Definición de la Organización como elemento del Proceso Administrativo

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la  Educación

Universidad Nacional Experimental

“Rafael María Barat” UNERMB

Programa Administración “Gerencia Industrial”[pic 1]

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Profesor:                                                                                  Participantes:[pic 3]

Terán  Eduardo

La  Cañada  de Urdaneta, 16 de febrero del 2016.

ÍNDICE

Introducción…………………………………………………………………………III

Definición de la Organización como elemento del Proceso Administrativo…IV

Importancia………………………………………………………………………….V

Instrumentos o Técnicas para organizar…………………………………………V-X

Organigramas………………………………………………………………………X

Definición……………………………………………………………………………X

Clasificación………………………………………………………………………..XI

Forma de representar los símbolos……………………………………………..XII-XV

Conclusión………………………………………………………………………….XVI

Bibliografía………………………………………………………………………….XVII

INTRODUCCIÓN

Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser una empresa. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico.

LA ORGANIZACIÓN COMO ELEMENTO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1. ORGANIZACIÓN

     El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este implica necesariamente:

1. Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento.

1. Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común o idéntico.

1. Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teología específica.

"Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".

     Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.  Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.

     Los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.

      La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

1. La organización se refiere a estructurar quizás la parte más típica de los elementos que corresponden a mecánica administrativa.

1. Por lo mismo, se refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades".

1. Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "están por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.

1. La organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el sentido de qué puesto y no cuál persona.

2)  importancia

1. La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser una empresa.

1. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.

1. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".

4) Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes elementos:

1. Los principios generales.
2. Los sistemas de organización.
3. Los instrumentos metodológicos.

a) PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN.

  Los principios son declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente en el acto de construir una organización. Desde el periodo clásico de la administración se han establecido quince principios que deben observarse al organizar una empresa o institución según Melinkoff, se pueden enumerar en orden jerárquico de la siguiente manera.

• Principio del Objetivo: de acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines permanentes o (teología) hacia los cuales se encamina la organización. Estos fines ayudaran a estructurar en forma  adecuada a la empresa o institución. En la actualidad, diversos enfoques de la administración  denominan misión  a esta constelación a fines más generales y permanentes. Así se habla de la misión de la universidad, de la misión del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social, etc.

• Principios de los canales de Supervisión bien definida: según este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.

• Principio del espacio control: de acuerdo con este  principio, se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el número de personas este entre 7 y 8, tomando en cuenta la naturaleza del trabajo, la capacidad del jefe, la preparación de los subordinados, el medio ambiente físico.

• Principio del equilibrio dirección-control: este principio establece que, a medida que el directivo o jefe delega autoridad en otros funcionarios, debe reservar para sí el control de funcionamiento de la organización sea total o de la parte de ésta que delegue.

• Principio del equilibrio autoridad-responsabilidad: de acuerdo con este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la  autoridad delegada.

• Principio de fijación de responsabilidades: este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor que la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.

• Principio de la selección y adiestramiento del personal: se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

• Principio de la excepción: se enuncia afirmando que los jefes o ejecutivos deben resolver solo los problemas extraordinarios, los problemas de rutina deben resolverlos los subjefes del nivel jerárquico correspondiente.

• Principio de identificación: este principio establece que todos los actos o hechos que  se sucedan o que sea susceptibles   de suceder  en la institución y la cantidad de cosas que se manejen, deben tener su identificación adecuada, para evitar confusiones con otras hechos  o cosas semejantes.

• Principio de simplicidad: establece que dentro de cualquier organismo sólo deben establecerse las funciones que sean indispensables para los fines del organismo.

• Principio de la moral interna: este principio establece que debe haber responsabilidad, colaboración y compromiso para el logro de los objetivos institucionales comunes, entre los integrantes de la empresa, tanto directivo como subalterno.

• Principio de la unidad de mando: afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.

• Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde  en directivo superior hasta el último subordinado y que ésta  debe funcionar claramente a través  de toda organización.

• Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. Para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.  

• Principio de centralización – descentralización: se enuncia diciendo que hay centralización cuando la adopción  de decisiones y la responsabilidad están centradas en la dirección superior de la institución y que hay descentralización cuando, por delegación de autoridad, la adopción  de decisiones y la responsabilidad se distribuyen en instancias de dirección intermedias. Una buena descentralización distribuye las decisiones y la autoridad  en los procesos de  ejecución  y concentra en la dirección superior  las decisiones de  política  y de orden normativo.

b) LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN.

  Son distintas formas de poner en coordinación sistemática, los diversos elementos humanos y materiales de un organismo. Los principales son los sistemas lineales, los sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A continuación se mencionan los sistemas de organización que describen algunos autores referidos por Melinkoff en su texto las organizaciones (2000, p 45).

  Reyes Ponce y Jeener:

• Sistema lineal.
• Sistema funcional.
• Sistema lineal y de Staff.

 Spriegel:

• Sistema lineal.
• Sistema funcional.
• Sistema mixto (Lineal y Staff).
• Sistema Comisionar.

Agramante:

• Puros: Sistema lineal.
• Sistema funcional.
• Sistema lineal y de asesoría.
• Mixtos: Lineal Funcional, de organización Comisionar

Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva  fayoliana).

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