Diagnóstico Institucional

Primera Etapa: Diagnóstico Institucional

1. Información General de la institución

1.1 Nombre y dirección:

Coordinación Técnica Administrativa, Cantón Santísima Trinidad, San Andrés Itzapa, Chimaltenango.

1.2 Plano o croquis:

1.3 Reseña histórica:

COORDINACIÓN TÉCNICA ADMINISTRATIVA

San Andrés Itzapa Chimaltenango:

La coordinación técnica administrativa de San Andrés Itzapa inicia con un grupo de profesionales dispuestos a trabajar, esperando optar a una plaza un 31 de julio de 1,992 al 2003 Vicente Reyes, es elegido para trabajar en la coordinación de San Andrés Itzapa. Parramos en ese entonces no contaba con una coordinación, por lo que parramos e Itzapa estaban unidos. El coordinador Vicente Reyes era el encargado de los dos municipios, la coordinación estaba ubicada en el Colegio la sagrada familia en la entrada de Itzapa, por falta de presupuesto, este colegio fracasó, la coordinación se ve en la necesidad de alquilar una casa particular en la colonia las “Conchitas”, el presupuesto no era suficiente para pagar este local, se ven en la necesidad de pedir ayuda a las autoridades Municipales para que provean un salón, donde se instaló la coordinación, para este entonces el Lic. Julio Antonio Mutzutz dio todas las vueltas para que la municipalidad estableciera espacio para la Coordinación.

En febrero del 2004 se separan las coordinaciones de Parramos e Itzapa, Julio Antonio Mutzutz es sustituido por el Coordinador técnico administrativo José Coronado Camey Guerra, recibe la Coordinación recibiendo una máquina de escribir, una mesita y una computadora muy vieja, el 13 septiembre del 2011 se instala la coordinación en las nuevas instalaciones del segundo nivel de la municipalidad.

Haciéndoles entrega de tres salones pequeños que actualmente se utilizan para la coordinación, la secretaría y una bodega.

Esperando que más adelante puedan contar con instalaciones propias y de la misma manera más amplias y además con un salón para reuniones.

1.4 Jornada de atención al público:

La jornada de atención al público en general es de 8:00 A.M a 12:00AM horario en el cual El Coordinador, secretaria contratada por la municipalidad y practicantes atienden a las personas que llegan por cualquier trámite, siendo los que más frecuentan el lugar los directores, docentes y secretarias, de diversos establecimientos tanto públicos como privados, y de 1:00 P.M. a 17:00 P.M, donde continúa la misma secretaria que actualmente cursa el noveno semestre de licenciatura en trabajo social, todas las personas que se abocan a esta instancia reciben excelente atención y buen servicio.

La atención al público es de lunes a viernes.

1.5 Personal:

• El Coordinador Técnico Administrativo está presupuestado, el trabaja de lunes a viernes con un horario de ocho de la mañana a cinco de la tarde, el es encargado de la Coordinación Técnica Administrativa de instituciones públicas, privadas, municipales y por cooperativa.

• La secretaria, Alba Mirena Callejas Silva de 8:00 a 12:00 contratada por la municipalidad de esta localidad y de la misma manera labora de 1:00 P.M a 17:00 P.M.

• Directores del sector oficial y público, docentes del sector oficial y privado, los padres de familia del sector oficial, alumnos del sector oficial y privado.

• También se cuenta con el personal de limpieza, donde hay dos conserjes contratados por la municipalidad, uno para barrer y el otro para trapear.

1.5.1 Personal administrativo presupuestado:

• La secretaria que labora actualmente fue contratada por el alcalde, su contrato es renovado cada año.

• Los directores del sector privado trabajan por contratos dentro del centro educativo contratados por los dueños.

• También existe de parte del Ministerio de Educación contratos llamados 021, aquí también entran maestros de educación física.

1.5.2 Personal administrativo por contrato:

• Directores y maestros.

