DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN VENCIDAS
Enviado por Laura Steffany ESCALANTE RIOS • 6 de Marzo de 2019 • Informes • 1.377 Palabras (6 Páginas) • 54 Visitas
N° DE LA ACCIÓN | DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO | ACCIÓN VENCIDAS | RESPONSABLE | |
205 | No se evidencia que se esté aplicando el control de los cambios en el sistema, lo cual se soporta en el hecho que, al revisar el cambio realizado sobre el mapa de procesos de la organización, no se tiene el cumplimiento de lo establecido en el manual de calidad en el numeral 6.3, lo anterior incumple lo establecido en el numeral 6.3 de la Norma ISO 9001:2015 que indica: Planificación de los Cambios | 1. Definir la forma de registrar las relaciones que hay entre el registro de cambios del sistema y las modificaciones realizadas dentro de los elementos que componen el sistema. 2. Modificar la documentación que sea necesaria. 3. Definir la metodología de seguimiento para la identificación de cambios en los diferentes procesos. | 31/10/2018 | Erminson Bejarano |
204 | Al revisar las capacitaciones dictadas, no se evidencia que sobre las mismas se esté realizando una evaluación de la eficacia. Lo anterior incumple los requisitos de la cláusula 7.2. b) de ISO 9001:2015 que indica: “cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas" | 1. Definir los criterios de evaluación de las capacitaciones 2. Definir dentro de las actividades de Capacitación cual será el registro y el responsable de la evaluación de la eficacia de las capacitaciones | 31/10/2018 | Sonia Rojas |
203 | Al revisar los equipos ML-61907, ML-59816 y ML-76180, se encuentra que en los mismos existe información del cliente así: información del comité olímpico (los dos primeros), información de la Señora Natalia Hernández (último equipo, el cual había sido enviado desde Medellín). Lo anterior incumple con lo establecido en el numeral 8.5.3. de la norma ISO 9001:2015 que indica: “Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos” | Hacer una revisión general de equipos en los almacenes a nivel nacional para garantizar que todo esté formateado | 31/10/2018 | Erminson Bejarano |
202 | o se evidencian claramente cuáles son las oportunidades y las acciones para poder abordarlas | 1. Revisar en cada proceso identificando las oportunidades que pueden afectar positivamente el desempeño de los resultados. 2. Hacer seguimiento de la implementación de las acciones generadas para abordar estas oportunidades. | 1.10/09/2018 2. 18/09/2018 | Erminson Bejarano |
199 | Durante el proceso de selección y evaluación de proveedores se establece que para proveedores De servicios que tenga contacto directo con los socios de negocio, se debe hacer una inducción Dirigida al tratamiento con énfasis en servicio al cliente, situación que no se pudo evidenciar en Durante la auditoria interna en las diferentes sucursales encontrándose dos proveedores uno en Bogotá y uno en Medellín que no se encontró dicho registro. Encontrándose una No Conformidad En con el requisito 8.4. De la norma ISO9001:2015. |
| 1.30/09/2018 2. 16/10/2018 | Erminson Bejarano |
198 | 198 Descripción del hallazgo: Durante la identificación de los riesgos en el proceso Gestión Talento Humano se identifica el siguiente con nivel de riesgo importante: "Las renuncias imprevistas e inmediatas del personal, en especial a nivel comercial", "No tener en la organización un modelo de respaldo en caso de ausencias temporales o permanentes de personal en cargos claves" y "Que el personal contratado renuncie durante el primer año de ingreso a la Organización", razón por la cual se genera una acción que permita reducir efectos no deseados en la organización. | Definir los cargos claves de la compañía. | 28/09/2018 | Sonia Rojas |
196 | Durante la identificación de los riesgos en el proceso Facturación se identifica el siguiente con nivel de riesgo importante: Contar con una base de datos no actualizada, que pueda contener información errónea de a quién van dirigidas las facturas, entre otros aspectos, razón por la cual se genera una acción que permita reducir efectos no deseados en la organización. | 1. Realizar una campaña de actualización de la base de datos. 2. Generar un control de los clientes en los que se no coincide la base de datos. 3. Capacitar al personal del archivo de control generado. | 1. 29-sep-18 2. 29-sep-18 3. 31- oct -2018 | Silvia Soler --Asistente Administrativo |
