EL BUEN ADMINISTRADOR

Manual para el Administrador del Condominio

Gracias, por solicitarnos este sencillo pero eficiente Manual para

administrar un Condominio, ya sea de vivienda o de oficina.

Esperamos que te sirva y que le saques provecho, cualquier

duda respecto a este tema, encontrarás al terminar un link para

que nos puedas enviar un mensaje.

-O-

¿Eres responsable de la administración

de tu condominio?

Yo he pasado ya por varias administraciones en diferentes

condominios y en todos ellos se han ido quedando mis

enseñanzas y han continuado utilizando las técnicas que les

compartí para mantener el estado del condominio en óptimas

condiciones y también el balance de los gastos. Por eso es

que me atrevo a escribir este Manual, para compartir esos

conocimientos y experiencias con ustedes.

-O-

La primera regla para la administración...

La primera regla que toda administración de condominios debe

tener en cuenta es que la cantidad que pagan sus condóminos

por concepto de cuotas de administración no sea menor ni justa

a los gastos promedio de cada mes, sino sobrada.

¿Y porqué debe ser sobrada? Porque de esa manera el

administrador podrá ir haciendo los gastos necesarios del mes

con holgura, además de ir juntando una cantidad que les

permitirá hacer gastos mayores posteriormente.

Si la cuota es justa o apenas rebasa el promedio de los

gastos mensuales, el administrador va a verse en la necesidad

de tener que pedir abonos extras para ir cubriendo las

necesidades, complicando esto más el trabajo y requiriendo

de más tiempo dedicado a ello, además de que si uno o dos

condóminos se atrasan cubriendo su cuota, no se contará en

caja con lo suficiente para cubrir los gastos del mes..

En nuestro edificio hace tiempo ya que pagamos una cuota

que está como el 20 o 30% arriba de lo que se necesita y han

salido reparaciones mayores muy importantes como la pintura

total del edificio (que son 3 torres!) sin pedir ningún pago extra

a los condóminos. La administración juntó la mitad o poco

más, y el resto se arregló con la compañía que nos dió el

servicio, que nos diera unos meses para pagar y ¡aceptaron!

Todo es cuestión de intentarlo.

-O-

La segunda regla para la administración...

La segunda regla importante para administrar un condominio

con éxito es el orden en la “caja chica”. Esto significa que

debes de cuadrar tus gastos y según lo que tu libro de cuentas

diga que tienes, revisar que efectivamente lo tengas.

Generalmente no le damos importancia a este punto y

esperamos hasta cerrar el mes para tratar de cuadrar todo y

claro, la memoria no te da para recordar todos los detalles de

movimiento del dinero como para encontrar diferencias en

faltantes. Cada vez que entre o salga dinero, revisa que todo

está correcto, sólo serán unos pocos minutos y te evitarás

mucho trabajo al acabar el mes.

Para lograr esto, debes empezar cada mes con las cuentas

claras. Haz tu corte el día último del mes y una vez que hayas

logrado que coincida la cantidad que dicen tus anotaciones con

la que tienes en tu caja chica más la cuenta de cheques o lo

que sea la forma en que lo manejen, comenzarás el siguiente

mes con este nuevo saldo.

-O-

Si cobras o pagas algo...

Si recibes dinero

Cada vez que te paguen cuotas y entre dinero o cheques a tu

caja, anotas los pagos, sacas el saldo y cuentas el dinero para

estar seguro que coincide con el saldo escrito.

Si haces gastos

Cada vez que sacas dinero, si puedes lo anotas de inmediato

en tu cuaderno, si no, entonces pones junto con el dinero un

papel donde escribas el concepto, la cantidad y la fecha. Y

cuando tengas tiempo, te sientas a hacer tus anotaciones,

sacar el saldo y contar el dinero, debe coincidir. Si haces esto

todas las veces que saques dinero de tu caja, rara vez tendrás

diferencias.

¿Y porqué es que debo revisar que el saldo y el dinero

coincidan, tantas veces?

Porque cuando revisas tu saldo y el dinero siempre que haces

un movimiento, es más fácil recordar cualquier cosa que te

haya faltado anotar, cualquier emergencia que hayas tenido,

cualquier error, cualquier diferencia.

Generalmente la misma cantidad que te da como diferencia,

cuando lo haces cada vez, claro, te va a dar la pauta de qué

cosa es lo que faltó anotar, o si se anotó mal algún pago.

