Documentos Digitales

Introducción.

El presente trabajo de investigación tiene como finalidad principal establecer la importancia que hoy en día ostentan los documentos digitales ya que estos documentos digitales o electrónicos son parte de nuestra sociedad actual, incluso dentro de las organizaciones estatales encontramos gestiones completas en medios electrónicos, por lo cual es imprescindible que en estos tiempos las personas que laboran en el área de administración o gestión de documentos o información deban estar bien informadas sobre esta materia, a fin de aportar eficientemente para la implementación o mejora de la aplicación de documentos electrónicos en su organización.

Objetivos

Objetivo General.

• Conocer la importantica que conciben en la actualidad la utilización de documentos digitales.

Objetivos Específicos.

• Indicar las diferencias existentes entre los documentos tradicionales y los documentos digitales.

• Establecer la variedad de formatos de documentos digitales que se pueden utilizar al momento de elaborar un documento.

• Realizar cuadros comparativos que reflejen los contenidos tanto de los documentos tradicionales como de los documentos digitales.

• Desarrollar cada una de las características que identifican a los documentos digitales.

• Mencionar los distintos organismos que velan por la preservación de los documentos digitales en la actualidad.

Documentos Digitales.

Definición de Documento Digital.

Son documentos digitales aquellos en los cuales la información está registrada en formato electrónico, sobre un soporte electrónico, y que requiere de dispositivos informáticos para la consulta es decir que prácticamente cualquier archivo que esté en nuestras computadoras es un documento digital.

En términos generales, en el ámbito de la Bibliotecología tradicional, se habla de documento para referirse a cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación. Cualquier soporte que permita, simultáneamente, multiplicar ilimitadamente la consulta de la información en él registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo.

De acuerdo a la definición anterior, podemos decir que son documentos, por ejemplo, los libros, las revistas y los artículos que en ellas se publican; las cartas, las facturas, y los informes escritos de diverso tipo. Pero son documentos también los dibujos, los gráficos, las fotografías, las películas, los videos y las distintas formas de sonido grabado como discos, cintas, cartuchos o “cassetes”.

Son documentos -unidades significativas de información registrada- sin importar su forma mediática: texto, imagen fija, imagen en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se registra la información: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato o cinta magnética. Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.

De lo anterior se puede deducir que, cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD Rom o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra.

Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0”, señal negativa, y “1”, señal positiva.

Las señales que codifican los textos, sonidos o imágenes son reducidas a combinaciones de ceros y unos; a combinaciones de dígitos, la información así registrada se denomina “información digital”. Y los conjuntos independientemente significativos de la misma, “documentos digitales o electrónicos”.

En conclusión son documentos electrónicos, los archivos producidos con “procesadores de palabras”, “hojas de cálculo”, “administradores de bases de datos”, o programas para elaborar gráficos. Son documentos digitales, los conjuntos sistemáticamente integrados de texto, gráficos e imágenes con los que se construyen “presentaciones” en las computadoras. Son documentos electrónicos las llamadas “Páginas Web” y los mensajes que se transmiten por “e-mail”. Y lo son también las fotografías, el sonido y los videos producidos con instrumentos cámaras y grabadoras llamados digitales; instrumentos que registran directamente la información audiovisual, en forma de señales eléctricas positivas y negativas en un medio electrónico.

Características.

Los documentos digitales tienen características que los diferencian de los documentos tradicionales.

Por ejemplo, los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. Esta es una característica relacionada con la forma en que funciona el documento.

Un documento digital puede cambiársele el contenido de una línea, de un párrafo o una página, sin que por ello haya que cambiar el documento entero. Esta es una característica relacionada con la “identidad” del documento; con la condición de documento único, de “testigo” científico o académico que corresponde a un documento tradicional, cuando se utiliza como apoyo para la discusión, demostración o ilustración de una tesis, hipótesis o teoría.

Distinguimos en consecuencia, dos tipos de características en estos documentos: funcionales y de identidad.

Características Funcionales

 Carácter Interactivo de los Documentos Digitales.

La lectura de un documento tradicional es pasiva.

El documento dice y el lector elabora a partir de lo que percibe.

El lector no está en capacidad de preguntar sobre el contenido, debe preguntárselo a si mismo y continuar con la lectura para saber si la respuesta existe. Además, el lector es incapaz de poder agregar nuevos contenidos a los ya establecidos en el documento. Incapaz de incorporar a él las ideas que genera la lectura, enriqueciendo con las propias, las del autor y las de futuros lectores.

Los editores, en un intento por superar esa pasividad, esa inercia del documento tradicional, han inventado los llamados puntos de acceso a los contenidos de los documentos impresos: tablas de contenido, índices cronológicos, onomásticos y geográficos. Han inventado atajos como los resúmenes y las reseñas; señalizaciones, como los títulos, subtítulos e indicaciones al margen.

Los lectores, por su parte, elaboran notas al margen, hacen llamadas que envíen a otras partes o páginas del documento, comentan con su puño y letra en los espacios que deja libre el diseño editorial.

El documento electrónico, por el contrario, permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además, reaccionar ante exigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento..

Gracias a las posibilidades antes descritas, el usuario puede establecer un cierto grado de comunicación con el documento electrónico: le transmite mensajes y el documento responde; el documento transmite mensajes al usuario y el usuario responde. El lector actúa sobre el documento y el documento reacciona; el documento actúa sobre el lector y el lector reacciona... En eso consiste la interactividad

 Carácter multimediático de los documentos digitales

Para informar, los documentos tradicionales sufren limitaciones por el carácter mono mediático de su condición: Un texto informa a través de la palabra; una foto con la imagen; una grabación con el sonido. Ciertamente, un texto se puede ilustrar con una imagen y una foto puede explicarse con un texto adyacente, pero el mensaje se transmite por un medio principal al que los otros complementan.

De hecho, la complementación mediática parece ser una necesidad de cada forma comunicacional. Los documentos impresos, por ejemplo, no pudieron nunca suplir plenamente a la palabra hablada en el proceso comunicacional.

El pastor que comenta al libro sagrado, el conferencista que interpreta textos académicos o científicos, e incluso el lector circunstancial en voz alta, nunca desaparecieron como compañeros de la lectura individual. Ni la palabra hablada pudo prescindir de la ilustración para complementar su mensaje gráficos en una conferencia; música y efectos que recuerdan imágenes en la radio.

Los documentos digitales, por el contrario, permiten integrar en un sólo ambiente, información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de sonido.

Los documentos digitales permiten que quién los elabora, combine distintas formas de presentar información en un sólo documento.

El documento digital puede, así, combinar texto con sonido; sonido con imágenes;

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