Evaluación del desempeño

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Objetivo

El presente procedimiento tiene por objetivo:

Establecer las bases, términos, metodología y condiciones a cumplir en la aplicación del programa anual de evaluación de desempeño y el seguimiento para que este sea aplicado en correspondencia con las exigencias, objetivos y características de la Organización.

Alcance

La evaluación de desempeño será aplicada a todo el personal, independientemente de su jerarquía, que haya ingresado en la Institución y que cuente con una antigüedad mínima de 3 meses.

Es importante aclarar que también debe existir una relación de dependencia mínima de 3 meses para que un Jefe Inmediato Superior pueda efectuar la evaluación, caso contrario de ser posible, se requerirá de la participación del Jefe Inmediato Superior anterior para efectuar una evaluación objetiva conjunta.

Responsables.

Departamento de Recursos Humanos:

Diseñar e implementar la metodología para la Evaluación del Desempeño.

Revisar el informe de resultados y las recomendaciones pertinentes.

Participar en la Evaluación del Desempeño.

Monitorear el cumplimiento del presente procedimiento y la adecuada aplicación de la metodología propuesta.

Capacitar a los evaluadores en la metodología y las habilidades que fueran necesarias, para poner en práctica una adecuada gestión de la evaluación.

Evaluadores (empleados que ocupan puestos de dirección):

Organizar, facilitar, implementar y coordinar el desarrollo del proceso.

Participar y promover la participación activa de los empleados.

Entregar los resultados al personal y definir en conjunto los planes de acción a seguir.

- Cumplir con los requerimientos del presente procedimiento.

Gerente General y Gerentes de Área:

Monitorear que se cumpla el presente procedimiento.

Organizar e implementar los Comités de Evaluación del Desempeño.

Asegurar la utilización de esta herramienta de parte de los Mandos Medios para realizar una gestión acertada de recursos humanos.

Sistematizar toda la información que se obtenga.

PROCESO PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Obtención de la información y llenado del formulario: Para ello los evaluadores deberán realizar un análisis objetivo del desempeño y los resultados, basándose en las siguientes herramientas: entrevistas con los colegas del evaluado, entrevista con el evaluado y otros involucrados que se consideren pertinentes (Mandos Medios, etc.), observaciones de auditorías internas, observaciones de los clientes, llamadas de atención, evaluaciones anteriores, memorándums, estadísticas, felicitaciones recibidas, autoevaluaciones y otras.

Los evaluadores deberán basarse, entre otras herramientas, en la evaluación de desempeño o de seguimiento de la gestión pasada para poder verificar si han existido cambios en el desempeño y los resultados obtenidos por el empleado, así como, el cumplimiento del plan de acción, las capacitaciones y otras recomendaciones que se efectuaron en dicha evaluación.

Las evaluaciones deberán ser realizadas por dos Jefes Superiores en conjunto. En este sentido las dos personas deben sentarse a ver cada uno de los temas, deben participar en las entrevistas de retroalimentación con el evaluado y firmar de igual manera la evaluación.

Los Jefes Inmediatos Superiores tendrán un plazo máximo de 10 días calendario (a partir de la fecha de difusión del comienzo del proceso y remitir los formularios a su respectivo Jefe Superior Jerárquico (Gerentes, Subgerentes, Jefes).

Una vez que se concluya el proceso de evaluación de desempeño es necesario que los evaluadores se queden con una fotocopia del formulario en cuestión para efectuar el seguimiento a los planes de acción y como información de base para realizar la evaluación de seguimiento de la próxima gestión.

Entrevista de Retroalimentación: Una parte fundamental del proceso es la entrevista de retroalimentación, en virtud a que se efectúa la devolución de información a cada empleado sobre los resultados finales de la evaluación. En este espacio se analizan, de una manera objetiva e interactiva, los elementos asociados a cada una de las valoraciones que se han realizado por cada competencia.

