Caso Ochoa

Con los datos facilitados en el Trabajo Individual, en la Web y los que necesites extraer de la Unidad de Competencia “Implantar el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001”, se te solicita que te pongas en el lugar de los candidatos al puesto de ayudante del Responsable de Medio Ambiente y que respondas de forma argumentada a las siguientes preguntas:

P1. ¿Qué es un documento?

Un documento es la Información y su medio de soporte ya sea papel, disco magnético o electrónico, fotografía, etc. Donde se describen información fundamental del sistema.

P2. ¿Por qué crees que se necesita un sistema documentado?

Debido a que el sistema colabora al orden y desarrollo continuo de la compañía, además de brindarle una imagen ideal frente a sus clientes actuales y futuros clientes, dándole soporte a los productos y servicios que se ejecuten.

P3. ¿Cuántos documentos crees que se necesitan en un Sistema?

1. Manual del SGA: Es el documento que describe al sistema, otorga una visión general y es capaz de guiar a la documentación que se va a manejar. Normalmente su contenido lo compone:

• Descripción de la organización y de su actividad

• Normas y documentación de referencia

• Términos y definiciones de interés

• Alcance del sistema

• Política ambiental

• Descripción del SGA

2. Procedimientos: Es el documento que se encarga de determinar las directrices a seguir en el manejo del sistema. Su fin es establecer el objeto y el alcance del proceso dando las indicaciones para llevarlos a cabo.

3. Instrucciones técnicas: Su origen nace de la elaboración de procedimientos, que tienen como fin brindar información de forma detallada para realizar una actividad.

4. Formatos: Son formularios o si es pertinente tablas que se van ejecutando y realizando mientras se desarrolla las actividad, su enfoque se limita con lo propuesto en los procedimientos.

5. Registros: Este documento tiene como fin mostrar los resultados que se obtienen además de dar información referente al grado en el que se encuentra SGA.

6. Documentación auxiliar: Documentación extra que brinda información importante para el SGA y se puede encontrar en documentos como manuales de buenas prácticas, planos, organigramas y diagramas de flujo, etc.

P4. ¿Qué forma deben tener los documentos?

Los documentos pueden estar elaborados en cualquier tipo de formato ya sea papel, medio electrónico, fotografías, carteles, estos documentos se pueden integrar con otro tipo de documentación de otros sistemas. Su extensión puede variar dependiendo de la organización donde se maneje

P5. ¿Cómo deberían controlarse los documentos?

Tanto los documentos que la norma ISO 14001 requiere como los que maneja el SGA, se controlan mediante un procedimiento, esto se especifica en el apartado 4.4.5 Control de documentos. Haciendo salvedad a que los registros normalmente se controlan mediante un procedimiento de gestión específica, el cual se delimita en el punto 4.5.4 Control delos registros.

Se pueden manejar métodos como elaborar un modelo para cada documento que este conformado por:

• Nombre del documento, título.

• Código identificativo.

• Personal encargado de su elaboración, revisión y aprobación.

• Fechas de elaboración, revisión y aprobación.

• Estado de revisión.

• Histórico de modificaciones.

• Estableciendo un método para su conservación y definiendo periodos de archivo convenientes.

• Manteniendo un sistema de distribución eficaz.

• Examinando regularmente la documentación para valorar su adecuación.

P6. ¿Cuál es la estructura típica de un Sistema de Gestión Ambiental?

La norma ISO 14001 define los apartados designados en el apartado 4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad. Dentro de los requisitos exigidos se encuentra el definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad, necesarios para el mantenimiento y puesta en marcha del SGA

Para la alta dirección se especifica que:

• Asegurarse de la disponibilidad de recursos, tanto humanos como materiales.

• Designar uno o varios representantes de la dirección con responsabilidades y autoridad definida para la implantación del SGA.

P7. ¿Es necesario un manual de medio ambiente?

Elaborar el manual de gestión ambiental, no es un requisito de la norma, pero es recomendable elaborarlo puesto que brinda una visión global del sistema que se está implementando y manejando.

P8. ¿Cuántos procedimientos documentados requiere la ISO 14001?

La exigencia de la norma solamente se evidencia en los procedimientos de control operacional, su fin es que las operaciones se lleven a cabo siempre y en todas las condiciones de forma planificada, aplicando las directrices establecidas y evaluando su eficacia.

P9. ¿Para qué se necesitan registros?

Para mostrar resultados obtenidos y a su vez brindar evidencias sobre las actividades que se desempeñaron. Su otra finalidad es la de brindar información acerca del grado en el que el SGA se encuentra establecido en la Organización.

P10. ¿Cuál es la diferencia entre un documento y un registro?

El documento describe los elementos del sistema, como también muestra la forma en que interactúan los elementos entre sí, entregando la posibilidad de tener una referencia clara para obtener información, mientras que el registro es un documento que presentan resultados obtenidos y nace de la elaboración de formatos.

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