Los Registros de calidad.

Los Registros de calidad.

Se puede establecer que los registros de calidad son las evidencias de las tareas realizadas en el sistema de gestión de la calidad. Además, los registros son la base en la que encuentran los datos para analizar el comportamiento y las mejoras de cada uno de los procesos del sistema de gestión de calidad. En consecuencia, los registros de calidad se conservan para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz del sistema de administración de calidad.

Es por ello que las empresas certificadas deben llevar al día los registros que exige la normativa, lo cual esto no reduce los registros a mantener por estas empresas a los que la norma impone, sino que cabe plantearse que otros registros pueden ser interesantes. Por otro lado, las empresas que no están certificadas y que no deseen estarlo, pueden plantearse de una forma más abierta el número y tipo de registros que deben mantener con vistas a mejorar su gestión.

De tal forma considero que los registros de calidad no podrían ser necesarios o pertinentes salvo que se demuestre lo contrario. Es decir, cualquier registro es sospechoso de ser inútil para una empresa. Esta postura que pudiera parecer algo radical, se basa en el elevado costo que supone el mantenimiento de un registro como la recogida de datos, la posible transcripción de los mismos en el caso de que la captura no sea automática, el archivo, el personal y tiempo necesarios, etc., todas estas características podrían hacer que un registro sea una carga de trabajo que debe ser justificada.

Sin embargo, se podría establecer que un registro útil es, una potente e insustituible información para la mejora de nuestra empresa por lo cual se plantean dos criterios para identificar la necesidad de un registro como la utilización del registro y los fines del registro.

Además los beneficios que se obtienen al tener un correcto proceso de control de registros pueden ser: Facilita el acceso a los datos para el análisis de indicadores de desempeño de los procesos del sistema. Facilita el proceso de realización de auditorías al encontrar rápidamente los registros solicitados durante la misma. Establece las bases para la protección de la información, evitando su uso indebido y la posible pérdida de datos necesarios para el desarrollo de los procesos. Consigue obtener el orden en el archivo de la información. La burocracia y el papeleo son directamente proporcional al desorden en el archivo.

Se puede considerar ahora, que el logro que el personal dirige los registros sin aumentar su carga laborar se basa en tener un equilibrio en las actividades laborales que realicen como estableciendo ciertas horas para el registro como horas pautadas para el control necesario del mismo. Además, se deben motivar a los trabajadores con actividades para el desarrollo personal como profesional que impulsen el positivismo en la empresa para así poder realizar los registros sin aumentar su carga laboral. La recopilación de los registros de calidad se lleva a cabo en el momento mismo de ser completados por la persona responsable de la ejecución de un determinado proceso. El responsable de la recopilación se asegura de que los registros de calidad están rellenados con información completa, exacta, legible y sin alteración.

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