ELABORACION DE UN PRESUPUESTO

Elaboración del presupuesto

La empresa cuenta con 5 fases presupuestarias, de las cuales las dos primares corresponden a su elaboración:

1.- La primera fase es la PRE – FORMULACIÓN.

En esta fase se establecen las premisas a seguir, como no poseen un manual para la elaboración del presupuesto, debido a que para la empresa este es considerado como un factor limitante al momento de asignar los recursos, estas premisas son establecidas de manera conjunta por el Comité Ejecutivo y la Junta de Accionistas en consideración a las necesidades de la empresa y los interese de los accionistas.

2.- La segunda fase es la de la FORMULACIÓN.

En esta se define el Plan de Inversiones y cada uno de los seis presupuestos elaborados por la empresa (Presupuesto de Ingresos, Presupuesto de Producción, Presupuesto de Materiales, Presupuesto de Gastos Administrativos, Presupuesto de Gastos de Venta y el Presupuesto de Flujo de Efectivo); además se realiza la Consolidación Final del Presupuesto Oficial.

"Cabe destacar que para la realización de este trabajo la empresa nos suministró información sólo acerca del Presupuesto de Ingresos y del Presupuesto de Producción".

*Presupuesto de Ingresos.

En este presupuesto la empresa estima cuáles serán sus ingresos para el próximo año. La empresa tiene 4 fuentes de ingresos:

a) Ingresos por publicidad: este se refiere, como su nombre lo indica, a todos los ingresos que percibe la empresa por publicidad, no sólo por la que publica en el periódico, sino también por la que viene encartada en el mismo.

El ingreso por este servicio varía dependiendo de si dicho encarte es impreso por la empresa publicitada o por el propio diario, pero además este ingreso también dependerá de una variable externa, como por ejemplo: INDEPABIS, ya que si una vez impresos dichos encartes no reciben la aprobación el mencionado organismo estos no podrán ser encartados y por ende el ingreso por este servicio dejaría de percibirse.

b) Productos publicitarios: estos incluyen los ingresos por: Servicios de Impresión, Ingresos Financieros, Ingresos por desperdicios, Ingresos varios, suscripciones, agentes patrocinantes, coleccionables y divulgación a terceros.

c) Circulación: son los ingresos recibidos por las ventas del diario.

d) Otros Ingresos: incluye todos los demás ingresos, auque estos son ingresos menores. Por ejemplo, la venta de algún activo.

En cuanto a sus Egresos, la empresa cuenta con 3 tipos principales, que son: la Nómina, Materia Prima y Otros Egresos. Para la empresa, el presupuesto que debe estar mejor proyectado es el de Nómina, ya que éste representa el 40% de los Egresos de la empresa y para la misma es el más importante.

*Presupuesto de Producción.

Para la elaboración de este presupuesto la empresa determina cuál será la cantidad de ejemplares a fabricar en el período a presupuestar.

También debe establecer políticas para los niveles de inventario, teniendo en cuanta que a diario se producen 75.000 ejemplares. Esto le va a permitir a la empresa tener una idea de cual será el costo de su proceso productivo.

En este presupuesto también se consideran las variables externas, debidas a que el papel que utilizan para imprimir el periódico lo importan de Canadá por lo que tienen muy en cuenta el precio del dólar al momento de realizar este presupuesto.

En esta fase de la formulación del presupuesto cada unidad de negocio deberá elaborar su presupuesto siguiendo las premisas establecidas por la junta de accionistas. Posteriormente estos presupuestos serán evaluados por la Gerencia de Control de Gestión quién se encargará de elaborar la consolidación final del presupuesto oficial.

Una vez consolidado el presupuesto es presentado al Comité Ejecutivo para su primera discusión, el 30 de Noviembre de cada año, en la cual casi siempre es devuelto.

Luego de ser reajustado es presentado para su segunda discusión ante el Comité, una vez que éste lo discute y si no considera necesario otros ajustes, es presentado anta la Junta de Accionistas (a mediados de diciembre), quienes la mayoría de las veces lo aprueban en su primera discusión. Finalmente, luego de ser aprobado el presupuesto queda listo para su puesta en ejecución el 1ero. De Enero de año próximo.

Otros aspectos que se consideran para la formulación del presupuesto, es la inflación, ya que ellos elaboran un presupuesto anual y cada una de las estimaciones y asignaciones que realizan a cada partida se hacen en función a 1 año.

Además, es de vital importancia para la empresa que ninguna partida se subestime o se sobrestime en un 25%, a excepción de la partida de Papelería y Útiles de Oficina. Cualquier subestimación o sobrestimación distinta y/o fuera de este porcentaje genera preocupación para la empresa.

El tipo de presupuesto elaborado es rígido, lo que significa que la empresa estima y prevé todas sus necesidades en función a 1 año, si van a contratar a más personal, si va a existir una vacante, etc. Si por alguna causa una partida resulta insuficiente, se reconduce los recursos de una partida a otra, para ello se debe presentar a la Junta de Accionistas las razones bien justificadas de por qué resultó insuficiente dicha partida, por qué se generó ese desembolso extra o por qué no fue prevista esa erogación.

Pero antes de realizar cualquier reconducción presupuestaria ésta debe contar con la aprobación de la Junta de Accionistas, la misma es la que decide si se le da curso o no a dicha reconducción.

3.- La tercera fase es la EJECUCIÓN.

En esta fase el presupuesto que ya ha sido aprobado es puesto en marcha. Durante la ejecución del presupuesto la empresa espera que todo salga conforme ha sido planeado.

En el mes de Mayo y Junio aproximadamente ellos realizan una revisión presupuestaria, la cual es formal y puede llegar a sustituir al presupuesto, esto en el caso de que hayan ocurrido variaciones económicas tan marcadas imposibles de haber sido previstas con anterioridad, como por ejemplo, un incremento en los precios del dólar o en la inflación.

4.- La cuarta fase es el CONTROL PRESUPUESTARIO.

Esta fase va de la mano con la fase anterior, ya que en esta básicamente sirve para constatar que todo está saliendo conforme a lo planeado por la empresa.

Este control se realiza mensualmente por la Gerencia de Control de Gestión.

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