Descripcion De Puesto

Secretaria Ejecutiva

TITULO DEL CARGO

SECRETARIA (O) EJECUTIVA (O)

CÓDIGO: 01053 NIVEL: 4

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Prestar asistencia secretarial a la alta gerencia, planificando y ejecutando actividades administrativas y aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Redacta correspondencia, informes, memorando, oficios, documentos varios de mediana complejidad.

• Transcribe a máquina o en el computador la correspondencia, oficios, memorandos, informes y documentos varios de la dependencia.

• Lleva registros de actas, informes, recaudos y expedientes.

• Recibe y verifica la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, recaudos consignados por estudiantes y personal de la institución.

• Revisa la correspondencia del consejo y/o de su superior.

• Distribuye la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, previa revisión y/o firma de su superior.

• Envía la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, convocatorias, agenda de consejos y otros documentos.

• Lleva el control de archivos generales y confidenciales.

• Prepara carpetas contentivas de los recaudos de casos o informes requeridos por su superior o usuarios de la dependencia.

• Revisa y ordena los casos que van a ser incluidos en la agenda del consejo y reuniones.

• Revisa y analiza expedientes académicos y administrativos, cuando el caso lo amerite.

• Elabora actas de reuniones, actas de consejo universitario, de facultad, de escuela, de comisión delegada y otros documentos de mayor complejidad.

• Coordina todo lo relativo a reuniones o sesiones del consejo universitario, de facultad, de escuela, de comisión delegada y las audiencias con su superior.

• Elabora agenda de consejos y/o decanato de facultad.

• Informa al personal docente, de investigación y a estudiantes, de los recaudos que según el tipo de solicitud se deben presentar para su discusión y aprobación por el consejo universitario, de facultad, de escuela y/o comisión delegada.

• Custodia actas originales, aprobadas por el consejo.

• Recibe la nómina de pago del personal de la unidad.

• Recibe los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad.

• Controla y tramita reposición de caja chica y/o fondo de trabajo.

• Toma dictados.

• Realiza llamadas telefónicas.

• Atiende llamadas telefónicas.

• Tramita citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su superior con otros organismos, personalidades, etc.

• Atiende visitas y público en general.

• Asiste a su superior en reuniones.

• Colabora en la organización de eventos, talleres, seminarios, conferencias, etc.

• Organiza eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con el trabajo y convocados por su superior.

• Tramita solicitud de vehículos, pasajes, alojamiento, viáticos, en caso de movilización de su superior o personas autorizadas por el mismo.

• Elabora las requisiciones internas de compra, órdenes de pago, de las dependencias adscritas a la unidad.

• Mantiene contacto permanente con el departamento de compras y el de mantenimiento para satisfacer las necesidades de la oficina.

• Distribuye el trabajo del personal a su cargo.

• Supervisa directa y constantemente al personal a su cargo.

• Supervisa el mantenimiento de la oficina.

• Lleva el control de los permisos solicitados por el personal.

• Transcribe y accesa información operando un microcomputador.

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la organización.

• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

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