El Proceso Administrativo Y Su Importancia En La Salud

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Las funciones del administrador en conjunto forman el proceso administrativo, el cual a su vez va a depender de los diferentes autores, ya sean clásicos o neoclásicos.

FAYOL URWICK GULICK KOONTZ Y O´DONNELL NEWMAN DALE

Prever Investigación

Previsión

Planeación Planeación Planeación Planeación planeación

Organizar Organización Organización Organización Organización Organización

Ordenar Coordinar Mando

Coordinación Administración de personal

Dirección

Coordinación Designación de personal

Dirección Liderazgo Dirección

Controlar Control Información

Presupuesto Control Control Control

Actualmente dentro de los procesos aceptados y aplicados en las funciones básicas del administrador son la planeación, la organización, la dirección y el control; y la secuencia de estas funciones es lo que va a constituir el ciclo del administrador. Por lo tal el proceso administrativo es cíclico, dinámico e interactivo.

1.- Planeación:

La planificación es la primera función administrativa y sirve de base para las siguientes funciones. Determina los objetivos que deben alcanzarse y detalla los planes para alcanzarlos, representa un modelo teórico para la acción futura. Este proceso nos indica a donde se pretende llegar, que debe hacerse, cuando, como y en qué orden.

1.1. Establecimiento de los objetivos. Los objetivos son los resultados futuros que se espera alcanzar. Son las metas seleccionadas que se pretenden alcanzar en cierto tiempo con determinados recursos disponibles o posibles.

1.2. Desglose de los objetivos. Los objetivos deben visualizarse según la jerarquía que van desde los generales hasta los operativos u operacionales que implican simples instrucciones para la rutina cotidiana; y en consecuencia de la jerarquía de los objetivos. A partir de los objetivos organizacionales, se pueden fijar sus políticas, directrices, metas, programas, procedimientos, métodos y normas

1.3. Amplitud de la planeación. Se basa en la jerarquización de la planeación, en este sentido existen tres niveles: estrategia, táctica y opcional

1.3.1. Planeación estratégica: proyecta a largo plazo, cobija la empresa como totalidad y está definida por la cúpula de la organización y corresponde al plan general.

1.3.2. Planeación táctica: proyecta a medio plazo, cobija cada departamento y se define en el nivel intermedio (en cada departamento).

1.3.3. Planeación operacional: proyecta a corto plazo, cobija cada tarea aisladamente y está definida en el nivel operacional.

1.4. Tipos de planes. Un plan es un curso predeterminado de acción durante un periodo específico, describe un curso de acción para alcanzar un objetivo y proporciona respuestas a las preguntas que, cuando, como, donde y por quien. Existen cuatro clase de planes:

1.4.1. Procedimientos, son los planes relacionados con métodos de trabajo o de ejecución, y se representan por gráficas denominadas flujogramas.

1.4.2. Presupuestos, son planes relacionados con dinero durante un determinado tiempo, ya sea por ingresos o gastos.

1.4.3. Programas o programaciones, son planes relacionados con el tiempo, y se basan en la correlación de dos variables. Tiempo y actividades que deben ejecutarse. El programa más simple se denomina cronograma y el más complejo se representa mediante técnicas como el PERT (Program Evaluation Review Technique) o técnica de evaluación y revisión de programas.

1.4.4. Reglas o reglamentos, son planes relacionados con comportamiento solicitado a las personas en determinadas situaciones.

2. Organización. La palabra como tal abarca varios significados, y su aplicación dependerá en que área sea enfocada, de esta manera podemos referirnos a una organización como entidad social y una organización como función administrativa.

2.1. Organización como entidad social. La organización es una entidad social porque la conforman personas, está orientada en objetivos porque se halla diseñada para conseguir objetivos y está estructurada deliberadamente porque propone la división del trabajo y asigna su ejecución a los miembros. La organización presenta dos aspectos diferente: la organización formal y la organización informal.

2.2. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo. Representada en el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la ejecución.

Cobertura de la Organización.

