GESTION DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

GESTION DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

TATIANA PAMELA HUERTAS GONZÁLEZ               201310227

JHON HENRY LOPEZ CIENDUA                        201310779

JOSE LEONARDO OSORIO ORTIZ                     201312779

JAVIER LEONARDO PATIÑO GUAYACAN         201313323

SERGIO DAVID SUÁREZ HERNÁNDEZ                201310051

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERIA

ESCUELA DE INGENERIA CIVIL

GERENCIA Y CONTROL DE OBRAS

TUNJA

2016

GESTION DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

Los stakeholders o interesados del proyecto son personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, la organización ejecutante y el público que está activamente involucrado en el desarrollo del proyecto, o aquellos cuyos intereses pueden ser afectados tanto positiva como negativamente por la ejecución o terminación del mismo. A su vez, son incluibles aquellos agentes que pueden ejercer influencias sobre el proyecto y sus entregables, es decir, los interesados pueden estar a niveles diferentes dentro de la organización y pueden poseer niveles de autoridad diferentes, tanto actores internos como externos al proyecto, su influencia en el mismo es el que determina su posición.

En busca de dar un tratamiento adecuado conforme se determine su posición e influencia dentro de la realización del proyecto, es necesario realizar una gestión de los interesados, es decir, gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados del proyecto y resolver polémicas con ellos. Gestionar eficientemente dicha interrelación, aumenta las probabilidades de mantener el rumbo del proyecto, mejorar la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limitar las interrupciones durante el proyecto.

Conforme lo manifestado anteriormente, para dar un buen tratamiento a esta parte esencia del desarrollo del proyecto, es necesario realizar los siguientes pasos para realizar una buena gestión:

• Identificar los interesados: Consiste en identificar todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, documentando la información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo. Deben ser clasificados según su interés, influencia y participación en el proyecto,
• Planificar la gestión de los interesados: Consiste en desarrollar estrategias de gestión adecuada para hacer participar de manera efectiva a los interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto, basándose en el análisis de sus necesidades, intereses e impacto potencial en el éxito del proyecto.
• Gestionar la participación de los interesados: Consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.
• Controlar la participación de los interesados: Consiste en observar de manera global a los interesados en el proyecto, las estrategias de gestión, las relaciones y el plan de participación de los interesados. Durante éste proceso se lleva a cabo un monitoreo de los impactos del proyecto en los interesados y viceversa. Por su parte, cuando se considera necesario, se mejora o corrige la estrategia de gestión de los interesados.

Para el proyecto que se ha venido desarrollando a lo largo de la asignatura, se realizó en entregas preliminares el primero de estos pasos, es decir, a través del Project chárter se estableció la identificación de los interesados y su posible influencia en el desarrollo del mismo de manera preliminar, para la presente, se sitúan los procedimientos en los ítems 2 y 3 mencionados anteriormente, pues a partir de matrices de identificación, se situarán dichos interesados en busca de catalogarlos y darles un peso en el desarrollo del proyecto (construcción de la vivienda) para a partir de ello, ponderar sus necesidades y establecer los mecanismos de comunicación para satisfacer las mismas.

Dichos interesados se mencionan a continuación:

1. Sponsor: Es la persona más interesada en el proyecto pues esta habitara la vivienda.
2. Gerente. Es el encargado de supervisar que todo vaya en marcha
3. Director operativo. Encargado de ejecutar el proyecto
4. Director financiero. Encargado de las finanzas del proyecto
5. Director técnico. Evalúa y define estrategias del proyecto.
6. Vecinos del sector del proyecto. Se menciona principalmente a una persona de la tercera edad y otra perteneciente a la comunidad religiosa, posiblemente generen conflictos al momento de ejecutar el proyecto o antes del inicio de las obras.
7. Proveedores de concreto. Se benefician por las grandes cantidades de concreto que se usaran en el proyecto
8. Proveedores de otros elementos. Se benefician por las ventas de otros materiales como acero, acabados, pinturas, baldosas, etc.
9. Municipio. Velar que se lleve todo según el plan de trabajo del municipio y el POT.
10. Empresa de aguas públicas del sector
11. Empresa de energía eléctrica del sector

Con el fin de analizar dichos interesados se posicionarán en matrices explicadas a continuación:

• Matriz de poder/interés

Asocia los interesados en base al nivel de autoridad y participación que poseen.

