Impacto en todos los sectores de las áreas administrativas principalmente en el sector de Servicios Técnicos y Procesamiento de Datos por el cambio de la ley de seguridad social, sectores que guardan una estrecha relación por la continuidad en los proc

CASO PLANEACION

Hechos

• Impacto en todos los sectores de las áreas administrativas principalmente en el sector de Servicios Técnicos y Procesamiento de Datos por el cambio de la ley de seguridad social, sectores que guardan una estrecha relación por la continuidad en los procesos
• La ley de seguridad social no se había modificado casi en medio siglo

Problema

Tienen un proceso para las afiliaciones y procesamiento de datos ineficiente. Un proceso que puede llegar a realizar un solo departamento lo están realizando 2 departamentos, generando reprocesos y duplicidad de tareas

Plan de Acción

El departamento de sistemas deberá diseñar un programa para que desde el momento de la afiliación el usuario valide y revise los documentos de las afiliaciones y posteriormente esta misma persona ingrese y procese la información

CASO DE ORGANIZACIÓN

Hechos

• Empresa familiar
• No se respetan cargos ni funciones
• No se tienen proceso ni responsables definidos
• No hay segregación de funciones
• No existen controles
• Empleados resistentes al cambio
• Personal no especializado en su trabajo, todos los empleados hacen de todo cuando se necesita
• Cartera no controlada que genera problemas en los flujos de caja

Problema

La empresa no cuenta con una estructura organizacional definida, en dicha empresa no se respetan los cargos ni las funciones. Todos los empleados hacen de todo, no tienen un rol definido dentro de la compañía, esto lleva a que no existan controles en la compañía

Como no existen segregación de funciones hay un alto riesgo de que se dé el fraude interno, toda vez que, los empleados llevan a cabo todas las actividades de la operación, por ejemplo, compran la materia prima, producen sus productos, distribuyen, facturan, cobran y manipulan el efectivo

No tienen procesos definidos para cada actividad, lo que hace que la empresa sea ineficiente y que no haya un responsable de cada actividad y proceso

Los empleados no son capacitados ni especialistas en una labor o actividad en particular, si bien saben hacer de todo su conocimiento es muy general (empirismo)

Plan de Acción

• Elaborar un organigrama donde se especifiquen los cargos funciones y responsabilidades, esto con el fin de que cada quien tenga claro su rol dentro de la compañía
• Segregar funciones para evitar el fraude interno
• Especializar a los empleados en una función/actividad específica para tener el control y hacerlos más eficientes así como responsables
• Separación de la organización a través de la especialización de los procesos
• Control de la cartera y conciliación de proveedores para evitar perdida de efectivo y controlar el flujo de caja

CASO DE CONTROL

Hechos

• Control centralizado de decisiones
• No hay diversificación de mercado
• Renuncia a la tecnología
• Poco conocimiento del Cliente. No so se hace seguimiento de estos para fidelizarlos
• Empleados desmotivados
• Falta de comunicación en la compañía

Problema

La empresa cuenta con un control centralizado lo que lleva a que todas las decisiones las deba revisar y autorizar el director general, quien no considera las opiniones de los demás

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