Definición De Diagrama De Proceso

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION

ORGANIGRAMAS

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.. Las principales son las siguientes:

• Organigramas.

• Manuales.

• Análisis de puestos.

Conocidas también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella.

Los organigramas pueden clasificarse en:

Por su objetivo Por su área Por su contenido

• Estructurales. Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa.

• Funcionales, Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

• Especiales. Se destaca alguna característica.

• Generales. Presentan toda la oarganización; se llaman también cartas maestras.

• Departamentales. Representan la organización de un departtamento o sección

• Esquemáticos. Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles.

• Analíticos. Más detallados y técnicos.

Existen cuatro formas de representar los organigramas:

Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia

Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

MANUALES

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

• De políticas,

• Departamentales,

• De bienvenida,

• De organización,

• De procedimientos,

• De contenido múltiple,

• De técnicas y

• De puesto.

Son de gran utilidad ya que:

• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

• Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.

• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.

• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

• Son una base para el mejoramiento de sistemas.

• Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Formato e índice de los manuales

El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria e temas:

• Índice.

• Objetivos y antecedentes del manual.

• Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.

• Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.

• Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.

• Redacción clara, conncisa y ordenada.

• Complementarse con gráficas.

Manuales de organización

Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:

• Finalidad de cada elemento de la organización.

• Declaración de funciones.

• Glosario de términos utilizados.

Contienen:

• Objetivos generales de la organización.

• Políticas generales.

• Glosario de términos administrativos.

• Nombres de áreas o departamentos y puestos.

• Procedimientos de organización.

• Responsabilidades de los altos niveles.

• Funciones.

• Cartas de organización.

• Descripción de puestos.

• Introducción y objetivos del manual.

• Historia de la empresa.

Manuales departamentales

Contienen:

1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas.

2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.

3. Carta de organización general y departamental.

4. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.

5. Análisis de puestos.

6. Gráficas de proceso, y de flujo.

Ventajas:

• Describen el funcionamiento de un departamento.

• Se emplean para dar instrucciones en el departamento.

• Presentan el flujo de trabajo.

• Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.

• Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

Manuales interdepartamentales

Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información:

• Comprenden a todos los departamentos de la organización.

• Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.

Diagramas de procedimiento o de flujo

También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.

Los diagramas de procedimiento premiten:

• Una mayor simplificación del trabajo.

• Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones par una mejor circulación física.

• Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.

• Eliminar demoras.

• Una mejor distribución de la planta.

Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento.

• Gráfica de flujo de operaciones.

• Gráficas esquemáticas de flujo.

• Gráfica de ubicación de equipo.

• Gráfica de flujo de formas.

En los diagramas de flujo se utilizan los siguintes símbolos:

• (O) Un círculo: que significa operación. Se dice que hay operación cuando algo está siendo creado, cambiando o añadiendo, es decir, cuando se modifican las características de ese algo.

• Un rectángulo: que significa

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