CONCEPTOS GENERALES DE CONTRALORIA

CONTRALORÍA

        Contenido:

1. Introducción
2. Funciones del contralor en la organización
3. La planeación estratégica encauzada en el área de contraloría
4. Control interno
5. Los nuevos conceptos de Control Interno (COSO)
6. Cómo implantar un sistema de control interno
7. Conclusiones
8. Preguntas de debate
9. Bibliografía

1. Introducción

                El presente trabajo es una recopilación de 5 trabajos relacionados a temas de contraloría, empezando por las funciones del contralor, los principales pasos que este debe seguir en una organización y sus diferentes responsabilidades en la organización, su injerencia en los diferentes departamentos de la empresa.  Seguidamente abordamos  el tema de la planeación estratégica encauzada en el área de contraloría donde exponemos los diferentes factores internos y externos a considerar en la planificación hasta llegar a la estrategia seleccionada. Continuamos con el control interno, donde se hace mención a los diferentes tipos de control interno,  como el contable y administrativo, listamos  algunos principios básicos del control interno, revisamos el nuevo concepto de control interno, los componentes del control interno como el entorno de control, evaluación de riesgo, actividades de control, información, comunicación y supervisión y al como tema final tocaremos el sistema de control interno, sus requisitos y la forma de implantarlo.

1. Funciones del contralor en la organización

Hoy en día se requiere que el contralor posea un título universitario en la gestión financiera o en ciencias económicas empresariales y que adicionalmente sea un  máster en una carrera contable o con énfasis en finanzas, ya que esto es una garantía que reúne las competencias para desarrollar sus funciones dentro de la organización.

El Contralor debe ser un profesional con la capacidad de interpretar los estados financieros, poner en marcha controles internos de  las empresas, tener conocimientos de  los puestos que tienen relación a las finanzas y de toda la información  que está relacionada con los gastos, ingresos y la planificación presupuestaria de la organización.

Este profesional debe establecer los parámetros, las metas y fijar objetivos concretos  acorde con las metas de la organización.

Existen cuatro pasos, que todo contralor debe seguir en el proceso administrativo de una empresa u organización, estos son: Planeación, organización, dirección y Control.  La planeación para determinar el rumbo, dónde queremos ir en base a los objetivos a cumplir en la empresa. La organización, depende de las tareas que se fijan para llegar a un objetivo común, en este paso se sincronizan los departamentos o divisiones para que todos estén alineados y enlazados en una sola forma de trabajo y con una sola forma de proceder. La dirección, se realiza después de fijarnos un rumbo y tener una persona que dirija todo en forma coordinada, que verifique siempre los procesos que se están cumpliendo para lograr los objetivos por divisiones o departamentos.

Esto se da de manera sincronizada, por ello es necesario la  buena comunicación entre contralor y los jefes del departamento o divisiones. El control, es una de las principales actividades dentro de una organización para seguir un control interno. Se deben parametrizar los controles a seguir con todos los departamentos o divisiones para el logro de un objetivo común y lograr las metas fijadas.  Por lo que es indispensable que se establezca por escrito las actividades de la contraloría dentro de la empresa, los medios que este utilizaran para realizar sus actividades y las condiciones en las que se aplicaran los sistemas y procedimientos que el contralor requiera para cumplir con sus objetivos.

Como parte de la injerencia del contralor en los diferentes departamentos esta:

• La evaluación de los costos dentro del departamento de compras y los precios de ventas en el departamento de ventas.  Estos dos son fundamentales en el desarrollo de las actividades de la empresa y por eso debe ser una responsabilidad crítica y se requiere la disponibilidad de una información adecuada y oportuna en las distintas áreas y niveles de la empresa.
• La gestión de inventarios, las cuentas por cobrar y los proveedores constituyen la principal inversión de capital de trabajo y es un elemento importante en el flujo de efectivo de cualquier empresa. Esta tarea requiere de la definición y aplicación de procedimientos y técnicas que tienen como objetivo optimizar su inversión, al mismo tiempo que cumplan con los objetivos de la empresa.  En este aspecto el objetivo principal es encontrar el balance adecuado que represente el menor costo financiero por manejo de capital de trabajo y la mayor disponibilidad de producto, ya sea para la producción o para la venta.

El Contralor debe velar por el avance físico de los proyectos que es responsabilidad de las áreas operativas y el avance financiero que es responsabilidad del ejecutivo de finanzas, ambos deben coordinarse debidamente, según las bases sobre las cuales fue aprobado el proyecto y los términos de los contratos. Estos controles son básicos para el éxito del proyecto, sobre todo en un ámbito económico de constantes cambios que afectan los mercados y los elementos para financiar los proyectos.

El contralor es responsable de recopilar toda la información necesaria para verificar que los controles internos están funcionando adecuadamente, cubriendo las necesidades operacionales y administrativas de la empresa.   Es por esto que una de las principales funciones de la contraloría es proporcionar información contable y financiera, significativa, oportuna, relevante, completa, comparable y verificable, que muestre los resultados de la empresa y su posición mercantil. Estos datos deberán servir para evaluar su desempeño y tomar decisiones oportunas que promuevan el crecimiento y buen funcionamiento de la organización.

Como Contralor, se deberá guardar con ética, el conocimiento que tiene de toda la información de la entidad para la cual labora.  Igualmente y en general por el uso de información interna por parte de todos los integrantes de la empresa, es recomendable celebrar con cada empleado convenios de confidencialidad, y con ello procurar el buen uso de la información.

1. La planeación estratégica encauzada en el área de contraloría

                La planificación estratégica es una herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, acerca del que hacer actual y el camino que debe recorrer en el futuro de las organizaciones. No solo para responder a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr así el máximo de eficiencia y calidad de sus intervenciones, sino también para proponer y concretar las transformaciones que requiere el entorno.

...