Cartilla Estatal

3.1 ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN INICIAL.

Es común que las empresas Grandes o Internacionales tengan manuales de procedimientos no solo largos como la cuaresma sino muy bien definidos, y con manuales por cada departamento o área. Esto es realmente necesario, solo imaginen controlar en todo el mundo a mas de 1500 empleados o 3 mil o más, por ello es necesario que todas las actividades sean entendibles en todo el mundo obvio en diferentes idiomas.

Muchas PYMES no cuentan con manuales de procedimientos, sobre todo cuando una empresa pequeña inicia o aun llevando tiempo laborando debe estrictamente llevar uno, ya que al momento en que la empresa crece, entran en conflictos cuando hay reclutamiento y selección ya que es mas complicado encontrar a la gente adecuada en el puesto adecuado si no están específicamente establecidas las actividades, prioridades, responsabilidades, limitantes, entre otras de cada puesto y persona.

En la práctica, el diseño e implementación de un Manual de procedimientos tiene:

muchas ventajas entre las cuales se encuentran:

 Permite medir la productividad de forma matemática.

 Nos facilita la contratación de la persona adecuada para el puesto adecuado

Ahorra tiempo en capacitación

 Las actividades se desarrollan en base a tiempos medibles y se ahorran recursos materiales y humanos.

 Permite que los departamentos sepan cual es la tarea de cada cual, de esta forma el trabajo en conjunto fluye de una manera adecuada

 Se convierte en una empresa con orden y efectiva

 Es más sencillo para el dueño delegar responsabilidades a los gerentes así como de parte de los gerentes a los subalternos, es decir en un inicio el dueño de la empresa se incluye en todos los procesos, y créanme hay dueños de empresas que se esclavizan en sus propios negocios ya que tienen que estar “detrás de la gente” para indicarles que hacer debido a que no llevan un proceso controlado por lo tanto el manual les permitirá esa libertad que buscan.

 Se mejora la calidad en las diferentes áreas una de las que mayor requerimiento lleva en un manual de procedimientos es servicio, como saben brindando un buen servicio pre y post venta tendrán una buena calificación por parte del cliente y serán recomendados.

 Mejor relación con proveedores ya que también en el manual se establecen reglas y políticas de compra, requerimiento, pago entre otras situaciones

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE.

Para interpretar y aprender los conceptos previos al desarrollo de esta guía, se realiza lectura y comprensión del documento del Archivo General de la Nación, denominado “MINI/MANUAL No 4. TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES, Directrices básicas e instructivos para su elaboración”.

En lo posible, realiza cuadro sinóptico o mapa mental o conceptual para que tengas los conocimientos más claros.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN. EN EL PUNTO 4 DE ESTA GUÍA, VAS A ENCONTRAR UNA SERIE DE CONCEPTOS IGUALMENTE ENUMERADOS, CON LOS QUE DEBES DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES PROPUESTAS A CONTINUACIÓN:

Del numeral 4.1 debes responder lo siguiente:

a) Realiza un cuadro comparativo, en donde muestres las diferencias entre organizar y ordenar archivos

Organizar archivos Ordenar archivos

consiste en decidir según qué criterio los agrupamos o mostramos lo que hacemos es indicar según qué propiedad se ordena el listado y en qué sentido

b) Con tus palabras explica el principio de orden original.

El principio de orden original da facilidad en el uso de la documentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa.

c) En el anexo No. 1 vas a encontrar un ejemplo de Manual de procedimiento y su flujograma de proceso. Luego vas a realizar los siguientes ejercicios:

...