Guia Gestion Documental

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE:

Fecha: 06 de enero de 2012

Regional: Valle Centro de Formación: CAB

Programa de Formación: Básico en Gestión Documental Nivel: Complementario

Código: Ficha de caracterización:

Competencias laborales que cubre:

Básico en Gestión Documental.

Modalidad(es) de Formación:

Presencial Tiempo de ejecución de la guía:

40 horas

2. INTRODUCCIÓN:

Administrar bien el área documental de una empresa, es administrar bien la memoria de la empresa.

El área documental, es el área donde se guarda toda la información ya sea financiera , logística , o de servicio de esta , tener una buen acceso , eficiente , y organizado es un factor clave para el éxito mismo de la empresa

La Archivística o Gestión y/o la administración archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Esto quiere decir que no solo la labor del archivista consiste en guardar, también consiste en depurar, o guardar en otro nivel la información o archivo que no tiene tanta prioridad.

Todo esto con el fin de organizar la información producida, teniendo en cuenta que es parte del bien intangible más valioso dentro de ésta y hacer más eficientes las tareas propias de cada dependencia. De igual manera se deben organizar los archivos para dar cumplimiento a la ley, ya que los archivos son los garantes de la legalidad y transparencia de las entidades, son la base para tomar decisiones, hacer proyecciones y lograr eficacia en las actividades diarias.

Según la ley colombiana 594 de 2000 donde se define el archivo como “Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia”. De esta manera, se entiende que las entidades tienen el deber de conservar sus archivos para la consulta, y como testigo de un hecho ocurrido en alguna época de la entidad.

3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE:

Las siguientes actividades de aprendizaje serán desarrollada por los aprendices, para tal efecto algunas serán individuales en otras se deberán conformar equipos de trabajo.

ACTIVIDADES:

AA01 (Actividad de aprendizaje).

• Fundamentación sobre el Programa de Gestión Documental, su alcance e importancia a nivel organizacional por parte de la instructora.

1. Cada aprendiz debe buscar en internet, los siguientes conceptos archivísticos:

Archivo, archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, agrupación documental, ciclo vital del documentos, clasificación documental, conservación documental, comité de archivos, descripción documental, depuración documental, documento, documento de archivo, documento de apoyo, expediente, folio, fondo documental, inventario único documenta, organización de documentos, ordenación documental, patrimonio documental, principio de orden original, principio de procedencia, soporte documental, serie documental, subserie documental, sección, subsección, tabla de retención documental, tabla de valoración documental, tipo documental, transferencia documental, ubicación topográfica, unidad de correspondencia, valoración documental, valor primario y valor secundario.

Se socializara y retroalimentara cada concepto, con el grupo.

El propósito de la actividad antes desarrollada es que cada aprendiz tenga un conocimiento y manejo del léxico archivístico.

AA02 (Actividad de Aprendizaje).

2. Se conformaran equipos de trabajo de 5 personas y realizaran la lectura de la Ley 594 del 2000 “LEY GENERAL DE ARCHIVOS” y el cuerdo 060 suministrada por la instructora. Se socializara y retroalimentara con el grupo.

El propósito de la actividad antes desarrollada es que el aprendiz conozca las normatividad archivística vigente y el alcance que tienen las mismas al interior de las organizaciones.

AA03 (Actividad de Aprendizaje).

3. Se conforman equipos de trabajo de 3 personas y se distribuirán los siguientes temas:

A. Producción de Documentos

B. Recepción de Documentos

C. Distribución de Documentos

D. Tramite de Documentos

E. Organización de Documentos

F. Consulta de Documentos

G. Conservación de Documentos

H. Disposición Final de Documentos

Cada grupo debe presentar una exposición mediante diapositivas PowerPoint, donde explique cuáles son las características de redacción y presentación, cuál es su utilidad, las clases y las partes que conforman cada tipo de documento. Deben tener en cuenta las recomendaciones dadas por la instructora para la presentación de las diapositivas y envío de correos electrónicos.

AA04 (Actividad de Aprendizaje).

4. Se realizar una visita a las diferentes dependencias del C.A.B. Los aprendices deben identificar cuáles son los procesos que se llevan a cabo en cada una de las oficinas de acuerdo al P.G.D.

AA05 (Actividad de Aprendizaje).

5. Se conforman parejas de trabajo; deben visitar una empresa e identificar cuáles son los procesos que ellos llevan a cabo y de qué manera los están realizando.

Se socializara y retroalimentara la vivencia por medio de una exposición.

AA06 (Actividad de Aprendizaje).

6. Teniendo en cuenta la lectura comunicación, información y documentos elaborar un mapa conceptual donde se evidencie la relación que existe entre los 3 conceptos.

AA07 (Actividad de Aprendizaje).

7. Teniendo en cuentas los conocimientos que ha adquirido hasta el momento debe elaborar un comentario sobre el papel que desempeña un Administrador Documental en una entidad y la importancia.

Se socializara la lectura con los demás compañeros.

AA08 (Actividad de Aprendizaje).

8. Cada aprendiz debe investigar en internet el valor que tienen los documentos ya sea para la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico y social, el desarrollo tecnológico y científico, el fomento de la cultura y el desarrollo de la entidad nacional y socializarlo con el grupo y publicarlo en la plataforma.

AA09 (Actividad de Aprendizaje).

• Se conforman equipos de trabajo de 3 personas y desarrollan la lectura sobre recibo y despacho de documentos, suministrado por la instructora.

9. Cada grupo debe responder el siguiente cuestionario (de la lectura recibo y despacho de documentos) y resolver la sopa de letras suministrada por la instructora:

Cuestionario.

Escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada una de las definiciones y resaltarlas en la sopa de letras.

a) Señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos.

b) Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones de una entidad.

c) Uno de los requisitos de la normalización.

d) Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en:

e) Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes.

f) Situar un documento en la empresa.

g) Conforman el grupo más voluminoso

h) Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

i) La recepción se fundamenta en una labor de:

j) Al imprimírselo al documento, indica que éste es de propiedad de la empresa.

k) Anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato para su control y trámite dentro de la entidad.

l) Documentos a los que solo se les sigue un control para sustentar su entrega a las dependencias que deben atenderlos.

m) Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su trámite es diferente al de la correspondencia ordinaria.

n) Se controla su rotación mediante un formato que se adhiere a de la publicación.

o) Estos documentos no requieren de ningún control especial.

p) Nos permiten simplificar los procesos de elaboración, organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones.

q) Se refieren a la presentación física del documento como: márgenes, espacios y cuerpo de la comunicación.

r) Toda comunicación debe ser elaborada en original y dos copias que reciben el nombre de:

s) Es un compendio numérico-cronológico de todas las copias de las comunicaciones despachadas por la entidad.

t) Uno aspectos que se observan en el momento de verificación es:

u) Consiste en asignar un número a cada comunicación.

v) Último

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