Auditoria De Existencias

Auditoría sobre activos corrientes

Karen Donoso Becerra

Auditoría

Instituto IACC

21/ Diciembre/ 2014

Desarrollo

1.- Efectivo en caja:

La caja constituye el activo que más se presta a que se aplique mal y a que se cometan errores en su manejo (ejemplo: ingresos que se contabilizan en fecha posterior en la que se realizan, préstamos ficticios que luego se cancelan) y su registro, en especial en lo referido a los ingresos de caja por lo cual es necesario un control detallado de la caja de manera que permita reducir la posibilidad de que se cometan errores o un mal uso de fondos, debiendo facilitar el descubrimiento de esos errores y pérdidas tan pronto ocurran. Las posibles irregularidades que se puedan presentar tendrían el objeto de disminuir la base imponible del Impuesto a la Renta o regularizar saldos acreedores generados por ingresos omitidos no declarados así como préstamos a accionistas, socios o personas vinculadas al propietario (pagos de gastos personales) o de regularización de saldos acreedores.

Enumere los fondos que deben recontarse, confirmando su naturaleza y nombre de los custodios con un funcionario autorizado.

Efectúe un arqueo simultáneo de los fondos y valores.

Determine el saldo de caja de la siguiente forma: Saldo según libros a la fecha del último asiento. Más ingresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo. Menos egresos no registrados desde la fecha del saldo según libros, a la fecha del arqueo.

Saldo al momento del arqueo.

Recuente o inspeccione físicamente:- Billetes y monedas.- Cheques, observando que estén a nombre de la empresa o debidamente endosados e investigando cheques de fechas posterior a la del recuento o fuera de lo normal.- Facturas, recibos o vales provisionales que estén formando parte de los fondos, observando que estén debidamente aprobados, sean de fechas recientes y se refieran a desembolsos normales, propios del negocio. En cuanto, a los no autorizados, obtenga aprobación de las personas autorizadas.

Detalle en sus papeles de trabajo:- Billetes y monedas recontadas.- Cheques recibidos, indicando: Fecha, banco, girador, beneficiario, endoso e importe.- Facturas, recibos, vales, indicando: fecha, nombres, concepto, importe y aprobación.- Cheques girados por la empresa y aún no entregados a los beneficiados, señalando: fecha, banco, beneficiario, e importe.

Si como resultado del arqueo encontrara diferencia (faltante o sobrante), obtenga una explicación escrita del custodio., tesorero o encargado. En el caso, de importación escrita del custodio. En el caso, de importes significativos, investigue esta diferencia después de levantada el acta de arqueo.

Para los distintos fondos arqueados, obtenga declaración del encargado, donde se ha constar que mostraron todos los fondos, documentos y valores bajo su custodia y que éstos fueron recontados en su presencia y devueltos conforme.

Controle el monto del fondo fijo arqueado con la cuenta control del mayor general.

Verifique que el último cheque de reposición del fondo fijo emitido antes del arqueo, haya sido debidamente contabilizado.

Tome nota de los últimos documentos girados a la fecha del arqueo, tales como cheques, facturas, recibos, papeletas de depósitos, partes de cobradores, etc.

Establezca independientemente el monto de las cobranzas pendientes por depositar, mediante la suma de: Facturas por ventas al contado, partes de cobradores, totales de cintas de cajas registradoras y los listados de cobros por correspondencia. Durante esta labor: Observe la fecha y secuencia numérica de los documentos; Pase revista a los talonarios de los documentos, verificando el último utilizado y los posteriores aún no usados.

Asegúrese posteriormente que los fondos provenientes de cobranzas fueron depositados intactos, cotejándolos, contra el libro caja o bancos, papeletas de depósitos y después con los estados bancarios, investigando cualquier cheque devuelto por el banco.

Verifique que los comprobantes de gastos tomados en fondos fijos arqueados, hayan sido incluidos en la reposición inmediata al arqueo.

Indague acerca de los cheques de la misma empresa, incluidos en los fondos arqueados. Verifique si los cheques de personal tienen un motivo legítimo de ser (canje autorizado, etc.)

Con relación a los cheques de canje, incluidos en el arqueo, verifique posteriormente que no hayan sido devueltos impagos por el Banco.

Si el arqueo de caja se efectúa posteriormente a la fecha del balance, compruebe la documentación sustentatoria de las transacciones realizadas desde la fecha a la fecha del arqueo.

2.- Saldos de Cuentas Corrientes y Bancos:

Debido a su naturaleza de liquidez, certeza y efectividad además que permite un mejor control de dinero de la empresa, la mayoría de las empresas en la práctica lo utilizan para todas sus transacciones ya sea por depósito de todas sus cobranzas diarias o por el pago a sus proveedores o terceros mediante cheques.

Norma de control es que todo pago debe hacerse por medio de cheques incluso el pago de remuneraciones (éste puede realizarse también mediante abonos en una cuenta de ahorros asignada a cada trabajador), a excepción de las partidas pequeñas para las cuales existe un fondo fijo de caja. Esto facilita el control puesto que los cheques cancelados son un medio de verificación eficaz, para lo cual es recomendable que todo cheque deba ser registrado aunque haya sido anulado. Por lo general requieren de una contrafirma lo que hace más seguro la salvaguardia de este activo de la empresa.

Un punto importante a verificar es la no existencia de cuentas bancarias no contabilizadas, lo cual se puede localizar a través de la revisión de los comprobantes de pago. Asimismo requiere de revisión las notas de débito emitidas por los bancos a fin de determinar la procedencia de la deducción.

Debe revisarse además las boletas de depósitos bancarios, porque pueden aparecer en ella anotados números de facturas, guías, letras, cheques,

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