CONCEPTO Y PROPÓSITO DEL INVENTARIO

CONCEPTO Y PROPÓSITO DEL INVENTARIO

Los sistemas de inventarios surgen de las diferencias entre el tiempo y la localización de la demanda y el abastecimiento. Desde el punto de vista del cliente, un artículo debe contener tantas unidades como puedan demandarse, y nunca debería quedar fuera de existencia. Generalmente, así sucede en el caso de la leche o el pan en una tienda de abarrotes. Los inventarios cuestan dinero, representan el capital inútil. La cantidad comienza en un nivel alto y luego se reduce conforme se sacan las unidades. Cuando el nivel baja se coloca una orden, la cual al recibirse incrementa el inventario y esto se repite una y otra vez. La cantidad se controla con el tiempo y la cantidad de cada orden. Así, lo más importante es:

Cuánto ordenar y cuándo ordenar.

Las causas fundamentales que origina la necesidad del mantenimiento de inventarios, en cualquier empresa, son las fluctuaciones aleatorias de la demanda y de los tiempos de reposición (Lead Times). Los inventarios también surgen del desfase que existe entre la demanda de los consumidores y la producción o suministro de dichos productos. Se puede sin embargo, atenuar estas causas mediante una o más de las siguientes estratégicas:

• La obtención de información precisa y en tiempo real de la demanda en el punto de consumo. Un problema de la información en la cadena de abastecimiento.

• La consolidación de centros de distribución y bodegas para aumentar los volúmenes de demanda por instalación. Mas altos volúmenes de demanda, conducen generalmente a menores niveles de variabilidad de la misma.

• La estandarización de productos para evitar el mantenimiento de inventarios de una gran diversidad de ítems que solo difieren en aspectos menores como forma, tamaño, color, etc.

• El mejoramiento de los sistemas de pronósticos de demanda, a través de técnicas estadísticas de reconocida eficacia y mediante combinación de diversas estrategias para pronosticar.

• El mejoramiento de alianzas y sistemas de comunicación entre clientes y proveedores para la reducción de tiempos de reposición.

La gran pregunta: ¿Qué nivel de inventarios mantener y en donde?

• Los inventarios representan el segundo sistema más importante, después del transporte, para muchas empresas.

• Una gran proporción de los activos corrientes de la empresa está representada por los inventarios.

• El mantenimiento y manejo de los inventarios es costoso para las organizaciones, puede representar con el sistema de almacenamiento, entre un 15% y un 30% de los costos totales de logística.

• El manejo de los inventarios tiene un impacto significativo en la gestión administrativa, ya que afecta los estados financieros de la empresa, como son el balance general y el estado de pérdidas y ganancias.

• Afecta directamente indicadores de eficiencia, como la relación de activos corrientes y pasivos corrientes y el retorno sobre la inversión ROI.

Relación Activos/Pasivos = Activos corrientes/Pasivos corrientes

ROI =Ventas-Costo de los productos vendidos/Existencias Físicas + Cuentas por Cobrar + Inventario

Algunas de las ventajas de tener inventarios son (Ballou, 2004):

• Mejoramiento del tiempo de respuesta y servicio al cliente.

• Reducción indirecta de costos de producción, de compra y transporte.

• Reducción de costos de operación.

• Implementación de mecanismos para responder a factores externos o internos inesperados.

Algunas de las desventajas de tener inventarios son (Ballou, 2004):

• Absorción excesiva de capital sin adicionar un valor significativo al producto.

• Enmascaramiento de problemas de calidad.

• Dificultad para el diseño integrado de la cadena de abastecimiento.

Concepto de Inventario

Según, Finney-Miller, se definen los inventarios de una empresa como la compra de artículos en condiciones para la venta. Los inventarios de mercancía se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle.

Es un conjunto de bienes que se almacenan para posteriormente venderlos o utilizarlos.

La definición maestra del inventario permite aglutinar múltiples procedimientos de gestión de pedidos por periodo de aprovisionamiento, cantidades fijas de pedidos, lote a lote, selección discreta o de nuevos pedidos. Estos procedimientos pueden ser utilizados a la par que los niveles de objetivos del inventario, cantidades máximas y mínimas de pedidos y stock de seguridad para especificar el plan de gestión de materiales ideal por fábrica para cada pieza individual.

Las funciones que efectúa el inventario

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

Costo de inventario

Los principales costos asociados con acopiar y mantener inventarios son los siguientes:

• Costos de ordenar e iniciar la producción para colocar pedidos, expedición, inspección y cambio o establecimiento de instalaciones para producir internamente.

• Costos de mantener en inversión de capital, manejo, almacenamiento, seguro, impuestos, obsolescencia, deterioro y procesamiento de datos.

• Costos de compra incluyendo el precio pagado o la mano de obra, los materiales y los cambios indirectos necesarios para producir el artículo.

Glosario de términos

En el control de inventarios se emplean términos, expresiones y símbolos que son característicos del trabajo de análisis y de establecimiento de políticas de abastecimiento.

Demanda (D)

También se le denomina demanda consumo o uso, y es el factor más importante en el control de los inventarios. La principal finalidad

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