DISEÑO ORGANIZACIONAL

DISEÑO ORGANIZACIONAL

UNIDAD III

PROCESO DE DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

TEMAS:

3.1 Planeación del estudio de casos para el diseño de la organización

3.2 Manejo de formas en organización

Integrantes:

María de Lourdes González Núñez

Lilia Betsabé Mendoza Aguilar

Juan Ramón Pérez Magaña

Guillermo Gamalier Seda Portillo

Silvia Villaseñor

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO

Consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.

DETERMINACIÓN DEL FACTOR DE ESTUDIO

Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir su cometido.

Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar acabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.

FUENTES DE ESTUDIO: Internas y Externas

INTERNAS:

 Órganos de gobierno: Representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, por lo que conoce con exactitud sus condiciones generales de operación; esto le permite dictar las directrices que estime procedentes para hacerla más competitiva.

 Nivel directivo: Define las normas generales de acción y el marco estratégico, dispone de información idónea para percibir cualquier modificación en el comportamiento de la organización y su entorno.

 Nivel medio: Prepara los planes y programas que conforman el aspecto táctico; función de supervisión que le permite detectar cambios en las condiciones de trabajo, y propone las acciones conducentes para su estudio.

 Área afectada: Unidad de trabajo en la que se advierte que algo no funciona correctamente, lo que se detecta por síntomas como retraso o desarticulación para desahogar el trabajo, dispersión de esfuerzos, elevación de costos, incremento desorbitado del número de personal, etc., factores que determinan la necesidad de realizar ajustes organizacionales.

 Otras unidades administrativas: Áreas que por su naturaleza o posición jerárquica están vinculadas o en contacto con la unidad donde se origina el algún factor o problemática que repercute en el funcionamiento de la organización: de ellas pueden surgir sugerencias o iniciativas valiosas.

 Unidades de mejoramiento administrativas: Órganos de asistencia técnica incorporados en forma específica a la organización para proponer e implantar medidas de racionalización administrativa; por sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas, pueden aportar elementos de pero para activar y mejorar las labores internas.

 Comisiones, comités o grupos de trabajo: Equipos y grupos de trabajo normalmente interdisciplinarios que las organizaciones establecen con el objeto de elevar niveles de desempeño y calidad del trabajo, elaborar proyectos, atender problemas o desarrollar estudios especiales.

 Recursos de información: Herramientas informáticas que permiten el acceso y la revisión tanto de aspectos administrativos como de elementos que fluyen por los canales de comunicación y sistemas de información que sirven de soporte al estudio

EXTERNAS

 Normativas: Emiten criterios o normas de aplicación general en la organización:

 Organismos internacionales: Formulan pautas para estandarizar acciones y orientar aspectos de competitividad.

 Instituciones Oficiales: Dictan lineamientos jurídicos y políticas de funcionamiento para enmarcar acciones.

 Instituciones: Actúan como grupos de filiación, corporativos o sectoriales que interrelacionan las acciones de sus integrantes.

 Competidores: Interactúan en el medio ambiente con la organización materia del estudio, por su estructura u objeto, tiene funciones y propósitos similares, de ahí que sus experiencias constituyan un factor decisivo para lograr resultados.

 Proveedores: Generadores de bienes o servicios que suministran insumos en la organización, por lo que la conocen operativamente; esto los coloca en posición de allegarle puntos de vista positivos.

 Clientes o usuarios: Aporta elementos de juicio representativos sobre el comportamiento de una organización, pues son quienes reciben los productos, servicios que ésta genera.

 Organizaciones líderes en el campo de trabajo: Instituciones cuya dinámica las ha convertido en líderes en su área de influencia o acción, por lo cual tienen la imagen y el reconocimiento necesarios para servir como modelo a otras organizaciones.

 Organizaciones de otros campos de trabajo: Instituciones que se desenvuelven en un contexto o sector de actividad distinto, cuyas prácticas administrativas constituyen un marco de referencia enriquecedor.

DEFINICIÓN DEL OBJETO DE ESTUDIO

Determinar con claridad el objetivo de estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas y la interacción con el ambiente.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Revisar tanto la génesis de la organización como la literatura técnica y legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.

La responsabilidad de reunir la información preliminar puede recaer en un equipo piloto integrado para este efecto, el cual posteriormente servirá de base para conformar el equipo de trabajo que conducirá el estudio.

LINEAMIENTOS PARA ORIENTAR LA INVESTIGACIÓN

Determinación de las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e identificación de los factores que requieren atención.

Jerarquización de prioridades en función del fin que persigue.

Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio.

Interrelación de las unidades administrativas y su vínculo con el entorno.

Especificación del tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requieren para aportar elementos de apoyo al estudio.

Estimación del tiempo y los recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para cumplir el objetivo del estudio.

CONTENIDO DE LA INVESTIGACIÓN

 Información referente a leyes, reglamentos, tratados, decretos, acuerdos, circulares y disposiciones normativas de la organización.

 Información sobre el campo de trabajo, toda clase de documentación relacionada con el factor de estudio.

 Información de otras organizaciones.

PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE ESTUDIO

Preparar el documento de partida a fin de ponerlo en práctica; debe quedar integrado por los siguientes elementos:

 Propuesta técnica, que debe incluir:

 Naturaleza: Tipo de estudio que pretende realizar.

 Alcance: Área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/o territorial.

 Justificación: Demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que reportará la organización.

 Antecedentes: Recuento de todos los estudios o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.

 Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar.

 Estrategia: Ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.

 Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su implementación.

 Recursos: Todos los requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlos.

 Costo: Estimación global y específica de recursos financieros que demandan ejecución.

 Resultados: Beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/o servicios, el clima organizacional y las relaciones con el entorno.

 Información complementaria: Material e investigaciones que puede servir como elementos de apoyo.

 Programa de trabajo que debe considerar:

 Identificación: Nombre del estudio.

 Responsables: Unidad o grupo que se encargará de su implementación.

 Áreas: Universo estudiado.

 Clave: Número progresivo de las unidades administrativas, programas o proyectos.

 Actividades: Pasos específicos que deben efectuarse para captar la información.

 Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.

 Calendario: Fechas asignadas para iniciar y terminar cada fase.

 Representación gráfica: Descripción del programa en cuadros e imágenes.

 Formato: Presentación y resguardo el programa de trabajo.

 Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.

 Periodicidad: Espacio de tiempo dispuesto para informar avances

AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIO

Se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución para su aprobación.

Una vez autorizado, deben girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención de realizar un estudio, resaltando los beneficios que se obtendrán de este esfuerzo a fin de que todos brinden su apoyo. Sin este requisito el trabajo podría tomar más tiempo a presentar mayor grado de dificultad.

INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE ESTUDIO

Para iniciar formalmente el estudio es indispensable

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