Auditoria Del Efectivo

AUDITORÍA DEL EFECTIVO

1. OBJETIVOS DEL GRUPO

A. Exponer en qué consiste una auditoria del efectivo de manera entendible.

B. Explicar los procedimientos a seguir en una auditoría del efectivo a través de un ejemplo práctico.

C. Responder a las interrogantes planteadas por la sala.

2. RESUMEN EJECUTIVO

A. OBJETIVOS DEL AUDITOR:

Los objetivos del Auditor variaran dependiendo de su papel y de la finalidad del examen. Entre algunos objetivos tenemos:

• Determinar si los saldos activos de la caja y bancos representan realmente dinero en efectivo propiedad de la empresa, en poder de la empresa.

• Determinar si los saldos pasivos de la caja y bancos recogen todas las deudas contraídas por la empresa.

• Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude.

• Evaluar si en los estados financieros se detalla la información necesaria, para la correcta interpretación de estos saldos: de usos restringidos, hipotecados y gravados.

• Evaluar si están observando las normas legales y contables aplicables al registro del efectivo.

• Determinar si los procedimientos administrativos y las normas de control interno, se están aplicando correctamente, y si tales procedimientos y normas son los más adecuados para asegurar un buen control sobre los saldos de estas cuentas.

• Confirmar la integridad del Efectivo registrado.

• Comprobar la exactitud administrativa de los programas de Efectivo.

B. POSIBLES FRAUDES Y ERRORES EN INGRESOS DE EFECTIVO

DESCRIPCIÓN DEL SUCESO

EJEMPLOS DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO QUE AUMENTAN EL RIESGO DEL ERROR

Registrar ingresos ficticios en efectivo. Fraude:

 Exagerar los ingresos en los libros transfiriendo el efectivo entre las cuentas bancarias sin el registro correspondiente para ocultar un desfalco de efectivo.

 Ausencia de división de funciones en el acceso al efectivo y en el mantenimiento de los registros; ausencia de una revisión eficaz de las conciliaciones bancarias.

No registrar los ingresos de las ventas a la contado. Fraude:

 El cajero no registra las ventas al contado y desfalca el efectivo.

 Supervisión inadecuada de los cajeros; no alentar a los clientes para que pidan el recibo de sus pagos en efectivo.

Error:

 El contador accidentalmente omite registrar los ingresos provenientes de una caja registradora en el día.

 Controles inadecuados para conciliar las cintas del registro de efectivo con los registros contables; controles inadecuados para conciliar las cuentas bancarias.

No registrar el efectivo proveniente de las cuentas por cobrar. Fraude:

 El cajero desfalca los pagos al contado hechos por los clientes a las cuentas por cobrar, sin que registre los ingresos en las cuentas de los clientes.

 El contador que tiene accesos a los ingresos en efectivo desfalca los cobrados a los clientes y cancela las correspondientes cuentas por cobrar.

 No se dividen las funciones entre el personal que tiene acceso a los ingresos en efectivo y los que hacen los asientos en los registros de las cuentas por cobrar.

Error:

 El contador accidentalmente no registra el pago de una cuenta por cobrar.

 Conciliaciones inadecuadas de los registros auxiliares de las cuentas por cobrar con la cuenta de control del diario general.

Reconocimiento temprano o tardío de los ingresos en efectivo. Fraude:

 Mantener abierto el diario de ingresos en efectivo para registrar los del siguiente año como si hubieran ocurrido en el año actual.

 Función ineficaz del consejo de administración, del comité de Auditoria o de Auditoria Interna; el ejemplo de la alta dirección no propicia la conducta ética; excesiva presión para mostrar una mejoría de la posición financiera.

Error:

 Registrar los ingresos en efectivo basándose en mala información sobre la fecha de la recepción.

 No anotar ni depositar de inmediato los ingresos en efectivo.

C. POSIBLES FRAUDES Y ERRORES EN DESEMBOLSOS DE EFECTIVO

DESCRIPCIÓN DEL SUCESO

EJEMPLOS DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO QUE AUMENTAN EL RIESGO DEL ERROR

Registro erróneo de una compra o desembolso. Fraude:

 El contador extiende un cheque a sí mismo y lo registra como si hubiera emitido en favor de un proveedor importante.

 División inadecuada de las funciones de llevar los registros y de preparar los desembolsos en efectivo; o el que firma los cheque no revisa ni cancela los documentos de soporte.

