Importancia de los registros de la calidad

Unidad N°3

Tema 3. Importancia de los registros de la calidad

Para realizar el seguimiento de cómo se comporta cada una de las etapas del sistema de calidad, se requiere establecer un procedimiento que defina la identificación, el archivo de los formatos o reportes que se van a generar, incluyendo el proceso de llenado, quién lo hará, cómo se reportará en términos estadísticos para dar a conocer a la dirección su comportamiento, a quién se le dará la información, dónde se archivará cada formato o reporte completo, cómo se llevará el control de la documentación, qué bitácoras servirán para su administración, mantenimiento y recuperación, quién tendrá acceso y mantendrá a la disponibilidad de los usuarios la información generada, entre otros aspectos.

Esta es una actividad general en la que intervienen todos los responsables de administrar alguna parte o los requisitos completos.

Conceptos de registros de calidad

La organización requiere definir, diseñar, desarrollar, emitir, implantar y sustentar procedimientos para identificar, archivar, controlar, llenar, mantener y disponer de los registros de calidad, los cuales deben ser mantenidos para demostrar que se han cumplido todos los requisitos de la norma, incluyendo la administración de las ventas, el diseño del producto o proceso en la operación, desde el recibo de los materiales hasta terminar con todas las intervenciones, incluyendo las de entrega. Para demostrar la efectividad en el sistema, también se debe tener en cuenta la documentación que comprueba el control de la calidad de los materiales y productos proporcionados por los proveedores o clientes.

Los registros de calidad deben ser legibles, archivados y mantenidos en lugares que tengan un ambiente que prevenga daños, deterioro o una pérdida potencial; además, se necesitan establecer tiempos de retención de los registros de calidad y éstos deben estar definidos en los procedimientos correspondientes.

Cuando se acuerde con el cliente, los registros de calidad deberán estar disponibles para la evaluación que se realice, estableciendo también el periodo pactado para mantener tales registros y, para demostrar que el personal, el equipo, los procedimientos y la documentación correspondiente, cumplen con los requisitos del sistema y que se tiene control sobre los proveedores, realizado mediante las auditorías correspondientes, después de su elección y seguimiento.

El proceso de implantación de la norma tiene dos etapas, la primera se refiere a la planificación y organización de los sistemas y procedimientos para diseñar la manera como se deberá cumplir con cada uno de los requisitos establecidos y la segunda, es la aplicación de los procesos y procedimientos diseñados; por esta razón, la única manera que se tiene para evidenciar que se han realizado las actividades descritas en los procesos y procedimientos, es que se tenga la documentación perteneciente a cada punto.

A través de toda la norma, se plantean los requisitos específicos que se deben cumplir; una parte de las actividades es el diseño de los formatos y los medios de comunicación entre las diferentes entidades, así como las actividades y responsabilidades en cada una de las etapas de los procesos definidos.

La información generada requiere una acción y una reacción para que sirva como elemento de trabajo y así lograr que si se encuentran oportunidades de mejora o problemas que se deban resolver, se actúe en consecuencia y se tenga un proceso continuo de mejoramiento.

Por otra parte, la auditoría es una herramienta que sirve para conocer el grado de desarrollo de los sistemas, procesos y procedimientos. En resumen, su aplicación en la empresa es fundamental para la evaluación y seguimiento del grado de implantación del sistema de gestión de la calidad.

No solamente las auditorias son elementos que darán la retroalimentación a la dirección acerca de la implantación del sistema de gestión de la calidad, también cada una de las personas que trabajan en la empresa deben establecer

las actividades que ellos van a desarrollar para el logro de los resultados esperados, mediante la definición y consecución de los objetivos.

Por esta razón se requiere de la documentación necesaria para realizar el seguimiento de las actividades que cada persona en la empresa hará en el periodo que se establezca por la dirección, con el fin de asegurar que efectivamente se implantará el sistema.

Se debe llevar el control de las revisiones realizadas al manual de gestión de calidad, así como todos los documentos que resulten con cambios, en consecuencia, es recomendable tener una serie de bitácoras que ayuden a administrar los niveles de cambio que sean necesarios para controlarlos, los lugares donde se archivarán tales documentos y sus mecanismos de administración.

En realidad, se debe tener el control de toda la información generada y necesaria para demostrar el nivel de avance, de manera tal que en el momento que se realice la auditoría, ya sea interna o externa, se tenga la información suficiente para mostrar las evidencias de la implantación.

Los documentos que se requieren considerar como registros de calidad

Se necesita considerar la documentación que compruebe que se ha llevado a cabo el seguimiento de la implantación del sistema de calidad por parte de la administración, que se han realizado las revisiones correspondientes a la verificación de los elementos del manual de calidad de la empresa, así como la realización de las auditorías del sistema de calidad, tanto de los procesos de la empresa como de los proveedores que deben contener las operaciones, procesos, procedimientos y servicios auditados; también los reportes deben mostrar los resultados obtenidos, el análisis realizado con los mismos y las acciones correctivas y preventivas correspondientes.

Para demostrar que se han realizado las mediciones, inspecciones, verificaciones y pruebas de los productos y/o servicios, los documentos deben contener las siguientes características:

a) La identificación de los documentos y su actualización.

b) Demostrar en ellos que se han realizado las mediciones, inspecciones, verificaciones y pruebas, así como los resultados obtenidos en cada una de ellas.

c) Los criterios de aceptación y rechazo.

d) Control de los productos y/o servicios no conformes.

e) Comprobación de las acciones correctivas y preventivas generadas por la empresa para evitar las no conformidades.

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