1.6 Organigrama:

ORGANIGRAMA

COORDINACION TECNICA ADMINISTRATIVA

SAN ANDRES ITZAPA CHIMALTENANGO

MINISTERIO DE EDUCACION

DIRECCION DEPARTAMENTAL DE EDUCACION

COORDINADOR TECNICO ADMINISTRATIVO

SECRETARIA

DIRECTORES DOCENTES

ALUMNOS PADRES DE FAMILIAS

2. Infraestructura

2.1 Tipo de instalaciones:

La infraestructura de la institución tiene paredes de block, netamente repelladas, techo de terraza, ventanas de vidrio, sus paredes están pintadas de color hueso y puertas de madera con chapas de metal y seguro.

2.2 Local para reuniones de trabajo:

Debido que la municipalidad donó tres salones (uno se utiliza para secretaria, otro para el coordinador y uno pequeño para bodega), a la coordinación técnica administrativa no cuenta con un local propio, no se cuenta con salón para reuniones.

A pesar que ya se ha hecho la solicitud no se cuenta con salón para reuniones, se utiliza únicamente una sala de la municipalidad para reuniones con directores o comisiones como deportes. Cuando se necesita platicar con todo el personal docente se prestan las instalaciones de Instituto Por Cooperativa I.M.E.B.I ubicada a media cuadra de Coordinación.

2.3 Área de atención al público:

La coordinación técnica administrativa cuenta con únicamente dos locales pequeños uno para secretaria y otro para que sea utilizado por el supervisor.

La atención al público se hace primeramente en secretaría cuando las personas necesitan alguna firma, sello, alguna hoja de servicio, de recepción o entrega de algún documento o papelería, si el asunto es privado o algún problema es recibido en la oficina de Coordinador.

2.4 Área de servicio

El área de servicio es un pequeño pasillo que se encuentra fuera de las oficinas de secretaria y coordinación, utilizado también como sala de espera. Las personas que trabajan en coordinación usan las instalaciones de servicio público de la municipalidad así como, baño, lavamanos y sala.

2.4.1 Para el personal

Un salón pequeño utilizado para secretaria, un salón utilizado como bodega y Un salón para coordinación.

Las personas que visitan ésta institución cuentan con la facilidad de entrar a la coordinación para ser atendidas con amabilidad y respeto, se cuenta con un salón pequeño utilizado para secretaria donde hay 4 sillas utilizadas para las personas que lleguen a solicitar o pedir algo. Un salón utilizado como bodega donde se guarda la papelería vieja y una mesa y sillas guardadas por que se carece de espacio y Un salón para coordinación donde únicamente caben 2 sillas para atender al público en general.

2.4.2 Para el público:

Un pequeño pasillo que cuenta con una banca grande para que el público pueda esperar.

En la parte de afuera de las oficinas de secretaria y coordinación se encuentra una banca grande para que el público pueda esperar si hay mucha gente, la Coordinación cuenta con 8 sillas propias pero lamentablemente no hay espacio para colocarlas.

2.5 Archivo

Existen diferentes archivos en los cuales se almacenan todos los expedientes de los docentes que contienen toda la información de los mismos de manera actualizada, cabe mencionar que éste se encuentra organizado por escuelas, para mayor facilidad a la hora de buscar cierta información. En la Coordinación hay tres archivos uno para guardar libros de actas de diferentes fechas hasta el actual, el otro archivo se guardan POA de diferentes establecimientos así también hojas de servicio y planificaciones anuales de diferentes establecimientos públicas como privadas.

3. Administración:

3.1 Se cuenta con manual de funciones de los puestos existentes en la institución.

La coordinación trabaja bajo el seguimiento del manual de funciones como una guía. Se conocen y aplican las funciones de los diferentes puestos según las leyes de educación. Cada una de las personas que laboran dentro de esta unidad conoce y desempeñan de la mejor manera cada una de las actividades de su trabajo y aplican la legislación educativa de acuerdo al conocimiento que tiene los Coordinadores de cada área respectivamente.

Se cumplen con los procedimientos administrativos porque cada una de las acciones que se llevan a cabo dentro de la misma, lleva un proceso desde la recepción, el análisis y hasta la resolución correspondiente a los diferentes casos, en forma individual y en la cual se toman en cuenta méritos académicos, experiencia y de conocimiento al área en la que desea desempeñarse, dándole una solución en la mayoría de casos satisfactoria.

3.2 Se respeta el orden jerárquico:

Si se respeta el orden en todos sus puntos, la secretaria

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