empleados.

A) OBJETIVOS DE AUTORIZACION

Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales:

El acceso a los activos solo se permitirá de acuerdo con autorizaciones de la administración.

B) OBJETIVOS DE PROCESAMIENTOS Y DE CLASIFICACION DE TRANSACCIONES

Las transacciones se registran:

1.-para la preparación de los estados financieros

2.- para mantener datos relativos a la custodia de los activos.

C) OBJETIVO DE SALVAGUARDA FISICA

Es el más claro objetivo del control interno para los intereses del negocio. Todas las empresas públicas y privadas o mixtas deben contar con instrumentos de control administrativo.

Un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc.…, es decir; un sistema de control interno eficiente y práctico, dificulta la colusión de empleados, fraudes y robos.

D) OBJETIVOS DE VERIFICACION Y EVALUACION

Para la obtención de la máxima eficiencia del sistema del control interno es necesaria su vigilancia periódica y metódica, de ahí que resulte útil, practico y conveniente vigilarlo y revisarlo para que el sistema de control interno no decaiga ni pierda eficiencia.

Los datos registrados relativos a la custodia de los activos son comparados con los activos existentes.

3.-ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

 LINEAMIENTOS.- son pasos que se deben llevar a cabo para alcanzar los objetivos establecidos (no son flexibles).

 REGLAS.- es todo aquello que se debe cumplir tal y como esta establecido (no son flexibles)

 NORMAS.- Se puede decir que es algo intermedio entre las políticas y las reglas, pero se apega más al reglamento.

 POLITICAS.-Son reglas y principios generales que sirven de guía al pensamiento y acción de los subordinados.

 ESTATUTOS.- Son puntos que van a regir a una institución y pueden ser flexibles.

 MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- es un documento (y/o herramienta) en donde se estipula, los niveles jerárquicos, funciones de cada departamento, las responsabilidades, es decir, todo lo que se refiere a la organización (es flexible y actualizado).

 METODOS

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