Implantación de la Metodología 5S en el Almacén Periférico del Servicio de Alimentación

Nombre:Implantación de la Metodología 5S en el Almacén Periférico del Servicio de Alimentación

Fecha: 16 mayo de 2016

Enviado por: Jorge

Hospital  

Buenas tardes. Voy a exponeros una experiencia práctica recientemente instaurada en el hospital: la implantación de la metodología 5S. Como ha dicho el que me ha introducido, en el almacén periférico del Servicio de Alimentación en el hospital el trabajo ha sido estructurado en cuatro puntos.

Como podéis ver, si comenzando por el primer punto el objetivo de esta muestra es mostrar la aplicación practica de la metodología de las cinco eses implantada en el almacén periférico del Servicio de Alimentación. Introduciéndonos ya en lo que propiamente es el segundo punto, que es la introducción os puedo decir en grandes líneas generales, es una herramienta de calidad, implantada en Japón a principios de la década de los setenta. Tiene una amplia implantación en el sector industrial. Hay numerosas empresas de nuestro entorno con experiencias positivas, por lo que Osakidetza ha tenido la oportunidad de conocer las experiencias y vistos los resultados tan positivos, han decidido instaurarlo en su propias organización como una herramienta más para la mejora continua, con el objetivo que esta herramienta permite, que es conseguir un entorno laboral saludable, reduciendo a desperdicios actividades que no le hayan dado valor al tiempo, que se incrementa la seguridad y la eficacia.

La metodología de implantación ha sido seguir el ciclo rpca que me imagino que conocéis. El famoso ciclo sugar con las cuatro fases se ha hecho a través de un equipo de trabajo compuesto por cinco personas, cuatro de las cuales pertenecen al servicio de Hostelería y hemos visto muy oportuno como quinto integrante al técnico de prevención, porque es un tema que nos preocupa mucho en cualquier tipo de cambio.

En la organización del trabajo, si nos metemos en lo que son las cinco fases de la metodología de las cinco eses, la primera S se titula separar lo servible de lo inservible y la máxima que sintetizaría esta fase seria tenso a lo servible, a la cantidad correcta. Qué actividades seguimos para llevar a cabo esta fase. Aquí simplemente tenéis una muestra grafica de cómo era el almacén, absolutamente caótico, antes de implantar esta metodología.

Una de las primeras cuestiones importantes a establecer que actividades, vamos a desarrollar para llevar a cabo la implantación de esta fase lo primero es establecer qué consideramos material servible e inservible. Podéis leer perfectamente esto. Evidentemente no es un criterio general. Cada uno cuando decide implantarlo, material servible para uno será una cosa y para otros, otra.

Nosotros consideramos que material servible es todo lo que pueda ser de utilidad en el normal funcionamiento del servicio material; inservible todo lo que no sea del servicio material. Roto, desfasado, fuera de servicio, etc.

Es muy importante en cualquier metodología definir indicadores. En este caso, consideramos un indicador el número de unidades inservibles respecto al número de unidades totales, se puede decir que en nuestro caso el material inservible que conseguimos desechar fue un 25% del total de lo que en ese almacén estaba contenido.

También es importante definir el método de retirada. Sabemos lo que es material servible y nos queda el material inservible. Qué destino vamos a dedicar a este material, pues puede ser tres la iluminación pura y llana, el intercambio, la donación y el almacenamiento de aquellos materiales que por ahora no vamos a utilizar pero si preveamos que puedan ser utilizados en un futuro próximo.

Aquí ponemos un ejemplo grafico de lo que seria material inservible. Esto si seria propio del servicio, pero la segunda foto no. También encontramos maceteros, en fin equipos fuera de uso, de otros servicios etc.

Nos metemos en la segunda S. Tenemos material servible e inservible. El inservible ya le hemos establecido cual será su destino y la segunda S, una vez que tengo lo servible, como lo voy a colocar. Evidentemente la segunda S se titula situar cada cosa en su sitio y la máxima que lo sintetiza es como en casa un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.

Las actividades que seguimos, bueno es muy importante establecer unos criterios de ubicación. Los criterios que sigue son peso, volumen y frecuencia de uso. Lo que menos utilicemos, menos accesible. Lo que tenga mas peso, en lugar debajo de lo de volumen.

Otra de las actividades dentro del almacén es como vamos a distribuir los materiales. En este caso, en nuestro almacén surgieron cuatros grandes áreas. Allí veis el tipo de material que se contiene en cada una de ellas. Es importante a parte de bueno. Yo estructuro el almacén, tengo que definir un sistema de identificación, de tal manera que cualquier persona, sea ajena o no al servicio, sepa perfectamente localizar e identificar.