Se deberán utilizar ejemplos concretos que han sido evidenciados en las herramientas mencionadas con anterioridad. De igual manera se estructuran en conjunto (evaluadores y evaluado) el punto c) (Plan de Acción y Capacitaciones) y d) (Comentarios) del formulario. Dicha entrevista debe culminar con la firma de aceptación del evaluado y los evaluadores.

Análisis de la información: Por la orientación cualitativa de las herramientas utilizadas, los análisis deben realizarse a través de una valoración integral del desempeño de los empleados. Es importante hacer notar que cada responsable debe quedarse con una copia de todas las evaluaciones realizadas a su equipo de trabajo.

Comités de Evaluación del Desempeño: Los Comités de Evaluación estarán compuestos por los dos Jefes Inmediatos Superiores del evaluado.

La Gerencia General y los Gerentes de Área deberán enviar los formularios de evaluación del desempeño a la Unidad de Recursos Humanos hasta la fecha que se defina mediante carta interna, posterior a la realización de los Comités.

Seguimiento de la evaluación del desempeño: Se realizará un seguimiento a la evaluación anual a los seis meses. De igual manera debe procederse a recabar la información necesaria y a entrevistarse con el evaluado para analizar en conjunto los resultados obtenidos.

Dicho seguimiento se centrará fundamentalmente en aspectos cumplidos (plan de acción, capacitaciones) y mejoras obtenidas (aspectos a mejorar y fortalezas).

¿CÓMO MEDIMOS LAS COMPETENCIAS?

Las competencias son evaluadas según el puntaje y la valoración que se le asigne. Es decir, según como manifieste la competencia cada trabajador a través de su desempeño o resultados, se le otorgará un puntaje que defina la valoración alta, media o baja de la misma. Lo más importante es definir primero la competencia en términos de comportamientos y como sucede en la práctica para después darle un puntaje.

Flujograma del Proceso

Normas y regulaciones.

Aplicación de la Evaluación de Desempeño: Será efectuada una vez al año y coordinada por el Departamento de Recursos Humanos. Cuando la Evaluación del Desempeño responda a otros objetivos (selección, ratificación, ascenso, promoción, retiro, etc.), al margen de la evaluación anual será coordinada por el Gerente General y cada Gerente de Área. Del mismo modo, se establecerán para todos los casos un seguimiento cada seis meses, como una posibilidad de gestionar el cambio y la mejora del desempeño del empleado a corto y mediano plazo.

Formularios del Sistema de Evaluación de Desempeño: Estos formularios están dirigidos a evaluar fundamentalmente los aspectos cualitativos del desempeño. La variación entre formularios se debe a la diferencia de competencias a evaluar según las características de los puestos, que sumarán un número de competencias que promediadas deben reportar un total de 100 puntos.

Cada formulario de evaluación de competencias cuenta con cinco partes:

Datos básicos del empleado a ser evaluado, en cuanto al nombre, cargo, área a la que pertenece, fecha de ingreso, nombre del evaluador y periodo de evaluación.

Competencias a ser evaluadas: Estas han sido definidas según el grupo de puestos. La valoración que se realice de cada una de ellas será cualitativa, definida por la siguiente escala ALTA, MEDIA-ALTA (punto intermedio ascendente), MEDIA-BAJA (punto intermedio descendente) y BAJA. Para este efecto, es necesaria la utilización del diccionario de competencias insertos en cada competencia, que permitirá contar con la descripción en cada uno de los niveles valorativos en términos de comportamientos. En cada caso a pesar de ser cualitativa se deben contar con ejemplos concretos donde se aclare el nivel en el que se le ha ubicado al empleado.

Síntesis del desempeño: En este acápite se señalan las fortalezas, aspectos a mejorar y los principales logros obtenidos por el empleado en el periodo de evaluación. Debe ser un resumen de lo expuesto en las variables a ser evaluadas donde se establecen los aspectos más importantes o prioritarios en los que se desea hacer énfasis al evaluado (tanto desde el punto de vista positivo como negativo).

Plan de Acción y Capacitaciones: Se deberán identificar por parte de ambos (evaluado y evaluadores) las acciones específicas que puedan ayudar a superar los problemas encontrados y/o reforzar fortalezas

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