Hoja de controles y riesgos

Índice

Negocio                                                                                                2

Ciclo de cobranza                                                                                        2

Diagrama de flujo                                                                                        4

Simbología                                                                                                5

Hoja de controles y riesgos                                                                        6

Amphora.

Amphora nace hace más de 20 años, es una empresa chilena que desde su inicio, todo el trabajo se ha dirigido a ser una empresa de nivel internacional, esta se especializa en la creación de todos los accesorios para la mujer, principalmente carteras, pequeña marroquinería y calzado, que son diseñados con estilo, con materiales innovadores que incorporan las últimas tendencias de la moda internacional. Amphora a lo largo del país cuenta con 32 tiendas y algunos países de Sudamérica como Argentina, Perú, Brasil y Colombia.

Ciclo de cobranza.

Objetivo:

Es un proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de la compra de un producto o el pago de algún servicio, a fin de que el cliente de cumplimiento al pago de su deuda dentro de los plazos pactados.

Alcance:

• Rubro de los Estados Financieros:

• Balance General: Cuentas por cobrar, Clientes.
• Estado de Resultados: Ventas.

• Funciones del negocio:

Procesamiento del cobro de facturas por ventas a clientes en base a sus políticas de cobranzas que son procedimientos que la empresa sigue para cobrar sus cuentas.

• Ciclo de Ventas:

El ciclo de ventas comienza antes de la venta propiamente tal, se inicia teniendo total conocimiento de los clientes, del producto, y la competencia. La respuesta esperada debe tener relación con estos conceptos.

Para la selección de clientes se prioriza aquellos con una tasa de riesgo baja, también considerando el tiempo de respuesta en sus pagos.

Se da prioridad y agilidad a los clientes que tienen un menor tiempo de respuesta, teniendo objetividad del análisis externo utilizando herramientas para detectar situaciones anómalas. Se debe utilizar un control de niveles de aprobación.

Por último una vez emitidas las facturas de venta se envía el reporte a Cobranza.

Ciclo de Cobranza:

La Gestión de Cobranzas comienza al momento de emitir la factura de venta, siendo ésta una gestión proactiva, esto implica no esperar hasta que la deuda de los clientes se encuentre vencida para iniciar las gestiones de cobranza.

• Seguimiento.

Con la emisión de la factura, o documento legal se comienza el seguimiento para el pago, considerando los tiempos actuales de respuesta de los clientes, y su riesgo de incumplimiento.

Al momento de aproximarse la fecha de pago, se utilizan los controles, y emisiones de recordatorios para la pronta cancelación del documento legal.  

Los siguientes Avisos/Reclamos pueden ser realizados vía email, teléfono, cartas o personalmente:

• Notificación de nueva factura emitida.
• Enviar aviso de factura próxima a vencer.
• Aviso al día de vencimiento de una factura.
• Reclamo por deuda vencida.
• Realizar acciones con clientes morosos: suspender la cuenta, derivar a agencia de cobranzas, acciones legales, mandar a pérdida, etc.

• Recuperación.

Es la etapa final de la cobranza, en caso de que el comportamiento del cliente sea el esperado y cumpla con su obligación de pago, se emitirá el recibo de la venta realizada y permitirá que este mantenga su posición como un cliente con un riesgo bajo. En caso contrario comenzará el seguimiento de la morosidad, cuyo incumplimiento reiterado dará paso a medidas legales tal es el caso de las cobranzas judiciales, este cliente pasa a ser parte de la cartera de clientes incobrables y estos datos pasan a ser información relevante para la organización.

...