Unidades de conservación en archivos documentales

2.1 ¿Cuáles son las unidades de almacenamiento que aplican para la conservación de los archivos intermedios o centrales?

“UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES:

La reunión física de documentos, ya sean folios o expedientes agrupados con ganchos o costuras, dentro de la conservación y al archivística de define como unidad de conservación. Base de cualquier archivo. Estas unidades son:

PAQUETES: Es la unidad de embalaje más común para documentos de archivo. Consiste en la agrupación de varios documentos o expedientes, enteramente envueltos, amarrados con cordele identificados con un rótulo adherido a una de sus caras.

LEGAJOS: El legajo son dos tapas de cartulina unidas por un gancho legajado que sirven para proteger y conservar la documentación.

Los documentos o expedientes independientes, agrupados y empastados en forma de libre.

- Mediante costuras la nervios hundidos o en relieve.

- Lomos encolados.

- Tapas y cubiertas en diferentes materiales.

- Por su gran volumen, y para evitar su deformación se recurre al amarre con pitas o cuerdas.

CAJAS: En conservación preventiva la caja es considerada como la unidad que ofrece las mejores garantías para la protección de la documentación durante las fases de depósito y manipulación actualmente el mercado presenta una amplia variedad de estilos, sin embargo, no todas poseen las características necesarias en cuanto a material, construcción y diseño entre ellas podemos encontrar las elaboradas con:

POLIPROPILENO: son bastante resistentes, de peso ligero y por lo general sin bastante herméticas. Esta última característica posibilita que se genere, por escasa ventilación, micro-climas que facilita la proliferación de agentes patógenos como hongos y bacterias.

CARTÓN: son de bajo costo, resistentes a la manipulación y reaccionan satisfactoriamente como barrera frente a fluctuaciones medio-ambientales. Sin embargo, por ser fabricadas en nuestro medio con cartones ácidos, requieren de la aplicación de un recubrimiento que evite la migración, por contacto de la acidez del cartón a los documentos. se recomienda, como barrera adicional uso de carpetas desacidificadas para los expedientes contenidos en estas unidades”.

El acuerdo 049 del 5 de mayo del 2000 desarrolla el artículo del capítulo 7 expresa:

“Conservación de Documentos “del reglamento general de archivos. Las cajas deben ser de cartón neutro es importante que el material utilizado para el almacenamiento de los documentos de archivo estén libres de ácidos.

Estas cajas deberán ir identificadas con su respectivo nro. de portada.

Para el almacenamiento y conservación de los archivos intermedios o centrales tenemos:

Caja en cartón corrugado X200, plegable. Estas son utilizadas para el almacenamiento de toda la documentación generada por una dependencia en ejercicio de sus funciones misionales. Estas son en papel tamaño carta u oficio.

Caja en cartón corrugado X300, plegable. Es utilizada para el almacenamiento de documentos creados en papel cuyo tamaño excede el formato tipo carta u oficio.

Caja en cartón corrugado X100, plegable. Facilita el almacenamiento de documentos administrativos como Resoluciones, Decretos y Circulares:

Estantería: Estas deben ser diseñadas acorde con el tamaño de las unidades que contendrá el sistema de almacenamiento que permite la conservación, seguridad y buen manejo de los documentos. Las estanterías deben estar construidas con láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. La distancia recomendable es de mínimo de 20 cm. entre la estantería y los muros

2.2 ¿Qué tipo de unidades de almacenamiento se deben utilizar para conservar los expedientes al interior de las cajas de archivo?

Las unidades de almacenamiento que se utilizan para guardar en las cajas que reposan en el archivo central, son carpetas de cuatro (4) aletas libres de ácidos con el fin de proteger la documentación que allí se conserve.

Cada carpeta debe contener como máximo doscientos (200) folios y en cada caja deben ir en total 1.000 folios, es decir cinco expedientes o carpetas.

2.3 ¿Cómo deben estar identificadas las carpetas dentro de las cajas de archivo?

Para garantizar la seguridad, confidencialidad y reserva de la Información las carpetas deben estar ubicadas dentro de las cajas en estricto orden numérico descendente, de igual forma las cajas dentro de los archivos metálicos rodantes o estáticos deben organizarse de izquierda a derecha respetando el orden consecutivo del número de caja.

La tapa de la carpeta y/o expediente que conforma una serie, subserie o asunto se debe marcar de la siguiente manera:

Los documentos se ordenarán de tal manera que se puede evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series, subseries y asuntos estarán

...