Diseño De Una Entrada Eficaz

DISEÑO DE UNA ENTRADA EFICAZ

DISEÑO DE UN BUEN FORMULARIO

El analista de sistemas debe contar con la capacidad para diseñar formularios completos: y útiles. Es necesario eliminar los formularios innecesarios que desperdicien los recursos de una organización.

Los formularios son instrumentos importantes para dirigir el curso del trabajo. Son documentos previamente impresos que requieren respuestas estandarizadas por parte de los usuarios. Los formularios obtienen y capturan información solicitada por los miembros de la organización, que con frecuencia servirá de entrada a la computadora. A través de este proceso, los formularios sirven a menudo como documentos de origen para el personal de captura de datos o como entrada para las aplicaciones de comercio electrónico.

Para diseñar formularios útiles, es necesario ceñirse a los cuatro lineamientos siguientes:

1. Haga formularios fáciles de contestar.

2. Asegúrese de que los formularios cumplen el propósito para el cual se diseñaron.

3. Diseñe formularios para garantizar que se contesten con precisión.

4. Mantenga atractivos los formularios.

CREACIÓN DE FORMULARIOS FÁCILES DE CONTESTAR

Para reducir los errores, acelerar el llenado y facilitar la entrada de datos, es esencial que los formularios sean fáciles de contestar. El costo de los formularios es mínimo en comparación con el costo del tiempo que los empleados dedican a contestarlos y a ingresar los datos correspondientes en el sistema de información. Con frecuencia es posible eliminar el proceso de transcribir al sistema los datos que se capturan en un formulario recurriendo al envío por medios electrónicos. Con este método a menudo es necesario que los usuarios introduzcan datos por sí mismos, a través de sitios Web configurados para realizar transacciones con propósitos informativos o de comercio electrónico.

Flujo del formulario. El diseño de un formulario con el flujo apropiado puede minimizar el tiempo y el esfuerzo que dedican los empleados para contestarlo. Los formularios deben fluir de izquierda a derecha y de arriba abajo. El flujo carente de lógica requiere tiempo adicional y es frustrante. Un formulario que requiere ir directamente al fondo y regresar al principio para contestarlo refleja un flujo pobre.

Siete secciones de un formulario. Un segundo método que facilita a los usuarios contestar correctamente los formularios es el agolpamiento lógico de la información. Las siete secciones principales de un formulario son las siguientes:

1. Encabezado.

2. Identificación y acceso.

3. Instrucciones.

4. Cuerpo.

5. Firma y verificación.

6. Totales.

7. Comentarios.

La cuarta parte superior del formulario se dedica a tres secciones: el título, la sección de identificación y acceso, y la sección de las instrucciones.

La sección del título normalmente incluye el nombre y dirección del negocio que origina el formulario. La sección de identificación y acceso incluye códigos que pueden usarse para archivar el informe y acceder a él posteriormente. Esta información es muy importante cuando se requiere que una organización guarde el documento un número determinado de años. La sección de las instrucciones dice cómo debe contestarse el formulario y a dónde debe enviarse cuando se complete.

La parte media del formulario constituye su cuerpo. Esta parte del formulario requiere el mayor detalle y desarrollo por parte de la persona que lo contesta. El cuerpo es la parte del formulario que con mayor probabilidad contendrá datos variables.

La cuarta parte inferior del formulario está compuesta por tres secciones: firma y verificación, totales y comentarios. Al requerir totales finales y un resumen de comentarios se da a la persona que contesta el formulario una manera lógica de terminarlo.

Títulos. La creación de títulos claros es otra técnica que puede facilitar la tarea de contestar un formulario. Los títulos le indican a la persona que contesta el formulario qué poner en una línea, espacio o cuadro en blanco. La ventaja de poner el título abajo de la línea es que hay más espacio en la propia línea para los datos. La desventaja es que a veces no es claro qué línea está asociada con el título: la línea arriba o abajo del título.

