El oficio. GERENTE GENERAL DE HIDRANDINA S.A.,Trujillo

EL OFICIO

1. Concepto. 

 El oficio es el documento de mayor carácter formal dentro de la correspondencia entre funcionarios, autoridades o representantes de instituciones públicas o privadas. Por lo general,  requiere una respuesta.

         Es un documento de carácter interinstitucional.

2.        Requisitos formales.

• Se escribe en papel bond – tamaño oficio.
• Se presenta por duplicado.
• Se debe redactar en papel membretado. El membrete permite identificar a la institución remitente y garantiza la validez y formalidad del documento.
• El Año Calendario (nombre del año) es una parte complementaria que se recomienda anotar en la parte superior central del documento, luego del membrete.
• Normalmente, el oficio se redacta en estilo semibloque.
• Es necesario uniformar el criterio de la puntuación para cada estructura del documento.  Es posible emplear puntuación abierta, respetando el uso de los signos internos, sin cerrar la puntuación.  

Ejemplo:

Pacasmayo,  07 de mayo de 2016

Asunto: Comunica pérdida de material

En caso contrario, la puntuación cerrada obliga a colocar punto al finalizar cada parte del documento.

 3.        Estructura. 

1. Lugar y fecha.  Se escribe del centro del papel hacia la derecha separando mediante coma el lugar de la fecha.  El nombre del mes se escribe con minúscula. Se coloca punto, al final.

3.2        Código. Se escribe desde el margen izquierdo. Contiene el nombre y número del documento, las siglas o iniciales de la institución remitente y de la oficina responsable.  La enumeración es correlativa, desde el primer al último día útil del año. En algunas instituciones privadas se suele empezar a enumerar desde la juramentación de los directivos.

3.3        Destinatario. Normalmente puede contener estos cuatro datos: el tratamiento (señor/ señora/ señorita), el nombre o abreviatura de su título profesional (si lo tiene), el nombre  (no se resalta en mayúsculas) y el cargo o función de la persona a quien se dirige el documento (mayúsculas).  Cuando no se conoce el nombre del destinatario es posible escribir sólo el cargo.

En el caso del oficio múltiple, con un mismo número y texto, se dirige a varias personas o instituciones,  de tal manera que se mantiene el mismo formato de su contenido y sólo se dejan los espacios para anotar los datos del destinatario específico.  La palabra Presente o Ciudad es un formulismo que va cayendo en desuso por ser un dato irrelevante. En todo caso, se deberá anotar el destino cuando éste sea fuera de la localidad.  Es innecesario subrayar y menos cerrar con punto y guion.

Señor          Ing.  Carlos Coba Martinez.[pic 1]

                        GERENTE GENERAL DE HIDRANDINA S.A.,Trujillo.

(En donde, anotar  el destino de referencia: Trujillo, presupone que el documento se remite desde otra localidad; pues, sería redundante enviarlo de Trujillo y anotar Trujillo en el destinatario o la palabra Ciudad).

3.4        Asunto.  Se considera en la correspondencia moderna, para efectos de agilizar la lectura informativa del documento.  El asunto debe sintetizar significativamente el contenido del documento, por ello se recomienda expresarlo con un verbo o un sustantivo que sea lo más específico posible. A continuación se presentan varias propuestas de cómo redactar un “asunto” de documento.  Analízalos.

        Caso:        Deseo invitar al Director del Diario La Industria de Trujillo  para que dicte un curso de redacción periodística. ¿Cuál es el enunciado que mejor comunica el asunto?

1. Asunto: Comunica invitación a curso de redacción periodística.
2. Asunto: Invita a curso de redacción periodística.
3. Asunto: Desarrollo de curso sobre redacción periodística.
4. Asunto: Invitación para desarrollar curso sobre redacción periodística.

Asunto: Curso de redacción periodística.

3.5        Texto o Cuerpo. Es el contenido conciso del oficio. El texto se empieza dejando una sangría, la cual se mantiene para los  siguientes párrafos.

Por lo general, el cuerpo de un oficio tiene UN PÁRRAFO DE  ENTRADA, en el que se saluda y presenta el tema; UN PÁRRAFO DE DESARROLLO  -pueden ser más-  en el cual se presentan los argumentos o la información y donde es imprescindible consignar todos los datos que informen al destinatario; y UN PÁRRAFO DE CIERRE que generalmente contiene una expresión cortés a manera de despedida o sirve para reiterar, enfatizar sobre el asunto que nos interesa comunicar.

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