1. Organización Global. Implica la empresa como totalidad, puede asumir tres tipos: lineal, funcional y línea-staff.

2. Organización departamental. Es el denominado diseño por departamento.

3. Organización de tareas y operaciones. Enfoca las tareas, actividades u operaciones específicas.

La función de organizar en el proceso administrativo es: dividir el trabajo, agrupar actividades en una estructura lógica, designar personas para ejecutarlo, asignar los recursos y coordinar las actividades.

3 Dirección. Su función es poner en acción y dinamizar la empresa, y está directamente relacionada con la disposición de los recursos humanos de la empresa. Se dirige los esfuerzos hacia un propósito común, se comunica, se lidera y se motiva.

Para dirigir a los subordinados en cualquier nivel de la organización, el administrador necesita comunicar, liderar y motivar. Como no existen empresas sin persona, la dirección constituye una de las más complejas funciones administrativas porque implica orientación, asistencia en la ejecución, comunicación, motivación, en fin, todos los procesos por medio de los cuales los administradores procuran influir en los subordinados para que se comporten según las expectativas y consigan los objetivos de la organización.

Niveles de la dirección:

a. Dirección Global. Abarca la empresa como una totalidad, concierne al presidente y cada director, corresponde al nivel estratégico.

b. Dirección Departamental. Abarca cada departamento, es la llamada gerencia, corresponde al nivel táctico de la empresa.

c. Dirección Operacional. Orienta a cada grupo de persona, es la llamada supervisión, corresponde al nivel operacional de la empresa.

4. Control. La función de controlar en proceso administrativo se encarga de definir los patrones de desempeño, monitorear el desempeño, comparar el desempeño con los estándares y emprender la acción correctiva para garantizar el logro. En administración tiene varios significados, ya sea como función restrictiva y coercitiva, como sistema automático de regulación o como función administrativa.

Fases del Control.

a. Establecimiento de estándares o criterios. Los estándares representan el desempeño deseado. Los criterios representan las normas que guían las decisiones, son disposiciones que proporcionan medios para establecer que deberá hacerse y cuál es el desempeño o resultado que se aceptara.

b. Observación del desempeño. Busca obtener información precisa sobre la operación.

c. Comparación del desempeño con el estándar establecido. El desempeño debe compararse con el estándar y verificar eventuales desviaciones y se lleva a cabo, por medio de graficas, indicadores, porcentajes, medidas estadísticas.

d. Acción correctiva. La acción correctiva busca lograr que lo realizado esté de acuerdo con lo que se pretendía realizar.

Tipos de Estándares.

Cantidad Calidad Tiempo Costo

• Volumen de producción

• Niveles de inventario

• Número de horas trabajadas • Control de calidad del producto

• Especificaciones del producto

• Control de calidad de la materia prima • Tiempo estándar de producción

• Tiempo medio de almacenamiento

• Estándares de rendimiento • Costo de producción

• Costo de almacenamiento

• Costo estándar

La cobertura del control.

Control Contenido Periodo Amplitud

Estratégico Genérico, sintético y global Largo plazo Macroorientado, aborda la empresa como totalidad

Táctico

Menos genérico y más detallado Mediano plazo

Aborda por separado cada unidad de la empresa.

Operacional

Detallado, específico y analítico

Corto plazo

Microorientado. Aborda sólo cada tarea u operación

NATURALEZA INTERACTIVA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Fuente: Stoner, J. (1997).

La interactividad de los Procesos Administrativos, no es más que vinculación permanente entre los distintos subprocesos que lo conforman, el cual se logra a través de las personas; cuando éstas se ubican en los distintos niveles de la organización generando cumplimiento de sus funciones con el propósito de alcanzar el objetivo organizacional.

La Naturaleza Interactiva del Proceso Administrativo, debe generar “Retroalimentación” formando una cultura de comunicación entre el jefe y el colaborador para que se revise el grado de avance de los objetivos, revisando tanto el QUÉ (logro de los objetivos) así como el CÓMO (comportamientos). El tiempo dedicado a los colaboradores en este aspecto ayuda a identificar errores a tiempo de ser corregidos sin consecuencias graves, reforzar los comportamientos deseados y señalar los no deseados, dirigir el trabajo en la dirección correcta, y crear un vínculo de interés auténtico en el desarrollo de los empleados. Chiavenato, I. (1995)

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