INDICADOR DE LOGRO

TEMA No. 13

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

INDICADOR DE LOGRO: Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.

La redacción administrativa hoy en día es muy importante en la sociedad, ya que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas privadas o públicas. Es por ello, que en el presente trabajo, producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos más usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se emplean, cuáles son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura, no solo sabrá cómo redactar estos documentos administrativos, sino también sabrá cuando emplearlos y qué se necesita para su entrega.

 EL MEMORANDO

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM.

Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más. La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)

Fecha

Asunto

Escrito redactado brevemente.

Firma(s)

A continuación presento el ejemplo de memorándum más utilizado:

Cía. ESTRELLA AZUL, S.A.

Panamá, 21 de diciembre de 2012.

Vía Transístmica 45, Panamá

MEMORÁNDUM

PARA: Mauricio del Moral, Director General

DE: Luz María Durán

ASUNTO: Reunión de Ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a ud.

Atentamente

Luz María Durán

Gerente Ventas

Cía. ESTRELLA AZUL, S.A.[1]

[1] http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html

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 LA CARTA

Es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de interés en común relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.

ÁREA DE DIFUSIÓN:

Se difunde en:

Las empresas y demás entidades, estableciendo comunicación a nivel externo, o sea, con otras entidades ajenas a ellas.

Entre personas naturales, para que se comuniquen entre sí y con las empresas públicas o privadas.

PARTES:

• 1. Membrete.

• 2. Lugar y fecha.

• 3. Código.

• 4. Destinatario.

• 5. Asunto.

• 6. Texto.

• 7. Antefirma.

• 8. Firma y posfirma (sello si hubiera).

• 9. ¨con copia¨.

• 10. Pie de página.

Y las siguientes complementarias:

• Nombre del año.

• La línea de atención.

• Referencia.

• Vocativo.

• Anexo.

CLASES:

• 1. Por el número de destinatarios:

• Carta simple: solo tienen un destinatario

• Carta circular: tienen más de un destinatario.

• 2. Por el tema que tratan:

• Carta administrativa: trata asuntos de carácter administrativos en las empresas e instituciones.

Es un documento por el cual una persona otorga poder a otra para que la represente en un acto o varios.

El apoderado puede renunciar a la representación conferida por el poderdante en cualquier momento mediante comunicación cursada a él (carta de renuncia).

El poder conferido puede ser revocado en cualquier momento por el poderdante utilizando el mismo medio.

• Carta comercial: usadas por las empresas y personas para tratar asuntos comerciales.

• Carta notarial: se firma con el remitente legalizado por notario público.

• Carta familiar: trata según la familia y sus intereses.

• 3. Otros tipos:

• Carta poder: requiere tratamiento referenciado de la carta notarial, porque a veces necesita la intervención de notario público y otras no.

• Carta con carácter de declaración jurada: carta simple que se presenta a las entidades del sector público con el propósito de cumplir ciertas exigencias

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