Eficiencia de Procesos

INTRODUCCIÓN

El Rightsizing es un enfoque moderno de la administración el cual nos permite conocer los puntos, estrategias y ventajas para así llegar a satisfacer las necesidades de los clientes la cual lleva a una empresa a obtener sus logros y beneficios. También tiene sus desventajas como la estabilidad, trabajadores sin experiencia, los cuales no deja que la empresa tenga éxitos en su realización de sus respectivas labores El principal objetivo de Rightsizing es obtener una administración de calidad estratégica total,(calidad en sus productos, trabajadores, servicios, ambiente, etc.) la cual ayuda a una empresa a desarrollarse correctamente.

En muchas ocasiones, nos hemos encontrado con empresas e instituciones que tienen interés en “evaluar cargas de trabajo”, o al menos, esa es la frase que utilizan para expresar su necesidad. Normalmente, estas organizaciones han identificado problemas en términos de un aparente desbalance entre el trabajo que realizan unas personas y otras, muchas veces dentro de la misma unidad funcional. Un síntoma frecuente que se menciona es que algunas personas siempre se tienen que quedar trabajando después de la hora y otras no.

La problemática anterior tiene muchos matices y está lejos de ser un tema que se puede resolver mediante una “fórmula mágica”. Median-te el presente artículo buscamos clarificar cuáles son los enfoques básicos con los que se deben atender estas situaciones y mostrar de forma resumida una metodología práctica para identificar y corregir estos desbalances. El planteamiento lo presentamos bajo el término de “Rightsizing” (dimensionamiento correcto), el cual busca fundamentalmente asegurar que la organización cuente con la cantidad de personas que precisamente necesita en función del volumen de operación y los productos generados.

Antes que nada, debemos estar claros en las tres grandes vertientes que emanan de una problemática de dimensiona-miento de personal dentro de cualquier organización:

a. Eficiencia de Procesos

b. Tecnología

c. Desbalance de Carga de Trabajo

Si bien, en el presente artículo nos concentraremos en la tercera vertiente, incluimos una reseña sobre la relación de las primeras dos dentro de un contexto de Rightsizing.

Eficiencia de Procesos

El primer análisis que se puede realizar para corregir problemas de Rightsizing es el que corresponde a los procesos dentro de la organización. Naturalmente, si un proceso es ineficiente, ello puede conllevar a la necesidad de más o menos personas de las que realmente se podrían requerir. El ejemplo clásico se observa en organizaciones con exceso de burocracia, en las que debido a procesos que requieren más pasos de los que realmente agregan valor, se terminan empleando más personas de las que realmente son necesarias.

El enfoque de eficiencia de procesos viene siendo fundamentalmente a lo que muchos denominan Reingeniería, la cual tuvo mucho protagonismo en la década de 1990. Si en un momento dado aplicamos la reingeniería para la revisión y rediseño de procesos, en donde el objetivo es maximizar su eficiencia de cara al cliente interno o externo, este análisis indudablemente resultará muchas veces en conclusiones sobre el exceso o déficit de personal. Ahora bien, este enfoque no se concentra exclusivamente en evaluar el dimensionamiento de personal, pero sin duda entra en juego dentro del análisis.

Tecnología

Esta vertiente suele caminar muy de la mano de la reingeniería de procesos. Normalmente, cuando se busca hacer más eficiente un proceso, una de las opciones inmediatas es la incorporación de tec-nología, especialmente donde se involucran el procesamiento de in-formación. La incorporación de tecnología con frecuencia tiene como resultado algún cambio en el dimensionamiento de personal, e inclu-sive, en ocasiones la implantación de nuevas tecnologías tiene como propósito precisamente una reducción de personal.

En este sentido, podemos decir que esta segunda vertiente es un enfoque que puede ser visto desde la perspectiva de los procesos, pero también desde la perspectiva del dimensionamiento de plantillas de personal. Un ejemplo muy sencillo puede ser el caso de una em-presa que cuenta con una persona que registra el ingreso y la salida del personal, a manera de control de asistencia. Dicha empresa deci-de adquirir un lector biométrico (palma de la mano) para que cada empleado registre su entrada y su salida. Automáticamente queda suprimida la plaza del controlador de asistencia y reemplazada por una solución tecnológica. Ahora bien, la decisión del cambio podría haber surgido por el deseo de mejorar la eficiencia del registro de asistencia (reingeniería del proceso de nóminas de pago), o podría haber surgido directamente por el interés de reducir costos (en este caso mediante la reducción de plazas).

Desbalance de Carga de Trabajo

Si hacemos caso omiso a la eficiencia de los procesos y descartamos la incorporación de tec-nología, llegamos a un punto en donde el análisis se centra exclusivamente en la adecuación entre el número de personas que tiene la organización y la cantidad de trabajo existente. Es decir, asu-miendo los procesos y tecnología actual, cómo determinamos si contamos con la cantidad de personas correcta. Es aquí donde queremos ilus-trar una metodología práctica de Rightsizing, la cual puede aplicarse en cualquier organización a manera de “auditoría”, para identificar áreas de mejora en materia de dimensionamiento.

Claro está que un análisis “perfecto” de carga de trabajo implicaría un estudio de tiempos y movimientos, al estilo de Frederick Taylor. El problema con este enfoque es que se requiere de una enorme inver-sión de tiempo, a la vez que se adecúa mayormente a actividades operativas, siendo difícil de aplicar en tareas de índole administrativo. La idea es encontrar un punto intermedio entre un análisis científico de ingeniería y una apreciación “de dedo” al momento de evaluar el dimensionamiento de personal.

La solución que nosotros recomendamos, es la realización de Audito-rías de Rightsizing con un enfoque práctico, la cual se basa en los siguientes elementos:

Número 86, Agosto de 2011

a. La relevancia organizacional

b.

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