Valoración de los documentos digitales en archivos

UNL - Tecnicatura en Bibliotecología

METODOS DE INVESTIGACION EN BIBLIOTECOLOGIA

EXAMEN FINAL

Fecha: septiembre de 2020

Llamado: único (dejar lo que corresponda)

Alumna/o: Brahmer, Margarita

Consignar año de cursada de la asignatura: 2020

Consignar si rindió alguna vez la asignatura:   NO  (dejar lo que corresponda)

Examen final

“Valoración de los documentos digitales en archivos”

Introducción

Actualmente y desde hace un tiempo, ante el avance de las nuevas tecnologías, se ha producido un importante crecimiento de los documentos disponibles en formato electrónico o digital.

Frente a esta situación ha sido necesario crear áreas de trabajo que se ocupen del manejo y la conversión de documentos físicos a formatos digitales y que faciliten a las organizaciones llevar a cabo la adquisición, gestión, almacenamiento, utilización y manejo de estos documentos.

En el presente texto se abordará la temática de valoración del documento digital en los archivos.

Desarrollo 

Para comenzar, es necesario definir qué es un documento digital. Es un contenedor de información que se encuentra en un dispositivo electrónico, que hace posible organizar, presentar y gestionar información relativa a un hecho, una persona o una temática determinada de una manera no física.                                                          

Aunque este criterio se ha utilizado con objetivos prácticos, resulta entre todos los analizados, el más general para abordar la temática que nos interesa: su valoración.    

(…) se  define  al  documento  de archivo digital  “como aquel que ha sido capturado y fijado para su almacenamiento y manipulación en un sistema de computadora  y  que  requiere  el  uso  del  sistema  para  ser  inteligible  por  una  persona. (…) en  la  misma  base  se  localiza  la  definición  de documento de archivo electrónico: Documento de archivo analógico o digital que es transportado por un conductor eléctrico y requiere del uso de equipo electrónico para ser inteligible por una persona. (InterPARES 2 Terminology Database, 2006, citado por Bernard Amozorrutia, 2010, p.1).

A los efectos de otorgar a estos documentos la valoración que se merecen, es necesario delimitar cuáles serán los criterios a utilizar.

De qué se habla cuando se habla de valoración documental. Para ello se investigó la valoración que se les otorga en archivística a los documentos en formato físico.

Anne J. Gilliland identifica cinco principios en los que se basa lo que denomina la “perspectiva archivística” y que vendrían a definir y diferenciar la Archivística de otras disciplinas relacionadas con la documentación y la conservación del patrimonio cultural: la inviolabilidad de la evidencia, el respeto a los fondos, a la procedencia y al orden original, el ciclo de vida de los documentos, la jerarquía de los documentos y de sus descripciones, y la naturaleza orgánica de los mismos.

La relación entre estos cinco principios podría resumirse así: por su natural producción, los documentos  son  testimonio  fidedigno  de  las  actividades  humanas;  su  valor evidencial puede garantizarse demostrando una continuidad en la custodia, definida por un tratamiento técnico que permite conservar los documentos contextualizados a lo largo del tiempo. Las distintas prácticas archivísticas  (organización,  clasificación,  ordenación,  descripción,  identificación,  valoración  y conservación)  tendrían  como  horizonte  garantizar  la  preservación  de  la  documentación administrativa de forma tal que pueda considerarse testimonio fehaciente de las actividades que la produjeron. (Casellas I Serra, Bernard Amozorrutia, Mendoza Navarro y Pak Linares, 2012, p.3)    

Así mismo existen varios antecedes que pretenden tratar esta problemática y dejar definidos los elementos claves para la valoración de documentos digitales. Esto también lleva a que surjan otras cuestiones teóricas y prácticas en relación a este nuevo tipo de documentos, y que no basta con solo conocer el tratamiento documental que se le da al formato físico para poder aplicarlo en ellos: “la valoración supone una gran responsabilidad para los archiveros, pues cuando valoramos estamos dando forma al futuro de nuestro patrimonio documental; la valoración es un procedimiento complicado, pues conlleva unos presupuestos teóricos y una metodología práctica, que se influyen mutuamente” (Casellas I Serra et al., 2012, p.4)

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