CREACION DE UNA EMPRESA Y EVENTO

INTRODUCCION

El presente documento tiene como objetivo profundizar en los pasos a seguir en la creación de una empresa más a nivel administrativo que a nivel legal, reconociendo las áreas de responsabilidad  en las que deben ser distribuidas las labores  de dicha empresa, definiendo su misión y visión. En  las próximas páginas nos enfocaremos en el desarrollo de un proyecto – evento, los parámetros a seguir para la escogencia del mismo y el desarrollo del evento como tal.

DESARROLLO DEL TEMA

CREACION DE EMPRESA

Nombre de la empresa

EVENTOS ___________ 

En el segundo semestre del año 2012 nace un interesante proyecto dedicado a la proyección organización, preparación y elaboración de eventos sociales en general , creada por 5 miembros que serán también nombrados integrantes de la junta directiva por un periodo de 5 años quienes han  sabido asimilar y manifestar el objeto fundamental de la empresa que no es otro que la permanente búsqueda de alternativas novedosas en el área de entretenimiento para brindarle a los clientes y al público en general producciones de alta calidad al cliente , eventos, musicales y grandes artistas,  llegando al mercado local con un alto nivel de competitividad. Decidiendo tomar como nombre de la empresa EVENTOS __________ ya que su nombre abarca ese enfoque de cumplimiento y competitividad, creatividad y calidad.

Tipo de sociedad

Multi personal – Sociedad Anónima Simple

Creando un sociedad con ánimo de lucro cuya razón social es ________________ con origen de capital privado y teniendo como socios a los señores:

Actividad económica:

9214 empresa dedicada a actividades teatrales y musicales y otras actividades artísticas, incluye los servicios de re creacionistas, magos, payasos y otros. Empresas dedicadas a actividades teatrales y musicales y otras empresas dedicadas a actividades artísticas, INC.

Misión y visión

MISION

Trabajamos  en función al entretenimiento masivo en  búsqueda el mejoramiento constante en sus acciones enfocadas a la  plena  satisfacción de los clientes  de nuestros eventos. Con una actitud permanente a la innovación, el trabajo en equipo y el logro de objetivos

VISION

Ser la empresa líder y preferida en la ciudad de Bogotá al año 2017  en organización de eventos masivos

• La mejor opción para los clientes
• Generando gran valor a los accionistas
• Siendo un lugar apetecido para trabajar

Organigrama

Es importante en la creación de toda empresa la distribución y organización de las tareas y por su puesto de las responsabilidades con el fin de  dar cumplimiento con efectivad a cada uno de dichas labores, estableciendo así los flujos de comunicación tanto interna como externa.

Presentamos a continuación el organigrama de nuestra empresa:

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Descripción del cargo

ACCIONISTA

Persona natural o jurídica que es propietaria de acciones de la empresa y la cual tiene:

• Derecho a percibir un dividendo en función de la participación
• Derecho a percibir un porcentaje del valor de la sociedad si esta es liquidada
• Derecho a vender su acción libremente en el mercado
• Derecho de voto
• Derecho a la información

JUNTA DE ACCIONISTAS

Es el órgano de administración y  fiscalización dentro de la empresa, dentro de sus funciones se encuentran:

• Juntas general ordinaria y extraordinaria
• Fiscalización
• Aprobación de cuentas
• Nombramiento del  presidente
• Distribución de dividendos
• Monto de remuneración de directores
• Transformaciones, fusiones , disoluciones y división de la sociedad

AUDITORIA

Funciones:

• Coordinar auditorias sobre los registros, controles, procedimientos
  contables, financieros, presupuestarios y administrativos del Instituto y
  evaluar que se realicen correctamente, de acuerdo a las normas
  institucionales y de auditoría generalmente aceptadas.
• Precisión de las cuentas y prevención del fraude
• Intervenir en tomas de decisiones primarias
• La salvaguarda de activos y profundización de la gestión empresarial
• Actuación en auditoria interna  de la gerencia comercial, financiera y administrativa
• Revisiones y controles internos
• Cumplimiento de políticas planes y procedimientos

PRESIDENCIA

• Es el representante legal para todos los actos jurídicos
• Dirigir y controlar el funcionamiento de la compañía
• Representar a la compañía en todos los negocios y contratos con terceros
• Convoca y preside las reuniones de la asamblea y la junta directiva
• Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la asamblea y junta directiva
• Apoyar actividades de la empresa
• Firmar cheques en forma conjunta con tesorería
• Presentar a la junta directiva el informe semestral
• Dirigir las labores de la coalición empresarial
• Asignar y supervisar al personal de la empresa, los trabajos y estudios

