Folleto de herramientas. Técnicas-Herramientas

Por su parte el diagnóstico empresarial es un proceso fundamental de la consultoría y la investigación, dirigido a actualizar a la dirección de la empresa sobre la situación de la misma y busca mejorar resultados, por lo que  él en si mismo constituye una etapa importante en la solución de problemas y cuando se hace sistemático y formando parte de un proceso de desarrollo, se dice entonces que el diagnóstico está en función del mejoramiento continuo.

Como parte de un proceso mayor de mejoramiento, el diagnóstico constituye solo una etapa del mismo y se le atribuye gran importancia en la mejora y en la solución de problemas, como la “arrancada” en cualquier proceso.

Todo proceso de solución de problemas tiene tres etapas básicas:

1. Detección/ definición de problemas.
2. Análisis del problema (s)
3. Solución (es)

En dependencia de la etapa en que se encuentre, se utilizarán diversos instrumentos o herramientas cuya efectividad radicará en mayor medida en su eficaz combinación e integración en busca de la objetividad en el procedimiento. De este modo, se debe partir del dominio y eficaz empleo de las  técnicas/herramientas/instrumentos asociados a cada etapa.

Metodología para la solución de problemas

TÉCNICAS PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

BOMBARDEO DE IDEAS (BRAINSTORMING)

Brainstorming es un termino inglés que podría traducirse por “Tormenta de Ideas”. Es una de las técnicas más empleadas para estimular la creatividad.

El Brainstorming suele ser la primera técnica en introducirse, porque pone en marcha el flujo de ideas y proporciona al  grupo confianza en si mismo y un sentido de identidad. Simplemente este método consiste pedirle a un grupo de personas de la empresa que genere, aclare y valore una lista considerable de ideas, problemas, temas, etc. Se pone énfasis en la cantidad, no en la calidad de las ideas.

Finalidades:

• Eliminar todas las inhibiciones habituales que impiden el flujo de ideas, tales como el deseo de no comprometerse, el temor a recibir criticas y la falta de confianza en el propio juicio.
• Estimular la creatividad.
• Provocar un gran número de ideas, según el objetivo.
• Aprender y practicar una nueva forma de pensar economizando tiempo.

Fases:

1.- Se presenta el tema y se indican claramente los limites del mismo(explicar el objetivo de la reunión).

2.- Cada participante, por turno, da una idea que es registrada a la vista de todos por un anotador.

3.- Agotada la fase productiva, se realiza la selección. Esto se hace mediante un turno de argumentos a favor y en contra de cada idea o iniciativa. Se busca el consenso del grupo. Los criterios de selección son cualitativos y pueden ser originalidad, realismo, eficacia, etc.

Reglas:

1. Cada persona habla por turno, de forma secuencial, en circulo.
2. Se expone una idea cada vez.
3. Se debe criticar ni discutir ninguna idea durante la fase de generación.
4. Cuantas más ideas se presenten, mejor(Cantidad y no calidad).
5. Anotar todas las ideas.
6. Se puede decir ¨paso¨.

Cuando se utiliza:

Se utiliza como técnica de recogida de datos para:

• La recogida de oportunidades de mejora y / o temas y problemas.
• Identificar posibles causas cuando se construye un diagrama de causa-efecto.
• Sugerir posibles acciones correctivas.
• Identificar barreras y ayudas.

Votación múltiple

En que consiste:

Esta  técnica  consiste en una serie estructurada  de  votaciones emitidas por un equipo y se utiliza para reducir una larga  lista de temas a otra más manejable.

Para que sirve:

La  misma  se  utiliza para realizar un rápido  "tamizado  de  la lista", además de contar con un alto grado de consenso del grupo. Esta técnica tiende a eliminar la identificación personal con las ideas expresadas.

Metodología:

1.-Primera ronda de votación: cada persona vota tantos temas como quiera, pero solo una vez por tema. Se dibujan con un círculo los temas de mayor votación con relación con los demás.

2.-Segunda  ronda:  Se cuentan los temas marcados.  Cada  persona puede  emitir  un numero de votos igual a la mitad de  los  temas marcados.

3.-Se  prosigue con la votación múltiple hasta conseguir  que  la lista  quede reducida a tres o cinco temas, con lo que podrá  ser analizada ulteriormente.

Cuando se utiliza:

Esta técnica (subjetiva para asignar prioridades) puede utilizarse una vez que el equipo ha discutido los distintos temas  recogidos en  una  lista obtenida mediante tormenta de ideas,  que  resulta demasiado larga para ser estudiada inmediatamente.

Matriz de selección de temas

En que consiste:

Es  una técnica que ayuda al equipo a seleccionar rápidamente  un tema,  sobre  el cual comenzar la recogida de datos. Si  el  tema seleccionado a su juicio requiere una mejora, entonces el  equipo deberá proseguir.

Para que sirve:

Esta matriz permite al equipo clasificar sus temas en función del impacto  que  tienen   sobre el cliente y  de su necesidad de mejora. De esta forma el equipo puede concentrar sus energías  en mejoras orientadas al cliente. La matriz también ayuda al  equipo a conseguir cierto dominio y claridad en la selección de un tema.

Cuando se utiliza:

Esta técnica es muy útil para un equipo que haya identificado mas de  un tema y necesite seleccionar uno mediante el consenso.  Una vez que el equipo ha reducido la lista en tres o cinco temas,  se coloca  la  lista  sobre  la matriz  y  el  equipo  trabaja  para completar las categorías restantes.

 Figura 1: Relación existente entre el Bombardeo de ideas, la Votación Múltiple y la Matriz de Selección de temas.

GRÁFICOS

Objetivos:

Clasificar los datos complejos de la manera más significativa posible para el observador.

CÓMO SELECCIONAR EL TIPO DE GRÁFICO A EMPLEAR?

...