DISPOSICIÓN No 039 DE 2003 PARAMETROS PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y TRAMITE DE EVALUACION Y CLASIFICACION

REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

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COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES

DISPOSICIÓN NÚMERO 039 de 2003

(28-JUL-2003)

Por la cual se establecen parámetros para el diligenciamiento y tramite de los documentos del proceso de evaluación y clasificación para el personal de Oficiales y Suboficiales de las Fuerzas Militares aprobados por Resolución No. 1382 del 25 de Septiembre de 2001, la escala de valores e indicadores de que tratan los Artículos 30, 36 y 76 del Decreto 1799 de 2000.

T I T U L O   I

EVALUACION

CAPITULO I

DOCUMENTOS DE EVALUACIÓN Y NORMAS DE ELABORACIÓN

ARTICULO 1.- DOCUMENTOS DE EVALUACION: Los documentos del proceso de evaluación a   que se refiere el Articulo 29  del Decreto  1799 de 2000 son los siguientes:                                                     

1. Formulario 1 Información básica de oficiales y suboficiales.

1. Formulario 2 Programa personal de desempeño en el cargo.

1. Formulario 3 Folio de Vida.

1. Formulario 4 Evaluación de oficiales y suboficiales.

ARTICULO 2.-  NORMAS  GENERALES DE ELABORACIÓN.  - En la elaboración y tramite  de todos los documentos de evaluación se observarán las siguientes normas:

1. Diligenciados a máquina, en computadora o a mano, en letra imprenta legible y utilizando tinta negra.

1. Se elaboran personalmente en original, por las autoridades evaluadoras,  revisoras y demás, establecidas en la presente Disposición.
2. Usar redacción clara caracterizada por su precisión, concisión y sencillez, teniendo en cuenta las abreviaturas autorizadas para las Fuerzas Militares.

1. Utilizar el sistema arábigo de numeración.

1. Los formularios son timbrados en papel bond, tamaño oficio (32.5 x 22 cm).

1. Las anotaciones se referirán a las actividades desarrolladas exclusivamente, en el lapso que abarca la evaluación.

1. En los formularios no se aceptarán enmendaduras,  tachones, ni borrones.  Los que presenten defectos se consideran viciados de nulidad y serán devueltos para su nueva elaboración.

1. Por tratarse de documentos de carácter reservado, su conocimiento es exclusivo de las personas involucradas en su procesamiento. Para su reproducción debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral 6, capitulo IV del manual de seguridad militar FFMM 2-7 Restringido.

FORMULARIO 1

INFORMACIÓN BÁSICA OFICIALES Y SUBOFICIALES

ARTICULO 3.- NORMAS DE DILIGENCIAMIENTO.-  En su elaboración, trámite y uso se  aplican las siguientes normas:

1. Diligenciamiento

1. Es diligenciado por las Jefaturas o Dirección de Personal de los Comandos de Fuerza.

1. En los numerales 01 a 10, se registran los datos sobre  “Información Personal” del oficial o suboficial correspondientes a grado, arma, cuerpo y especialidad, apellidos y nombres, lugar y fecha de nacimiento, cédula de ciudadanía, código militar, tiempo en el grado actual, estado civil, nombre y apellidos de la esposa o compañera permanente, número y edad de los hijos.

1. En los numerales 11 a 20, se registran los datos  sobre “Información Profesional”, así:

1. En el numeral 11, cursos, especialidades militares y civiles adquiridas especificando su lugar y fecha.

1. En el numeral 12, tiempo de mando de tropas, embarque y/o vuelo, especificando número de meses de mando o de embarque, cantidad de millas navegadas y número de horas de vuelo.

1. En el numeral 13, clasificaciones obtenidas en las evaluaciones de los últimos cinco años, especificando el año y número de lista obtenida.

1.  En el numeral 14, cargos principales y adicionales desempeñados durante los últimos tres años, especificando año, unidad y cargo.

1. En el numeral 15, situación administrativa pendiente de orden disciplinario, penal o de informativos administrativos.
2.  En el numeral 16, aptitud psicofísica, determinando si presenta algún tipo de limitación para el servicio.

