Area Administrativa

LA NOMINA

La nómina es el documento que se entrega mensualmente a todos los trabajadores en el que aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos como anticipos, o deducciones para seguros de salud.

El formato estándar de una nómina está regulado por la legislación vigente y se marca una estructura y contenido mínimo que se debe respetar en todo caso. Este contenido mínimo de la nómina debe incluir al menos:

Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código cuenta cotización en el que está el trabajador incluido.

Datos básicos del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.

Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.

Detalle de las percepciones salariales y extra salariales que componen la retribución bruta del trabajador.

Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la nómina, como anticipos o, embargos en la nómina.

Líquido a percibir, dado que la nómina tiene consideración de documento acreditativo del pago de salarios cerrando los pagos pendientes al trabajador para el periodo estipulado.

Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle de las bases de IRPF.

Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y trabajador.

Remarcar que aunque estos elementos sean mínimos, existen algunas excepciones como el caso de la firma del trabajador. No es necesaria dicha firma si el pago de la nómina se ha realizado por medios bancarios que puedan demostrar la percepción salarial por parte del trabajador.

Compras

Las técnicas de control interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de prevención y de descubrimiento.

Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:

• Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;

• Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos;

• Balanceo, transacción por transacción, en un sistema en línea;

• Verificación y validación (v.g., verificación a teclado o dígitos de verificación ) de los datos entrados en un sistema de computadora;

• Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema;

• Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y

• Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.

Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:

• Conciliación de informes de balanceo por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentos originarios;

• Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;

• Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;

• Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo maestro;

• Auditoría interna;

• Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;

• En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los mayores auxiliares;

• Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y

• Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.

El Ciclo de Adquisición y Pago

El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:

• Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra

• Pago de adquisiciones

• Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó

Principales funciones típicas de compras

• Selección de proveedor

• Solicitar compras

• Comprar

Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como:

1. Recepción

2. Crédito y Cobranzas

3. Caja-Pagaduría

4. Contabilidad

5. Financiero

6. Contraloría

7. Compras

La función de Compras tiene como objetivos:

• Reducir el nivel de inventario

• Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes

• Implantar control de calidad en las compras

• Establecer políticas de adquisición y licitación

• Mantener registro de los productos

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior

2. Total de compras/Número de compras

3. Porcentaje de compras rechazadas

4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima

5. Inventario/Ventas

6. Costo promedio de Orden de compra

7. Tiempo promedio de entrega de pedidos

Centro de cómputo

El termino centro de cómputo a principio de los 50s indicaba un local que alojaba equipo de cómputo y personal que operaba tales equipos. Este concepto se ha considerado igual como centro de cómputo pero en donde los servicios que se llevan a cabo son el desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos, operación de sistemas de producción, operación de equipos, etc. Sin importar el tamaño de los equipos de cómputo, ya que actualmente se están produciendo más pequeños y sofisticados.

Prácticamente todas las actividades de los demás departamentos se basan en la información que les proporciona el Centro de Cómputo. La toma de decisiones depende en gran media de la capacidad de respuesta del proceso de datos. Por esto, casi no se escatima la inversión para proveerlo del equipo técnico (material y humano) necesario. De hecho, en la mayoría de las organizaciones el centro de cómputo absorbe la mayor parte del presupuesto. La importancia del centro de cómputo lo coloca en una posición que influye incluso en una gran parte de las decisiones administrativas y de proyección de las empresas.

Su administración involucra el control tanto físico como económico y del buen funcionamiento del software y hardware, así­ como el desempeño del personal que labora en él. Si estos conceptos se manejan estrictamente, la fluidez de la información de entrada y salida, el mantenimiento del equipo y personal idóneo, estarán cumpliendo con las condiciones necesarias para que funcione correctamente un centro de cómputo.

El desarrollo Tecnológico ha permitido que la computadora sea introducida en una gran cantidad de organizaciones las cuales concentran la función informática en Departamentos, Unidades o Centros de Procesamiento de Datos que se encargan de proporcionar los servicios de cómputo necesarios para la organización.

Un centro de cómputo representa una entidad dentro de una empresa u organización, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa, de manera veraz y oportuna. Su función principal es apoyar la labor de la empresa mediante una más acertada toma de decisiones y así hacerla más segura fluida y simplificada.

Dentro de estos Centros de Cómputo se encuentran, además del equipo y programas que procesan la información, los recursos humanos especializados, el factor más importante, de cuya habilidad depende la satisfacción de las necesidades de cómputo de la organización.

Tiene la responsabilidad de acaparar, centralizar, custodiar y procesar la mayoría de los datos con los que opera la compaña

Prácticamente todas las actividades de los demás departamentos se basa en la información que les procesa el centro de cómputo.

La importancia que tiene el centro de cómputo dentro de la organización, lo coloca en una posición que influye incluso en una gran parte de las decisiones administrativas y de proyección de la empresa.

Administración de centros de cómputo

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas al laborar o trabajar en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

• La administración se aplica en todo tipo de corporación.

• Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación.

• La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia

El proceso administrativo se define como el proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un periodo más corto y con una mayor productividad.

El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles:

• Planeación.

• Organización.

• Dirección y control.

• Planeación: Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos,

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