TPM AREAS ADMINISTRATIVAS

El TPM en las Áreas Administrativas

Para que las empresas puedan alcanzar el objetivo global de reducir continuamente sus costos mejorando al mismo tiempo la calidad de los productos y servicios que brindan se requieren áreas administrativas que den soporte eficaz.

Al contrario que producción, los departamentos administrativos (compras, administración, ingeniería, RRHH, etc.) no añaden valor de manera directa. Se requiere entonces con más razón, que sean ágiles y eficientes.

Desde el punto de vista del TPM existen 3 grupos de responsabilidades principales para las Áreas Administrativas.

1.Procesar información, aconsejar y ayudar a las actividades de Producción en su objetivo de mejorar continuamente y reducir los costos.

2.Facilitar a la empresa la tarea de responder rápidamente a los cambios lo cual implica mejorar su propia productividad y reducir sus costos. Incluye también ayudar en el desarrollo estratégico de la compañía velando por los objetivos de largo plazo.

3.Por último y como consecuencia de los otros dos, las Áreas Administrativas deben ganar la confianza de los clientes y contribuir a la creación de una sólida imagen empresarial.

El funcionamiento de los departamentos administrativos y de apoyo puede optimizarse al menos de dos modos:

Mejorando la eficiencia de los propios departamentos.

Mejorar la eficiencia significa aumentar el output mientras se disminuye el input. Para aumentar el output hay que eliminar todo lo que reduzca la eficiencia del sistema de producción aumentando la eficacia de las funciones de trabajo.

Para reducir el input hay que eliminar las pérdidas administrativas asociadas con el trabajo y crear un sistema administrativo eficaz que facilite información fiable, de alta calidad y oportuna en cuanto a plazo.

Desarrollando personas capaces de sostener y mejorar continuamente los sistemas de trabajo.

Mejorar las personas requiere clarificar las competencias críticas y desarrollar personas hábiles en el manejo de la información.

El TPM en Áreas Administrativas se desarrolla en 5 Fases.

1. Crear Fábricas de Información

Un departamento administrativo es una “fábrica de Información”. Toma datos en bruto y les añade valor procesándolos y organizándolos.

La información que proporcione debe ser: de alta calidad, precisa, de bajo costo, presentada de manera clara y oportuna.

2. Aplicar el concepto de equipamiento a los procedimientos

De la misma manera que en el área de producción se subdividen las tareas para lograr una producción de flujo continuo, este esquema se puede trasladar a los procedimientos administrativos.

3. Crear una visión de las condiciones óptimas

Cada departamento tiene una función esencial que cumplir y logros específicos que conseguir dentro del sistema total. El TPM es una estrategia de disminución de GAP’s (brechas) entre la situación actual y la condición ideal.

4. Desarrollar de las 5 actividades nucleares del TPM:

1.Mejoras Enfocadas: eliminar las pérdidas crónicas y perseguir la eficiencia de cada uno de los sistemas departamentales.2.Mantenimiento Autónomo: Busca por un lado reducir los costos y elevar la eficacia del trabajo mejorando la calidad del sistema administrativo. Por el otro, trata de crear entornos sanos donde se elimine el stress físico y psíquico, aliviando tensiones y creando un ambiente agradable.3.Educación y Formación: Además de las competencias propias del puesto es necesario la capacitación continua en el uso de las nuevas tecnologías a fin de disminuir los tiempos de procesamiento de información y mejorar la calidad de las respuestas a los clientes tanto internos

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