Elementos de la Administracion

Planeación

La planeación se refiere a la selección de la misión y los objetivos y a las acciones necesarias para su logro. La planeación requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre líneas de acción.

Hay muchos tipos de planes, como los propósitos o la misión, los objetivos o metas, las estrategias, las políticas, los procedimientos, las reglas, los programas y los presupuestos. Cuando se conocen las oportunidades, un administrador establece planes racionales, para lo cual fija objetivos, postula supuestos o premisas acerca del ambiente actual y futuro, descubre y valora líneas alternativas de acción y elige la línea que conviene seguir. A continuación, el administrador debe hacer planes de apoyo y diseñar un presupuesto. Estas actividades deben llevarse a cabo dando la debida atención a la totalidad del contexto. Desde luego, los planes de corto plazo deben estar coordinados con los de largo plazo. Los objetivos son los puntos finales hacia los cuales se encaminan las actividades.

Los objetivos son verificables cuando es posible, al final del periodo, determinar si se han cumplido o no. Los objetivos forman una jerarquía, la cual va desde la misión y los propósitos de la organización hasta las metas de los individuos. Los administradores determinan mejor el número realista de objetivos que deben fijarse analizando la naturaleza de su puesto y cuánto trabajo pueden hacer por sí mismos y cuánto pueden delegar. En cualquier caso, los administradores deben conocer la importancia relativa de cada una de sus metas.

La administración por objetivos (APO) se ha usado ampliamente para la evaluación del desempeño y la motivación de los empleados, pero en realidad es un sistema de administración. Entre sus ventajas, la APO da como resultado una mejor administración, obliga a los administradores a clarificar la estructura de sus organizaciones, motiva a las personas para que se comprometan con sus metas y sirve para formular controles efectivos.

Entre las desventajas se encuentran que los administradores a veces no explican la filosofía de la APO (en la que se recalca el control y a la dirección personales) a los subordinados y les dan pautas para la fijación de las metas. Además, las metas en sí mismas son difíciles de establecer, tienden a ser a corto plazo, y pueden volverse inflexibles aun a pesar de los cambios en el ambiente. Las personas, en su búsqueda por verificabilidad, pueden hacer un énfasis excesivo en las metas cuantificables.

Una de las mejores maneras de resumir el elemento de la planeación, consiste en hacer una lista de los principios o guías más importantes que pueden ser utilizados durante la planeación. Si bien pueden añadirse otros, los principios directrices más esenciales son los siguientes:

PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA PLANEACIÓN

El propósito y la naturaleza de la proyección pueden resumirse mediante la referencia a los siguientes principios.

1. Principio de contribución al objetivo. El propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo consiste en promover el logro de los objetivos de la empresa.

2. Principio de objetivos. Si se desea que los objetivos sean significativos para las personas, deben ser claros, alcanzables y verificables.

3. Principio de primacía de la planeación. La planeación lógica precede a todas las otras funciones administrativas.

4. Principio de eficiencia de los planes. La eficiencia de un plan se mide por cuánto contribuye al propósito y a los objetivos, compensado por los costos requeridos para formularlo y operarlo, y por las consecuencias imprevistas.

ESTRUCTURA DE LOS PLANES

Dos principios importantes, concernientes a la estructura de los planes, pueden contribuir grandemente a la cohesión de éstos: la elaboración de planes de apoyo ayuda a los planes principales y a garantizar que los planes en un departamento armonicen con los de otro departamento.

5. Principio de premisas de planeación. Cuanto más entiendan y estén de acuerdo los individuos responsables de la planeación en utilizar premisas congruentes, habrá una mayor coordinación en la planeación empresarial.

6. Principio de la estructura de estrategias y políticas. Mientras las estrategias y políticas sean entendidas más claramente y mejor ejecutadas en la práctica, más coherente y eficaz será la estructura de los planes de la empresa.

Dentro del proceso de planeación, existen cuatro principios que ayudan al desarrollo de una ciencia práctica de la planeación.

7. Principio del factor límite. Al elegir entre varias alternativas, mientras mayor exactitud haya en el reconocimiento y resolución de aquellos factores que son restrictivos o críticos para el logro de un objetivo deseado, mayor facilidad y exactitud habrá en la elección de la alternativa más favorable.

8. Principio de compromiso. La planeación lógica debe cubrir un periodo en el futuro necesario para prever de la mejor manera posible, a través de una serie de acciones, el cumplimiento de compromisos implicados en una decisión tomada en el presente.

9. Principio de flexibilidad. Conceder flexibilidad a los planes reducirá el peligro de pérdidas ocasionadas por eventos inesperados, pero el costo de la flexibilidad debe sopesarse con base en sus ventajas.

10. Principio del cambio de rumbo. Entre más comprometedoras sean las decisiones de proyección con respecto de un desarrollo futuro, más importante es la verificación de los eventos y las expectativas de manera periódica, así como la reelaboración de los planes, en la forma necesaria para mantener el curso hacia un objetivo deseado.

El principio de compromiso y los principios de flexibilidad y cambio de rumbo representan un enfoque de contingencia a la planeación. Aunque para estar razonablemente seguros de cumplir los compromisos es conveniente predecir y trazar planes a largo plazo. Con frecuencia es imposible hacerlo o el futuro es tan incierto que el cumplimiento de dichos compromisos es arriesgado.

El principio de la flexibilidad se refiere a la habilidad de cambio que se concede a los planes. El principio del cambio de rumbo, por otra parte, implica la revisión de los planes de manera constante y su nuevo diseño, si esto es requerido por la transformación de eventos y expectativas. A menos que los planes cuenten con una flexibilidad inherente, el cambio de rumbo puede ser difícil o costoso.

Organización

El término “organización” se usa a menudo de manera ambigua. La organización formal es una estructura intencional de funciones. La organización informal es una red de relaciones personales y sociales que no han sido establecidas ni exigidas por una autoridad formal, sino que han surgido de manera espontánea. El término “tramo de control de la administración” se refiere al número de personas que un administrador puede supervisar. Un tramo de control de gran alcance da como resultado pocos niveles organizacionales, y un tramo de control estrecho da como resultado muchos niveles. No hay ningún número definido para las personas que un administrador puede dirigir eficazmente, sino que este número depende de varios factores fundamentales: grado de capacitación de los subordinados que se requiere y que poseen, claridad de la delegación de autoridad, claridad de los planes, uso de normas objetivas, velocidad de los cambios, eficacia de las técnicas de comunicación, trato personal necesario y nivel en la organización.

Los emprendedores internos y externos se concentran en la innovación y la creatividad. Es responsabilidad del administrador crear un ambiente que fomente el espíritu emprendedor.

La reingeniería, como actividad que impone un rediseño de los procesos de una empresa, se ha vuelto popular en algunas compañías. Los resultados de estos esfuerzos han arrojado resultados positivos, pero también algunos resultados negativos.

Los pasos de la tarea de organizar son: formulación y el apoyo de objetivos, políticas y planes para el logro de las metas (hablando estrictamente, esto se lleva a cabo en la planeación); identificación y clasificación de actividades; agrupamiento de estas actividades; delegación de autoridad y coordinación de la autoridad, así como de las relaciones de información.

Si bien la ciencia de la organización todavía no se ha desarrollado al punto en que los principios sean leyes infalibles, existe un consenso entre estudiosos y practicantes de la administración sobre ellos. Estos principios son verdades (o se creen como tales) de aplicabilidad general, aunque su aplicación no es lo suficientemente precisa como para convertirlas en leyes de ciencia pura. Su naturaleza los define más como criterios esenciales para la organización efectiva. Los principios más esenciales de la organización se resumen en:

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