Errores:

 Se efectúa un desembolso para pagar una factura de productos que no se han recibido.

 Los desembolsos de viáticos y entretenimiento se incluyen equivocadamente en las compras de mercancía.

 Controles ineficaces para comparar las facturas con los documentos de recepción antes que los desembolsos sean autorizados.

 Los procedimientos contables ineficaces de codificación pueden prevenir de personal incompetente, de un catálogo inadecuado de cuentas o de la ausencia de controles del proceso de pases al Mayor.

Duplicar el registro y el pago de compras. Error:

 Se registra una compra cuando se recibe la factura del proveedor y se registra de nuevo cuando envía una copia de la factura.

 Controles ineficaces para revisar y cancelar los documentos de soporte por parte del que firma los cheques.

Desembolsos no registrados. Fraude:

 Junto con los ingresos en efectivo no registrados (pero depositados) un empleado escribe y cobra un cheque sin registrar la misma cantidad.

 Control ineficaz del mantenimiento de los registros y del acceso al efectivo.

D. NORMAS DE AUDITORIA Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES:

Los principios de Contabilidad específicos para el efectivo son:

 NIA 240: Responsabilidad del Auditor en relación con el Fraude en una Auditoria de Estados Financieros:

Un auditor que conduce una auditoría de acuerdo con las NIA es responsable de obtener una seguridad razonable de que los estados financieros en su conjunto están libres de errores de importancia relativa, ya sea por causa de fraude o equivocaciones.

Al obtener una seguridad razonable, el auditor es responsable de mantener el escepticismo profesional en toda la auditoría, considerando el potencial de que la administración sobrepase los controles y reconociendo el hecho de que los procedimientos de auditoría que son efectivos para detectar equivocaciones pueden no ser efectivos para detectar fraudes.

 NIA 300: Planeación de una Auditoria de Estados Financieros:

Planear una auditoría implica establecer la estrategia general de auditoría y desarrollar un plan de trabajo, de esta manera ayudar al auditor a dedicar la atención apropiada en las áreas importantes de la auditoría.

 NIA 330: Respuesta del Auditor a los Riesgos evaluados:

El objetivo del auditor es obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría respecto a los riesgos evaluados de representación errónea de importancia relativa, mediante la planeación e implementación de respuestas apropiadas a dichos riesgos.

El auditor deberá diseñar y desempeñar los procedimientos adicionales de auditoría cuya naturaleza, oportunidad y extensión, se basen en, y respondan a, los riesgos evaluados de representación errónea de importancia relativa a nivel aseveración

 NIA 500: Evidencia de Auditoria:

Indica que la información de corroboración que se obtiene de una fuente independiente de la entidad, como las confirmaciones externas, puede aumentar la seguridad que obtiene el auditor de la evidencia existente en los registros contables o de representaciones hechas por la administración.

 NIA 505: Confirmaciones Externas:

La evidencia de auditoría es más confiable cuando se obtiene de fuentes independientes de fuera de la entidad.

Los procedimientos de confirmación externa frecuentemente se desempeñan para confirmar o solicitar información respecto a saldos de cuentas y sus elementos. Pueden también usarse para confirmar los términos de acuerdos, contratos o transacciones entre una entidad y otras partes, o para confirmar la ausencia de ciertas condiciones, como un "acuerdo lateral".

Al realizar el examen del efectivo, el auditor deberá verificar, mediante pruebas selectivas, el cumplimiento de algunas consideraciones de manera consistente, especialmente los siguientes:

• La conversión en moneda nacional de los efectivos en moneda extranjera se hará aplicando los tipos de cambios vigentes en la fecha de incorporación al patrimonio de la entidad. Al cierre de cada período figurarán ajustados al tipo de cambio de ese momento, recogiendo, en su caso, las diferencias de cambio positivas o negativas en las cuentas de pérdida o ganancia.

• Los saldos en efectivo que no sean de libre disposición han de mostrarse separadamente explicando el motivo de la restricción.

• Los cheques que habiendo sido emitidos por la entidad quedan retenidos a la fecha de cierre del ejercicio para su envío posterior, deben ser considerados como efectivo en bancos y, por tanto, no deben ser considerados como pagos del período auditado.

• De igual modo el efectivo recibido en fechas posteriores al cierre del ejercicio

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