1. En el numeral 17, proyección del evaluado en el ultimo año de evaluación, tomada del Formulario “4”, teniendo en cuenta especificar en el numeral 18 la proyección a corto plazo en actividades de mando, administración, instrucción o profesorado, estado mayor o plana mayor y otros; de igual manera, en el numeral 19 a mediano plazo. Si se selecciona OTROS, se debe especificar en el numeral 20 el tipo de actividad recomendada.

1.  En el numeral 21, lugar y fecha de elaboración del documento.

1. En el numeral 22, grado, postfirma y firma del Jefe o Director de Personal del Comando de la respectiva Fuerza.

1. Trámite

El Formulario”1” es tramitado por las  jefaturas o direcciones de personal a la nueva unidad, junto con la copia de la orden administrativa de personal o disposición que ordena el traslado, antes  que este se haga efectivo.

1. Uso

1. Permite conocer:

a) La situación personal  y familiar del oficial o suboficial.

b) Las condiciones profesionales.

      2. Permite asignar el cargo según la experiencia y especialidades adquiridas      

FORMULARIO 2

PROGRAMA PERSONAL DE DESEMPEÑO EN EL CARGO

ARTICUL0 4. -         NORMAS DE DILIGENCIAMIENTO.-  En su  elaboración,  trámite y uso se aplican las siguientes normas:

1. Diligenciamiento

1. Debe ser diligenciado  por la autoridad evaluadora una vez el evaluado reciba el cargo asignado.

1. Debe ser concertado entre el evaluado y el evaluador antes de su elaboración definitiva.

1. Es diligenciado cada vez que el evaluado  cambie de cargo.

1. En el período de evaluación se pueden hacer adiciones o modificaciones de común acuerdo entre el evaluado y el evaluador.

1. Se registran en  su totalidad los datos requeridos en el formulario, así:

1. Información del evaluado y evaluador.

1. En los numerales 01 a 04, grado, arma, cuerpo y especialidad, apellidos y nombres del evaluado, cédula de ciudadanía y código.

1. En los numerales 05 a 07, grado, cargo, apellidos y nombres del evaluador

1. En los numerales 08 a 10, unidad, cargo del evaluado y lapso evaluable.

1. Funciones y concertación de objetivos.

1. En el numeral 11, se relacionan las funciones y responsabilidades del cargo asignado al evaluado de acuerdo con lo estipulado  en los manuales de funciones.

1. En el numeral 12, concertación de objetivos y logros a alcanzar  estableciendo  tareas,  metas u objetivos institucionales   que acordes con la naturaleza del cargo busca alcanzar el evaluado  durante el período de evaluación, de manera tal que puedan resolver un problema significativo de la unidad o dependencia.  Para el efecto, se deben  tener en cuenta  los objetivos anuales de la unidad, dependencia o repartición a la cual  pertenece el  evaluado, teniendo como referencia los indicadores de gestión.

En todos los casos, los objetivos corresponderán a los indicadores de gestión,  cronogramas de trabajo o diagrama de seguimiento logros de objetivos acordados.

1. En los numerales 13 y 14, una  vez concertado el numeral 12, el evaluado y el evaluador firman el documento,  para   significar que están de acuerdo.

1. En el numeral 15, se describen adiciones, modificaciones al programa y/o funciones adicionales de común acuerdo entre el evaluado y el  evaluador. Debe incluirse la asignación de funciones por encargo.

1. En el numeral 16, el evaluador registra los objetivos y logros alcanzados por el evaluador al final del lapso. Los logros más significativos, así como el cumplimiento de los objetivos concertados,  conlleva una anotación  de mérito  o de demérito, según sea el caso, que se registrará en el Folio de Vida y  tendrá incidencia en la evaluación  del indicador  “Desempeño en el cargo”.

En caso de incumplimiento de  los objetivos concertados por razones de fuerza  mayor o caso fortuito, se debe especificar las causas que lo justifiquen.

1. En los numerales  17 y 18, evaluado y evaluador registran sus firmas al final del periodo de evaluación.

1. Trámite

1. El documento es conservado por el evaluador y tramitado junto con la evaluación anual a la autoridad revisora y comandos superiores.
2. En caso de traslado del evaluado antes de la fecha de la evaluación anual,  éste formulario se diligencia en su totalidad y se remite junto con el folio de vida a la nueva unidad, repartición o dependencia.

1. Uso.

Este instrumento de evaluación es el documento básico para evaluar el desempeño en el cargo del evaluado  y permite además:

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