EL ELEMENTO ORGANIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU UTILIDAD PARA LOS ARCHIVOS.

EL ELEMENTO ORGANIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU UTILIDAD PARA LOS ARCHIVOS.

Alumna: Martha Helena Cruz Navarro

Matrícula: 14MAA2741

Materia: Proceso Administrativo

Profesor: Mario Alberto Flores Alarcón

INDICE

INTRODUCCION 4

3.1 Definición y principios 5

3.2 Departamentalización 5

Funcional 6

Por productos 6

Geográfica o por territorios 6

Clientes 6

Por procesos o equipo 6

Secuencia: 6

3.2.1 Jerarquización del trabajo 6

3.3 Técnicas de organización 7

Manuales 8

Manuales de organización 9

Manuales departamentales 9

Manuales interdepartamentales 10

Diagramas de procedimiento o de flujo 10

Formulación 11

EL ANÁLISIS DE PUESTOS 11

3.3.1 Elaboración de programas 12

3.3.2 Contenidos básicos de un manual de organización 12

Portada 12

Introducción 12

Objetivo y Alcance 12

Antecedentes Históricos 13

Marco Jurídico 13

Misión, Visión, Objetivos y Valores Institucionales: 13

Atribuciones 13

Estructura Orgánica Actual 13

Organigrama 13

Normas y Políticas Generales 14

Descripción de Puestos 14

Glosario de Términos 14

Firmas de autorización 14

Bibliografía 14

3.3.3 Contenidos básicos de un manual de procedimientos 14

Introducción 14

Objetivo de los procedimientos 14

Alcance de los procedimientos 14

Responsable (s) 15

Políticas o Normas de Operación 15

Conceptos 15

Procedimientos: 15

Diagramas de flujo 15

Formularios 15

Glosario de términos 15

Firmas de autorización 15

3.4 El organigrama como parte fundamental para organizar y reorganizar un archivo. 15

3.5. Aplicación de los anteriores elementos a la organización de un archivo público. 16

CONCLUCIONES 16

BIBLIOGRAFIA 16

INTRODUCCION

3.1 Definición y principios

El comercio, la banca, la industria y en gerencia el mundo de los negocios en cualquier a de sus ramas precisa en la comunicación precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo pueden aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las de ser (medio de prueba legal y medio de facilitación del medio comercial).

Permanencia. Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga existencia de un documento.

Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. En la constancia de las diferentes partes e interacciones en la relación mercantil o comercial.

En la utilización efectiva, de los recursos depende de lo bien que los gerentes de la organización entiendan y desempeñen sus puestos.

Existe una conexión entre los objetivos personales de los individuos en una organización y los objetivos de la organización en sí misma y al establecer esta conexión en la práctica es el trabajo del gerente.

3.2 Departamentalización

La departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.

2. Clasificar.

3. Agruparlas según un orden jerárquico.

4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.

5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.

6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.

7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; los más usuales son:

Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello una mayor eficiencia del personal.

Por productos: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

Geográfica o por territorios: Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes.

Clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados.

Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el quipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.

Secuencia: Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores, muchas empresas, por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

3.2.1 Jerarquización del trabajo

Si en diferentes partes de la organización se están haciendo cosas diferentes, se necesita entonces una función integradora que asegure que todos los elementos están buscando los mismos objetivos comunes, además de que se entablara las relaciones laborales dentro de la misma, para lo cual es preciso que alguien ordene las cosas, surgiendo de esta manera la llamada “jerarquización”.

La jerarquía es la forma de organización que se le asignará a diversos elementos de un mismo sistema, que pueden ser indistintamente personas, animales o cosas, ascendente o descendente, por criterios de clase, poder, oficio, autoridad, categoría o cualquier otro de tipo que se nos ocurra, aun siendo el más arbitrario, pero que tienda y cumpla con un criterio de clasificación. Esto implica que cada elemento estará subordinado al que tenga por encima suyo, con la excepción claro está de aquel que ocupe el primer lugar.

En las empresas, entonces, será la jerarquía la que establecerá las relaciones de autoridad entre jefes y empleado y sobre la cual se determinará la estructura organizacional de la misma. Ya que en la jerarquización se entablaran las relaciones laborales y la estructura organizacional, es importante que esta misma vaya de la mano con la coordinación.

La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin coordinación, la gente perdería de vista sus papeles dentro de la organización.

El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan. Cuando estas tareas requieren que exista comunicación entre unidades, o se pueden beneficiar con ella, entonces es recomendable un mayor grado de coordinación. Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interacción entre unidades. Un grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia. Además, las organizaciones que establecen objetivos altos para sus resultados requieren un mayor nivel de coordinación.

Por

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