GERENCIA COMERCIAL

• Sacar adelante las ventas de la compañía mediante la creación de estrategias
• Supervisar el cumplimiento de las estrategias
• Planifica las acciones del equipo comercial
• Busca alcanzar de la mejor forma los objetivos planteados
• Supervisar el área de Relaciones publicas y el área de Mercadeo y publicidad ( ventas)
• Escuchar leer y descifran los mensajes que recibe de los vendedores
• Liderar, clasificar y gestionar
• Fijación de tarifas
• Gestión de cobranzas
• Capacita y dirige la fuerza de ventas
• Define y propone a la Gerencia General los objetivos y políticas comerciales de la empresa y controla su implantación y sus resultados.
• Revisar los presupuestos

AREA DE MERCADEO Y PUBLICIDAD

• Creatividad y diseño, imagen de la compañía
• Creatividad y diseño de la publicidad de los diferentes eventos – clientes
• Creatividad y diseño para la decoración y escenarios de los eventos - clientes
• Se responsabiliza también de la dirección del Marketing
• Investigación de mercados de la empresa
• Investigación de mercados para los eventos - clientes
• Creación, promoción y distribución de la publicidad
• Recolección de información y elaboración de informes
• Dirige y supervisa el buen funcionamiento de la red comercial
• Creación general en el desarrollo de los eventos - clientes
• Análisis del comportamiento del consumidor

AREA DE RELACIONES PÚBLICAS

• Encargado de crear, modificar y mantener el buen nombre y la buena imagen de la empresa ante los clientes internos externos y público en general.
• Comunicaciones ( tv, prensa escrita y radio etc.)
• Generar un vinculo entre la organización, la comunicación y los públicos relacionados
• Mantener contactos vitales y de alto estatus tanto comercial como financiero
• Mantener comunicación directa y constante con clientes de alto nivel para mantener la continuidad de los eventos
• Analiza las causas de quejas de clientes cuando éstas adquieren una importancia suficiente
•  promover las sinergias entre clientes y empresa para evitar posibles errores
• Gestión de comunicaciones internas y externas
• Analizar y comprender la opinión del publico
• Organización de eventos sociales para publicitar y mantener relaciones de negocios
• Planes de responsabilidad social
• Relaciones con los medios de comunicación
• Creación de la base de datos de los clientes

AREA DE VENTAS

• Atención directa de los clientes ( visita, escucha, ofrece, presenta, cierre )
• Planifica las ventas, las organiza y determina los canales de distribución, asignando objetivos de venta por actividad y zonas geográficas.
• Identifica aquellas actividades en las cuales la empresa puede tener mayor éxito
• Revisa los resultados económicos
• Diseña, aplica y supervisa las políticas de precios y las condiciones de venta.
• Crear sistemas preventivos ante las posibles desviaciones del nivel de ventas obtenido
• Crear acciones correctivas ante posibles desviaciones del nivel de ventas
• genera interés por las ventas impulsando, animando y controlando la actuación del personal de ventas

GERENCIA FINANCIERA

• Ejercer el control financiero y contable
• Maximizar el valor de la empresa
• Supervisar las áreas de tesorería y contabilidad, jurídica y control de ingresos
• Presentar informes a la presidencia
• Mantener el equilibrio económico de la compañía
• Análisis de estados financieros
• Flujos de efectivo
• Estados de cuentas
• Aplicación de fondos
• Licencias y permisos
• Presentación de cuentas anuales
• Obtener mayores utilidades
• Decisión de inversión, financiación y dividendos

AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD

• Cobros a clientes y deudores
• Pagos a proveedores y acreedores
• Pagos a personal
• Pagos de impuestos
• Libros contables, actas obligatorios actualizados
• Extractos bancarios
• Registro contable de la operación de la empresa
• Pagos a proveedores y acreedores

AREA DE COSTOS

• Presentar las cotización
• Evaluar el valor real de los eventos clientes
• Definición de la ganancia a obtener
• Evaluar la labor a desarrollar, tiempo versus costo
• Mantener el equilibrio económico del evento
• Aprobación del contrato final