-O-

El cuaderno de movimientos mensuales

Después de pasar por varias administraciones, se ha

demostrado que la forma en la que llevamos los movimientos

del mes en un cuaderno ha resultado exitosa, además de fácil,

porque ahorras mucho tiempo en revisiones y búsquedas por

diferencias y para cuando completas el mes, el corte está

prácticamente hecho. Debes de tener un cuaderno para hacer

tus anotaciones de ingresos y egresos así como de adeudos.

Estos son los pasos:

- El cuaderno debe ser tamaño carta y todas las anotaciones

se harán con lápiz. Se utilizan 3 hojas para cada mes:

- La primera hoja se titulará:

Pagos del mes de _______de 2011

Esta hoja será para anotar los pagos que los condóminos

hacen cada mes. Y la dividiremos en 5 columnas. La primera

columna para anotar el número del departamento o casa, la

segunda para la cantidad que paga del mes en curso, la tercera

para el pago del gas, la cuarta para los pagos atrasados y una

quinta para observaciones, como comentarios del adeudo

atrasado pendiente, si pagó con cheque, etc. O divídelo en las

columnas que requiera tu administración, que pueden variar

según el condominio. Si mantienes esta hoja actualizada en

todo momento a lo largo del mes, podrás saber quienes

adeudan todavía ya que estarán los espacios vacíos en las

columnas, y podrás también saber cuánto dinero ha ingresado

cuando te sea necesario saberlo.

- La segunda hoja se titulará:

Adeudos pendientes del mes de_____de 2011

La dividiremos en la misma forma en que lo hicimos con la hoja

anterior, las columnas para departamento, cantidad de cuota

de el mes en curso, la columna del gas, cantidad de adeudo

anterior, y la de observaciones. Aquí anotaremos, al comienzo

de cada mes, todos las cuotas del mes en curso en la columna

correspondiente, al principio del mes, porque serán adeudos

hasta que te los vayan pagando, anotarás también los adeudos

atrasados de cuotas o gas en su columnas correspondientes.

Y cada vez que un condómino pague ya sea su cuota del mes,

gas o adeudos atrasados, lo anotas en la primera hoja como

pago y lo borras de la segunda como adeudo, para saber en

cualquier momento del curso del mes cuánto y quienes te

adeudan, será una mirada rápida. Esta hoja te dará la

información precisa en cualquier momento del mes, si

mantienes los datos al día cada vez que haya un movimiento.

- La tercera hoja se titulará:

Gastos del mes de_______de 2011

En esta hoja anotarás lo primero de todo el saldo inicial del

mes, esto es la cantidad con que contabas de dinero al 30ó

31 del mes anterior una vez revisadas tus cuentas. Dividirás

las columnas después de tu saldo como sigue: Fecha del

gasto,concepto del gasto y cantidad. Podrás ir haciendo

sumas parciales de los gastos para que puedas ir revisando

tus cuentas, con lápiz, por supuesto. Cada vez que quieras

revisar tu saldo anotado en el cuaderno contra lo que tienes

de dinero, le sumas los ingresos a tu saldo inicial y le restas

los gastos, el saldo que te de esa cuenta debe de coincidir

con el dinero que tengas.

Si mantienes este orden en tu administración, verás como es

mucho más fácil el trabajo y siempre tendrás las cuentas al

día. Y al cerrar el mes a la hora de hacer el corte, no tendrás

más que copiar las 3 hojas en el estado en el que hayan

terminado y una vez bien revisado que todo coincida. No

tendrás esa sensación de agobio por tener que sentarte por

varias horas a revisar todo y hacer coincidir el saldo, porque el

trabajo estará hecho. Y así será menos engorroso cumplir cada

mes con la tarea de hacer el estado de cuentas. Mantendrás a

tus condóminos informados y tú estarás cumpliendo con tu

compromiso sin ningún tipo de presiones, contando además

con un registro claro de la administración que podrás mostrar a

los vecinos cuando alguno te lo requiera..

Si deseas recibir en tu buzón el archivo de excel con los

ejemplos de las hojas que te comento, escríbenos a

correo@organizateya.com y con gusto te lo enviaremos,

así como aclararte cualquier duda que tengas respecto

a este texto.

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¿Y para los morosos?

La mejor manera de presionar a los condóminos que no paguen

a tiempo es colocar un pizarrón en la entrada del

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