Herramientas Que Apoyan La Funcion De Planeacion

INTRODUCCIÓN

La finalidad de las herramientas que apoyan la función de planeación, consiste que en el administrador las utilice, para así tomas las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación en la que se encuentra y de la organización en la que se encuentre. Una de estas herramientas es el punto de equilibrio donde en este se estudia la relación que hay entre los costos y gastos fijos, costos y gastos variables, el volumen de ventas y las utilidades de operaciones. Se entiende por punto de equilibrio al nivel de producción y de ventas que un negocio o una empresa alcanzan para cubrir los costos y gastos. El punto de equilibrio es uno de los elementos centrales de toda empresa o cualquier negocio ya que este nos permite determinar el nivel de ventas necesarias para cubrir los costos totales.

Este punto de equilibrio es una herramienta estratégica a la hora de determinar la capacidad de un negocio y su nivel de rendimiento, beneficio o provecho. Otra de las herramientas son las técnicas de presupuestación. Un presupuesto es un cálculo, o un aproximado acerca de los ingresos y gastos de alguna actividad económica, ya sea personal, familiar, de una empresa, etc., durante un periodo, normalmente a un año. Las diferentes técnicas de presupuestación son: Presupuesto maestro (que de este se derivan el presupuesto de operación y el presupuesto financiero), el presupuesto base cero, donde muchos afirman que si en este no se comprueba la efectividad de la actividad se descarta, el presupuesto de producción y el presupuesto de capital, donde en el marco teórico se explicaran de manera más específica y en qué tipo de áreas y actividades se pueden aplicar. Y por ultimo están las aplicaciones informáticas, que no son más que los programas que tenemos a nuestra disposición y que hoy en día nos ayuda y facilita el trabajo que se llegue a desempeñar, ejemplo más comunes de estas tecnologías son: El proceso de texto (Microsoft Word), hojas de cálculo (Microsoft Excel), bases de datos (Microsoft Access), comunicaciones de datos, (como safari, mozilla, msn, Explorer, Netscape Navigator, entre otros), multimedia (Windows Media Player, Winamp, quicktime), presentaciones (power point, windows movie maker), cálculo (PYM plan de negocios, mindmanager), finanzas (Microsoft movie, gestión MGD), edición (adobe acrobat, corel ventura, adobe PageMaker), diseño (Corel Draw, adobe photoshop Microsoft Publisher) y comprensión de archivos (Winrar, WinZip).

PUNTO DE EQUILIBRIO

Se conoce como Punto de Equilibrio, al vértice en el que se juntan las Ventas y los Gastos Totales, representa el momento en el cual, no existen utilidades ni pérdidas para una entidad; es decir, que los ingresos son iguales a los gastos.

OBJETIVOS

Entre los principales se encuentran los siguientes:

a) Determinas en qué momento, los ingresos y los gastos son iguales, no existiendo utilidad ni pérdida.

b) Por medio de él se puede medir la eficiencia de la operación, e igualmente controlar la consumación de cifras determinadas, mediante la comparación con las reales, para normar correctamente las ejecuciones y la política de Administración de la Empresa.

c) Es de gran importancia en el análisis, la planeación, y el control de los estados del Negocio.

FACTORES DETERMINANTES

Los objetivos enumerados están relacionados en forma directa con una serie de factores, que son determinantes en el Punto de Equilibrio, contándose entre los principales los que se citan a continuación:

El Volumen de Producción

Su influencia es directa en la determinación del Punto de Equilibrio, pues independientemente de la capacidad de funcionamiento que tenga la Compañía, misma que puede ser de un 70%, 80%, 90%, etc., los gastos fijos no se modifican, lo que obliga al Negocio a realizar ciertos estudios tendientes a precisar políticas para su ocurrencia y así tener un control estable sobre ellos, no sucediendo igual con los gastos variables, ya que están supeditados a los volúmenes de Producción y de Ventas. Pues como es sabido, a mayor volumen de Producción, menor Costo Unitario, por la absorción de los Gastos Indirectos Fijos.

El Tiempo

Es otro factor que puede hacer variar el Punto de Equilibrio, ya que éste se puede obtener semanal, mensual, trimestral, etc., con la ventaja de poder dar solución con mayor oportunidad a cualquier problema que se presente, en los tiempos cortos.

Los Artículos Individuales y las Líneas de Producción

Este punto es importante, ya que los dirigentes de la empresa pueden considerar “X” o “Z” artículos, que sean los que le reporten los beneficios, guiándolos a incrementar o suspender la elaboración de los malos, para no caer en producciones infructuosas.

Los Datos Reales y los Presupuestados

Cuando el Punto de Equilibrio ha sido obtenido con datos presupuestados, se deben elaborar estados comparativos entre éstos los datos reales, resultando las variaciones o desviaciones, que deberán someterse a un estudio para determinar el porqué, ya que mediante ello se podrá hacer la corrección o respaldo respectivo.

Como aspecto final de dichos factores, se puede decir que el Punto de Equilibrio obtenido por medio de un presupuesto, constituye una norma a la que se deberán de sujetar los Dirigentes de la Organización, pues representa, una medida de control para evitar, entre otras cosas, posibles pérdidas.

ELEMENTOS QUE INTERVIENEN EN SU DETERMINACIÓN

Los elementos que obtienen el Punto de Equilibrio, son resultantes del estudio de los gastos, observándose que unos son Constantes (fijos y regulados) y otros Variables en relación con las Ventas, con la Producción, con la Administración, y con la Financiación, aspectos que se tratan en el siguiente inciso, y que son determinantes para su precisión.

ANÁLISIS DE LOS GASTOS DEL COSTO TOTAL, RESPECTO A LA RELACIÓN FUNCIONAL CON LAS VENTAS Y LA PRODUCCIÓN

Para la determinación del Punto de Equilibrio, es indispensable hacer un estudio de los gastos, para conocer cuáles son los recurrentes, cuáles los fijos, cuáles variables, etc., respecto de las Ventas, la Producción, y la Financiación, lo cual facilita el pronóstico de gastos en cada una de sus partes, de acuerdo con las políticas y planes futuros.

A continuación se presenta,

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