JURIDICA

• Apoyo y asesoramiento
• Ocuparse de los asuntos jurídicos
• Elaboración de contratos, documentación y legalidad de la empresa
• Elaboración de contratos, documentación y legalidad de los eventos – clientes.
• Estatutos
• Autorizaciones judiciales
• Gestionar jurídicamente el patrimonio
• Ejercer acciones judiciales
• Seguros
• Informa,  orienta a nivel jurídico sobre normativas aplicables a las funciones
• Permisos para el desarrollo de los eventos
• Verificar la legalidad y honestidad de los clientes que solicitan nuestros servicios

CONTROL DE INGRESOS

• Comprobación de importes
• Control de movimientos de cuentas de la empresa (manejos de los dineros que ingresan y salen)
• Supervisión y prevención de fraudes ( crear filtros para evitar y para percibir  )
• Mantener el equilibrio económico de la empresa
• Prevenir sobre posibles desviaciones de los presupuestos

GERENCIA ADMINISTRATIVA

• Administrar con efectividad el recurso humano de la compañía (distribución efectiva de cargos )
• Realización efectiva de lo planeado, obtener resultados de acuerdo con la estructura organizacional
• Control y supervisión del área de recursos humanos, logística y tecnología e informática
• Ejecución de la actividad de la empresa
• Motivación
• Alcanzar las metas de la organización
• Evaluar el rendimiento

AREA DE RECURSOS HUMANOS

• Definir cargos y funciones
• Selección, reclutamiento y contratación del personal fijo de la empresa
• Selección, reclutamiento y contratación del personal temporal de la empresa
• Capacitación del personal
• Supervisión del persona
• Prever estrategias y tácticas para los casos de ampliación y reducción del negocio
• Elaboración del reglamento interno de la compañía
• Encargado de desarrollar el perfil profesional del personal
• Política salarial
• Compensaciones
• Coaching ( búsqueda de identidad –necesidad-deseos )
• Análisis de los cargos
• Contratación de terceros para labores adicionales de la empresa
• Creación de los deberes y derechos del empleado
• Llamados de atención y seguimientos
• Despidos y retiros de la compañía

AREA LOGISTICA

• Diseño del evento en conjunción con el área de publicidad ( creatividad )
• Conecta las áreas a intervenir en el evento
• Desarrollo de los eventos - cliente
• Ubicación
• Operaciones
• Estructura
• Seguridad
• Genera los medios y métodos necesarios para llevar a cabo el servicio o evento
• Servicio adecuado en el lugar adecuado
• Garantiza la calidad del servicio
• Flujo de materiales
• Transportes
• Programa y calcular la dimensión de los eventos
• Programar, calcular y obtener los bienes necesarios para los eventos
• Prevención de las actividades
• Asegura los periodos y tiempos
• Planificación general del evento
• Mantener el equilibrio en las instalaciones de la empresa

AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA

• Soporte técnico y pagina web
• Programación y diseño tecnológico
• Mantener al día a la empresa en sistemas informáticos
• Prestar tecnológico a todas las áreas de la compañía
• Manejo de la tecnología para los eventos - cliente
• Implementación de proyectos tecnológicos y de comunicación
• Evaluar y emitir opiniones sobre aplicativos informáticos
• Mantenimiento preventivo en la empresa
• Mantenimiento preventivo del evento - cliente
• Garantizar el recurso de la información
• Contingencias

AREA DE MANTENIMIENTO

• Mantener en buen estado los recurso físicos de la empresa
• Mantener en buen estado todos los implementos de los eventos
• Constante atención en los eventos
• Revisión y verificación de las locaciones para los eventos – cliente
• Prevención y creación de alternativa para los eventos -clientes
• Ingeniería de planta
• Generar confianza
• Mantenimiento sobre instalaciones móviles y fijas de los eventos - cliente
• Trabajar y sostener en buen estado máquinas, herramientas aparatos e instrumentos, equipos de producción, a los edificios y todas sus instalaciones auxiliares como agua potable, desagües, agua para el proceso, agua para incendios, pozos de agua y sistemas de bombeo, intercambiadores de calor, instalaciones eléctricas monofásica y de fuerza motriz, pararrayos, balizamiento, instalación de aire comprimido, de combustibles, sistemas de aire acondicionado y de telefonía, equipos, aparatos y muebles de oficina, jardinería y rodados

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