Descripcion De Puestos

DESCRIPCIÓN DE PUESTO

NOMBRE DEL PUESTO

Recepcionista

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Recibir todas las llamadas que entren a la Empresa y canalizarlas a quien corresponda, dando siempre una imagen profesional y atenta, así como realizar llamadas de larga distancia para quien lo solicite. Proporcionar apoyo en el proceso administrativo de las diferentes áreas para el adecuado control y seguimiento de expedientes de estas áreas, facilitando la atención e información a los clientes.

FUNCIONES PERMANENTES

• Recibir y dar entrada a los clientes cuando estos arriban a la instalación

• Informar y atender a los clientes.

• Enfrentar, gestionar y resolver las posibles quejas, solicitudes, reclamaciones de los clientes.

• Atender las llamadas telefónicas que llegan a la Recepción.

• Facturar los servicios cobrados

• Recibir y canalizar a los clientes con el personal correspondiente.

• Contestar amablemente el teléfono

• Llevar control y realizar llamadas de larga distancia.

• Tomar recados y transferirlos al interesado.

• Realizar las llamadas de quien lo solicite.

• Recibir, registrar y canalizar, correspondencia y/o paquetes que lleguen a la empresa vía correo o mensajería.

• Recibir, canalizar y enviar faxes que entren o salgan a la concesionaria por esta vía.

• Integra los expedientes para el trámite de contratos, verificando que la documentación este completa y con todas las firmas que procedan.

• Mecanografía contratos, boleta de pago inicial y cualquier otro documento necesario para la solicitud de aprobación.

• Lleva control para el oportuno pago y renovaciones de pólizas de seguro, elaborando la documentación pertinente.

• Llevar a cabo otras actividades relacionadas que la empresa considere necesarias para el desarrollo del puesto.

FUNCIONES FRECUENTES

• Dar la bienvenida a las visitas, y canalizarlas.

• Garantizar que sean atendidos por la persona a cargo.

• Contestar las llamadas y transferirlas al personal que corresponda.

• Proporcionar información clara a los clientes, de forma amable y sin distinción. O canalizarlos con los especialistas.

• Mantener actualizadas las bases de datos propias de la Empresa.

• Archivar los documentos propios de la Empresa.

• Mantener el control conforme a las necesidades del área.

FUNCIONES EVENTUALES

Dar respuesta a situaciones que se presentan eventualmente como son:

• Tramitar posibles quejas y reclamaciones de los clientes.

• Ejecutar las prórrogas

• Ejecutar las cancelaciones

AUTORIDAD

Reporta a: Gerente de Tienda

Supervisa a: Ningún Puesto

RESPONSABILIDAD

• Revisar los mensajes al comienzo de su turno

• Transferir llamadas a la oficina correcta

• Mantener un comportamiento profesional al contestar el teléfono

• Papeleo

• Entregar el correo

• Organizar y mantener un sistema de archivo de documentos en papel

RELACIONES

Unidades internas, proveedores de información, clientes internos y clientes externos.

Contactos internos: Todo el Personal

Contactos Externos: Clientes, de forma personal o si se recurre a una llamada.

ESFUERZO

Esfuerzo mental: El necesario para llevar a cabo las funciones asignadas.

• Técnicas de secretariado gerencial

• Relaciones Publicas

• Técnicas de redacción y ortografía, manejo de paquetes informáticos

• Técnicas de Archivo

• Maneo del sistema de correspondencia de la empresa

• Manejo de equipos de oficina

Esfuerzo Físico: Su trabajo lo realiza sentado y permanentemente se desplaza hacia las oficinas internas de la empresa, el esfuerzo físico es moderado.

CONDICIONES DE TRABAJO

Ambiente: Agradable equipo de trabajo, las instalaciones permiten el apropiado desempeño de las funciones a cargo

Seguridad: Se supervisan periódicamente las instalaciones para mantenerlas en óptimas condiciones de uso, asimismo se cuenta con equipo contra incendios y con personal de vigilancia que resguarda la entrada de personas ajenas al Instituto, por lo que en general no se corren riesgos específicos dentro de las instalaciones.

PERFIL

Sexo No Determinante

Estado Civil No Determinante

Edad 18 a 50 años

Nivel Educativo Educación Básica

Bachillerato Técnico

Idioma o Lengua Español (Lengua Materna)

u Otra (De preferencia Ingles)

Experiencia Un (1) año de

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