[pic 1]

Esta matriz relaciona el poder (nivel de autoridad) con el interés (preocupación o conveniencia), es decir, genera cuatro zonas de posicionamiento de los stakeholders para una manipulación o gestión, las mencionadas anteriormente son:

• Poder alto, interés alto

En esta zona se posicionaron lo siguientes interesados:

• Sponsor: Evidentemente es el más interesado en el desarrollo del proyecto, pues su capital está en juego y quiere ver sus frutos en el tiempo acordado bajo las condiciones acordadas, por ende, es vital mantenerlo al tanto de todos los acontecimientos que suceden en la construcción de la casa, informando sus avances a horas preestablecidas. Su poder es alto pues en el acta de constitución del proyecto concordó con los realizadores del proyecto las expectativas que tenía y las acordó a su gusto, más sin embargo, puede realizar cambios si llegan a acuerdos con el gerente del proyecto, aún con las implicaciones que esto tenga, el poder lo tiene él.

• Gerente: Posee el poder en la realización del proyecto, es decir, encamina sus objetivos y cronogramas de actividades con las ordenes que le brinda a sus subalternos para lograr llegar a feliz término satisfaciendo las necesidades del sponsor. Tiene alto interés en el desarrollo del mismo pues en el cumplimiento y correcta entrega del proyecto esta su usufructo o retribución por la labor bien hecha por parte del sponsor.

• Equipo de trabajo: Son complementos del gerente, pues el director operativo, directivo y financiero se enfatizan en que sus sectores sean eficientes, es decir, tienen el poder para dar órdenes en busca de ello, a su vez, son grandes interesados pues en la correcta realización del entregable final, esta su reputación como empresa y la retribución económica por dicha labor.

• Poder bajo, interés alto

En ésta zona se sitúan los vecinos del sector, evidentemente no tienen el poder para dar órdenes directas en la transformación del proyecto, pero si se llegasen a disgustar o pretenden generar conflictos podrían llegar a entes mayores que aunque no estén  muy interesados podrían cambiar las decisiones a partir de su poder (entes gubernamentales), a partir de ello, es necesario mantenerlos informados pues para el caso, la persona de la tercera edad y la religiosa , al ser los más cercanos a la construcción, se podrían ver afectados por el traslado de materiales o actividades necesarias en la realización del proyecto, por lo cual, es necesario establecer lasos de comunicación donde se atiendan sus expectativas y se traten de encaminar a las expectativas del proyecto pues aunque no se puedan tener en cuenta, se les brinda la importancia que requieren dichos vecinos.

• Poder alto, interés bajo

Se sitúan:

• Municipio y entidades encargadas de brindar permisos: Los entes gubernamentales tienen la facultad de aprobar o no la construcción del proyecto, es decir, tienen el poder, es por ello que se debe mantenerlos satisfechos cumpliendo los requerimientos que suscriban para la realización del mismo, de éste modo, en las visitas que realicen post aprobación de licencias quedarán a gusto y su participación a futuro será casi nula.

• Proveedores de materiales: Encaminan los tiempos de ejecución de actividades en obras pues la disponibilidad de materiales y materias primas es vital en el cronograma de actividades del proyecto, tienen alto poder pues si se llegasen a presentar retrasos o escases de materiales, la obra se podría retrasar y generar sobrecostos, problemas que se pueden controlar a través de una buena planificación, su interés es bajo pues después de entregado el producto no se vuelven a interesar en la realización del proyecto.

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