Los títulos con líneas pueden colocarse a la izquierda con espacios en blanco y en la misma línea, o pueden disponerse abajo de la línea en la cual se ingresarán los datos. Otra manera para colocar títulos es dentro de un recuadro en lugar de con una línea. Los títulos pueden ponerse dentro, arriba o abajo del recuadro. Los recuadros son útiles en los formularios para que los usuarios ingresen los datos en el lugar correcto, e incluso facilitan la lectura al destinatario del formulario. Es importante utilizar un tamaño de fuente pequeño para el título de tal manera que no domine el área de entrada de datos. Se pueden incluir marcas verticales en el recuadro si se planea que los datos sirvan de entrada en un sistema de cómputo. Si no hay suficiente espacio en un registro para los datos, la persona que contesta el formulario, en vez del operador que captura los datos, tiene libertad para abreviar los datos. Los títulos también pueden incluir notas para ayudar al usuario a ingresar correctamente la información, como Fecha (MM/DD/AAAA) o Nombre (Apellido, Nombre, Inicial del Segundo Nombre).

Independientemente del estilo de título con líneas que se elija, es importante emplearlos de forma consistente. Por ejemplo, es confuso contestar un formulario que tenga títulos tanto arriba como abajo de la línea.

Los títulos con casillas son la mejor opción cuando es necesario restringir las opciones de respuesta. Observe la lista de métodos de viaje que se muestra en el ejemplo de elección vertical de la figura anterior. Si sólo se reembolsan al empleado los gastos de viajes de negocios para los métodos de viaje listados, un sistema de elección vertical es más conveniente que una línea en blanco. Este método tiene la ventaja adicional de recordar a la persona encargada de verificar los datos que busque un talón de boleto de avión u otro recibo.

Un título con casillas horizontales también es mejor que un título con líneas cuando la información que se requiere es rutinaria y constante. Un ejemplo es un formulario que solicite los servicios de uno de los departamentos siguientes: el Laboratorio fotográfico, el Departamento de impresión, Mantenimiento o Suministros. Los departamentos proporcionan servicios de manera rutinaria a otros en la organización y es poco probable que cambien con rapidez.

Los títulos de tabla son adecuados en el cuerpo de un formulario donde se requieren detalles. Cuando un empleado contesta correctamente un formulario con títulos de tabla, está creando una tabla para la próxima persona que recibe el formulario, con lo cual colabora a organizar coherentemente los datos.

Una combinación de títulos también es eficaz. Por ejemplo, los títulos de tabla se pueden usar para especificar categorías como la cantidad, y los títulos con líneas pueden utilizarse para indicar dónde deben colocarse el subtotal, el impuesto de ventas y el total. Puesto que los diversos títulos tienen diferentes propósitos, por lo general es necesario emplear varios estilos de título en cada formulario.

SATISFACCIÓN DEL PROPÓSITO PREVISTO

Los formularios se crean para satisfacer uno o más propósitos en el registro, el procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de información de las empresas. A veces es conveniente proporcionar información diferente a cada departamento o usuario, aunque compartiendo un poco de información básica. En estos casos es donde son útiles los formularios especializados.

El término formulario especializado también puede referirse tan sólo a la manera en que la imprenta prepara los formularios. Entre los ejemplos de formularios especializados están los formularios de múltiples partes que se usan para crear triplicados instantáneos de los datos, los formularios continuos que corren por la impresora sin intervención del usuario, y los formularios perforados que tienen un talón desprendible que sirve como registro.

CÓMO ASEGURAR LA CONTESTACIÓN PRECISA

Las tasas de error asociadas a la recopilación de datos descenderán considerablemente cuando los formularios se diseñen para garantizar su contestación precisa. El diseño es importante para lograr que los usuarios hagan lo correcto con el formulario siempre que lo utilicen.

Cuando los empleados de servicios, como los encargados de tomar la lectura del consumo de energía eléctrica o los administradores de inventarios, usan dispositivos portátiles para examinar o teclear datos en el sitio apropiado, se evita el paso adicional de la transcripción durante la captura de los datos. Los dispositivos portátiles usan la transmisión inalámbrica, o se conectan a sistemas de cómputo más grandes en los que pueden descargar los datos que haya recopilado el empleado de servicios. En estos casos no se requiere una transcripción adicional de lo que haya ocurrido en el campo.

El diseño del formulario implementa el flujo correcto: de arriba abajo y de izquierda a derecha. También se apega a la idea de siete secciones o categorías de información principales. Además, el comprobante de gastos de empleados refleja una combinación bien definida de títulos e instrucciones.

El diseño del formulario proporciona un doble mecanismo de verificación interno, con totales de columnas y totales de filas cuyas sumas deben coincidir. Si los totales de las filas y los de las columnas no coinciden,

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