CARACTERÍSTICAS DE LA TÉCNICA DE CONTROL

CARACTERISTICAS DE LA TECNICA DE CONTROL

Se reconocen una serie de características generales que debe poseer el control, tales como:

• Integral: Asume una perspectiva integral de la organización, contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma.

• Periódico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.

• Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la función u objetivos de cada unidad.

• Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.

• Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados.

• Adecuado: El control debe ser acorde con la función controlada, buscando las técnicas y criterios más idóneos.

• Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte de ella.

• Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado mas que a coaccionar.

• Servir de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de despliegue de la estrategia en la empresa.

• Flexible: Fácilmente modificable con capacidad de cambio.

CARACTERISTICAS DEL CONTROL TRADICIONAL Y MODERNO

TRADICIONAL MODERNO

1 Los mecanismos de eficiencia son estables en el tiempo Capacidad de diagnostico para administrar el cambio y no la estabilidad

2 Las funciones de planificacion y control se dan separadas Tendencia a la integracion de las funciones de planificacion y control

3 Orientado al pasado como control de gestion retrospectivo Mas orientado al futuro, vincula el presente con el futuro como control de gestion prospectivo

4 Expresion de objetivos y resultados en terminos financieros Utiliza indicadores financieros y no financieros, expresando objetivos y resultados de forma diversificada

5 La eficiencia productiva se identifica con la idisminucion de los costos Se administra no solo el costo sino el valor

6 El costo global es equivalente al costo de un factor de produccion dominante generalemnte la mano de obra directa El costo es generado por una combinacion de factores que concurren en las actividades y procesos de la empresa

7 El criterio de mejora del desempeño es con respecto a la propia empresa (Vision desde adentro) El criterio de mejora del desempeño es con respecto al cliente y a la competencia (Vision desde afuera)

8 Enfatiza las medidas de logro o resultdos globales de la empresa Informacion operativa que articula los efectos de las decisiones locales con los logros o resultados globales de la empresa.

9 Orientado a las cifras, a la documentacion como control de los resultados Proactivo: Orientado a la acción. Planteamiento de alternativas y cursos de accion

10 Tratamiento de la informacion manual con automatizacion de tareas aisladas Sistemas de gestion con apoyo de ordenadores. integracion de datos o global de la empresa

11 Orientado al control y administracion de recursos Orientado a cambios de comportamiento de las pesonas, al aprendizaje

12 Centrado en la verificacion y analisis de desviaciones Ademas de verificar, el control es beligerante enmarca puntos criticos e impulsa a la accion correspondiendo con la estrategia trazada

13 Sistema de informacion orientado a las entidades exteriores Sistema de informacion orientado a las necesidades de direccion interna de la empresa

14 Arientado a responsabilidades funcionales Orientado a los procesos. Procesos de decision sobre criterios globales de la compañía y singulares de cada proceso y funcion

ESTANDARES O CRITERIOS DE CONTROL DE SISTEMAS

Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.

Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para

determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.

Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.

2. Factores Del Control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.

Cantidad

Tiempo

Costo

Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.

A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.

El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

Controles Utilizados Con Más Frecuencia En Los Factores Del Control

Cantidad Tiempo Costo Calidad

Presupuestos Estudios de tiempos Presupuestos Evaluación de la actuación

Estimaciones Fechas límite Costo por metro cuadrado Pruebas psicológicas

Productos terminados Programas Costos estándar Inspecciones visuales

Unidades vendidas Tiempo - máquina Pronósticos Coeficientes

Unidades rechazadas Medición del trabajo Contabilidad Rendimiento del personal

Inventarios de personal Procedimientos Productividad Informes

Medición del trabajo Estándares Rendimiento s/inversión Procedimientos

Pronósticos Estándares

Control de inventarios Calificación de méritos

Importancias Del Control

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.

Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Tipos De Controles

Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.

Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.

Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.

CORRESPONDENCIA ENTRE LOS ESTANDARES Y LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL

Uno de los sistemas que conforman la administración es el control, sin el las estructuras organizativas serian un desastre. Si bien es cierto, que dentro de las diversas áreas que comprenden una empresa se toma como prioridad la planificación; es el control el que va a permitir que la misma se de en una forma organizada.

Es importante destacar, que para cualquier compañía moderna sus bases se fundamentan el tener un buen sistema de control en todas sus áreas tanto las contables, humanas como en las de producción y servicios. También debemos tomar en cuenta que cada persona que labora en las empresas debe ser seguir un régimen de normas establecidas por el control para poder llevar a cabo sin dificultad la misión que tenga dicha organización.

En el informe que precede se desglosa los puntos esenciales para un buen control, como también el control total de la calidad y administración por calidad total.

A través del control, se verifica el desarrollo de algunos principios puestos en práctica por el gobierno de la empresa, tales como la disciplina y la unidad de mando y dirección. A su vez permite conocer en sus justos términos la eficiencia de algunos procedimientos utilizados.

El control incluye la vigilancia permanente para asegurarse de si todo cuanto se realiza esta conforme a lo previsto y

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