195 | Durante la identificación de los riesgos en el proceso Facturación se identifica el siguiente con nivel de riesgo importante: "Que no facturen equipos a los socios de negocios", razón por la cual se genera una acción que permita reducir efectos no deseados en la organización. | 1.Capacitar al personal acerca del impacto que se puede presentar cuando no se facturan todos los equipos al socio de negocios. 2.Realizar una revisión aleatoria por parte de los líderes en cada una de las sucursales, de los ítems facturables. 3. El nuevo sistema permitirá tener un mayor control de los ítems facturables. | 1. 29-sep-18 2. 29-sep-18 3. 31-oct-18 | 1.Silvia Soler 2. Silvia Soler 3. Diana Muñoz |
193 | 193 Descripción del hallazgo: Al consolidar información para el cálculo semestral de indicadores, se encuentra que para el indicador del área de logística "Error de conteo de inventario" en el almacén de Bogotá no se cumplieron los 3 conteos mínimos que deben hacer parte del indicador y por lo tanto no es posible evaluarlo. Esta situación ya se había presentado en el último semestre del año 2017. Teniendo en cuenta que la falla se repite en dos periodos consecutivos, se genera incumplimiento del numeral 9.1.1 Generalidades de la Norma ISO 9001:2015 y lo establecido en el proceso.
| 1. Para las novedades de retiros se decidió relevar al almacenista que se encargaba de esas funciones en Bogotá. Se depuro parte del inventario que no rotaba y no se utilizaban y se dieron de bajas. Próximo | finalizando Octubre 2018 | Erminson. Bejarano |
189 | El Proceso Gestión del Talento Humano genera una acción de mejora, con el fin de actualizar cargos, documentar nuevos perfiles y definir un nuevo organigrama, de acuerdo a la modificación de la estructura organizacional. |
3. Realizar seguimiento al cumplimiento de los cambios establecidos. | 1. 29-sep-17 2. 31-oct-17 3. 31-oct-17 | Sonia Rojas --Gerente administrativa y del talento humano |
184 | Como parte de los planes de desarrollo corporativo, Se genera esta acción de mejora con el fin de documentar para el sistema de gestión de calidad el desarrollo del proyecto de transformación tecnológica en Milenio PC, la primera etapa de dicho proyecto comprenderá el desarrollo de un nuevo sistema de información que en el futuro reemplazará los programas Inventarios y Faccode y sus respectivas bases de datos. El objetivo principal del proyecto es consolidar la información de todas las sucursales en una sola herramienta que facilite la gestión nacional de información y la automatización de procesos | El seguimiento en agosto se divide en dos etapas la primera: La inestabilidad del sistema se prolongo también hasta el mes de junio y eso generó una problemática con el proveedor que detuvo el proyecto durante 3 semanas y tuvo que ser gestionada a nivel gerencial, finalmente en las ultimas semanas de julio y principios de agosto se llegó a un acuerdo con el proveedor y se reiniciaron las pruebas por parte de Milenio PC sobre la base de un despliegue sobre la base de la herramienta, lo que se prevé para el mes de agosto es una avance significativo en el cierre de incidentes, y el inicio de ´pruebas paralelas a la operación de Milieno PC. Para la segunda etapa se realiza la otra parte el ciclo de capacitación que se llevo a cabo con pequeñas variaciones a lo que estaba planteado y durante el mes de junio se capacitó al 100% del personal que estaba laborando la capacitación del personal nuevo o del personal que de una o otra forma cambie de cargos se hará por demanda según se necesite se hace la capacitación. Y es probable que teniendo demoras en la implementación se tendrá que hacer talleres adicionales y de este evento se generan registros de capacitación. Código FT-ADM-01 No. 1483, sucursal Cali, No. 1476 sucursal Medellín, No. 1470 sucursal Bogotá, No. 1469 sucursal Bogotá, No. 1468 sucursal Milenio PC, No. 1467 sucursal Bogotá, 1464 sucursal Bogotá. El siguiente seguimiento se hará en octubre del 2018. | octubre del 2018 | Erminson. Bejarano |
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