Para eso establecimos primero un sistema de identificación de carácter general que, como veis, es un panel indicador a modo croquis ilustrativo. Te facilita una primera localización. Posteriormente pasamos a definir dentro de cada área como lo vamos a señalizar. Hemos dicho antes que había cuatro grandes áreas. Estas, a su vez, se dividen en cincuenta y siete secciones, que es lo que quedó al final y luego los productos.

Ya veis las áreas están señalizadas con grandes bandas adhesivas, señalizadas en horizontal, secciones en señalización vertical y los productos con etiquetas autoadhesivas. Esto digamos después de la implantación de las dos primeras eses tenéis una pequeña idea de lo que hemos visto el antes y esto ya es un poco el intermedio.

Después del intermedio los indicadores también son muy importantes. Utilizamos dos tipos de indicadores: número de materiales mal ubicados y número de materiales mal señalizados.
Pasamos a la tercera S. Su titulo suprimir las fuentes de suciedad. La máxima que lo sintetiza es procurar no ensuciar y así no tendrás que limpiar. En este caso, es importante identificar las fuentes de suciedad. Aquí podéis ver aberturas en el falso techo. Identificamos los lugares difíciles de limpiar, las paredes que se encuentran detrás de las estanterías, suelos donde existen aspiramientos, lámparas fluorescentes. Identificamos las fuentes de riesgos. Esto es muy importante porque conseguimos una conexión con el tema de prevención de riesgos laborales.

Eso digamos es lo que podía suponer un tema de riesgo. Quizás lo que más llame la atención es la iluminación de emergencia y posteriormente cuando ya lo tenemos localizado, tenemos que adoptar unas medidas correctoras. La mayor parte pasan por el Servicio de mantenimiento y posteriormente también tenemos planificación, medidas de control.

Establecimos que en este caso era la limpieza la fundamental, una limpieza anual o semestral, estableciendo que es lo que vamos a limpiar y cuales son las personas que lo van a realizar.

La cuarta fase o la cuarta S señalizar. Su máxima identificativa sería descubrir funcionamientos defectuosos a simple vista y, en este caso, las actividades una muy importante: establecer criterios de normalidad, límites superior e inferior, de niveles de existencia de materiales. Creamos una aplicación informativa para controlar las entradas y salidas del almacén y un procedimiento de uso. Aquí veis un ejemplo del tipo de documentos que utilizamos para registrar estos controles.

Por ultimo vamos a la quinta S. Esta ese es lo que se diría la mejora continua. Aquí se traduciría la mejora continua, seguir mejorando, su titulo conservar y mantener las buenas costumbres, seria su máxima.

Sintetizar esta fase puesto que tenemos ya las cuatro eses, ya hemos instaurado el sistema, pero ahora lo que tenemos que hacer es revisar y mejorar en lo posible. Para ello establecemos unas revisiones periódicas. Dos tipos: revisión de material y revisión de local con los criterios establecidos y su seguimiento con cheques o registro. La frecuencia de las revisiones parece una tontería pero es muy importante establecerlas, porque luego se difuminan en el tiempo.

Quedamos efectivamente que se iba a realizar una revisión semestral y para seguimiento de la implantación de la metodología dijimos o acordamos después de cada reunión, que será semestral. Pondremos en común las deficiencias observadas. Confeccionaremos un plan para resolverlas y trataremos de mejorar. Importante punto es determinar quien va a ser el encargado de este archivo, el responsable de cocina. Aquí veis un poquito.

Después están instauradas las cuatro. Está todo el material perfectamente ordenado. Todo el mundo sabe donde están las cosas, aunque el personal ajeno al Servicio que es muy importante y tenemos todo señalizado.

Aquí tenemos un ejemplo de lo que seria tanto en la resolución de una fuente de riesgo como serian las fluorescente y carcasas. Conseguimos cambiar toda la iluminación y proteger el techo que podía ser una fuente de riesgo y de suciedad.
¿Cuales son las conclusiones finales? Bueno pues digamos que las conclusiones se identifican con los resultados. Son unas conclusiones, unos resultados que obtuvimos prácticamente cuando se puso ya la primer S: elevado aprovechamiento de espacio. Hemos optimizado los niveles de materiales servibles, aumentamos la racionalización en el aprovisionamiento de suministros, conseguimos una mejora en la identificación y acceso a los materiales, integramos principios de gestión de riesgos laborales.

Dentro de la metodología, es un sistema muy sencillo con lo cual sirve como introducción clara a la técnica de mejora continua y lo más importante de todo y por lo que hemos conseguido el objetivo marcado, ha servido como un claro elemento motivador del personal y hemos conseguido la plena implicación del equipo sin lo cual esto hubiera sido imposible. Yo simplemente me despido y agradezco su atención.

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