Introduccion A La Auditoria

Objetivos Específicos

Determinar los factores internos y externos que rodean a la empresa.

Identificar la visión sistemática relacionada con los procesos empresariales y estratégicos a base de la misión y objetivos.

Desarrollar las herramientas necesarias para la obtención de la información empresarial.

Conocer la empresa y su relación con el entorno a través de una visión general.

Contenido

1.1 Antecedentes y conceptos principales de la auditoría de gestión

1.2 Visión Sistémica de la organización auditada

1.3 Análisis de los factores internos y externos

1.4 La Planificación Estratégica

EXPLICACIONES COMPLEMENTARIAS PARA EL DESAROLLO DE LOS CONTENIDOS

La primera fase, nos permite obtener un conocimiento integral físico y documental, de la empresa, considerando sus factores internos y externos.

La condición que satisface el cubrir en forma efectiva el objetivo de esta fase es tener un conocimiento claro de la misión, objetivos, políticas, estrategias y la cultura organizacional tanto en su nivel estratégico, táctico y operativo. Para el efecto, es necesario analizar su visión sistémica, es decir sus factores internos y del entorno, así como su visión estratégica para el cumplimiento de la misión.

El auditor debe tener presente que la misión de la empresa es la razón de la misma, de ella se generan los objetivos estratégicos y operativos, que generan las principales variables que nos permiten medir la gestión a través de la aplicación de indicadores, información fundamental para la fase de ejecución de la auditoria de gestión, es necesario familiarizarse con los principales procesos, con la información y documentación generada.

Para conseguir este propósito el auditor visita las instalaciones de la empresa, para observar, indagar y familiarizarse con el desarrollo de las actividades y operaciones; visualizar el funcionamiento en conjunto, revisar los archivos corriente y permanente de información de auditorias anteriores; por lo que es importante aplicar desde esta fase varias técnicas de auditoria, como las verbales, oculares, documentales, físicas y escritas, cuyos conceptos serán ampliados en la Unidad 3.

1.1 ANTECEDENTES Y CONCEPTOS PRINCIPALES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Según señala el autor del texto básico en la página 14:

“Hoy en día es primordial que las organizaciones cuenten con la actividad de auditoría (interna y externa) para conocer la veracidad tanto de la información financiera que han generado como de las actividades relacionadas con el área administrativa. En el caso de una auditoría financiera se revisarán estados financieros como: situación financiera, resultados, cambios en el capital contable y cambios en la situación financiera. En lo que respecta a la auditoría administrativa se consideran aspectos muy variados que toman en cuenta la eficiencia y eficacia de las operaciones…”

Antes de comenzar este segundo módulo es necesario recordar conceptos básicos que nos permitirá poner los cimientos sobre los cuales vamos poco a poco a introducirnos en el Proceso de la Auditoría.

Conceptos:

La auditoría es el examen que se efectúa en una entidad, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales, su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección.

Es decir, la auditoria es un proceso sistemático, que incluye varias fases relacionadas entre sí, con el objetivo de evaluar la gestión de la empresa y emitir recomendaciones para su mejora continua.

Estas fases pueden clasificarse en:

• Diagnóstico General de la Empresa

• Planificación Específica

• Ejecución del Trabajo

• Comunicación de Resultados

• Seguimiento o Monitoreo

Bajo este esquema procederemos a desarrollar cada una de estas fases, exponiendo sus características principales.

Señala que el proceso en la ejecución de la auditoría administrativa se presenta de la siguiente forma:

• Identificación del proceso de ejecución,

• Planeación,

• Desarrollo,

• Obtención del Informe

• Seguimiento

• Integración de personal

• Calidad de la auditoría

1.2 VISIÓN SISTÉMICA 1

En el Sistema de Administración la evaluación debe analizar la organización como un conjunto de áreas y funciones que tienen propósitos específicos, relacionados entre sí, de tal manera que el uno afecta al otro a través de los insumos que requieren o de los productos que se generan, estas funciones son:

1.2.1 Sistema de planificación operacional

Consiste en evaluar los objetivos (formulación y seguimiento) y su relación con los objetivos estratégicos y la ejecución de las operaciones definidas para el logro de los objetivos.

1.2.2 Sistema de organización administrativa

Es un análisis de la organización de los procesos de cambio al que está sometida, su desarrollo y problemas; se mide la eficiencia de la organización y la influencia que sobre ella tiene la forma de conducción. En síntesis se refiere a la manera de analizar el estado de la organización.

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Se comienza por definir la estructura formal de la organización, analizando su organigrama, el manual de funciones u organización, el manual de procesos y procedimientos, entre otros aspectos.

De este análisis, es usual establecer las siguientes deficiencias:

• Funciones no cubiertas o innecesarias.

• Relaciones de autoridad mal definidas.

• Asignación de funciones opuestas, a un mismo departamento.

• Excesivo o muy reducido control.

• Funciones con sobrecarga de trabajo.

• Muchos o muy pocos niveles estructurales.

• Centralización excesiva o muy reducido control.

• Relaciones de “uno sobre uno” innecesarias.

• Falta de asesoramiento.

En los casos mencionados anteriormente es necesario analizar cuáles son las relaciones de autoridad existentes, los grados de delegación, qué tareas realiza cada persona y cual es la adaptación del personal en sus puestos.

El análisis de la organización permite tener una idea del grado de delegación (autoridad - responsabilidad) hacia los distintos niveles de conducción.

También es necesario listar los distintos sectores o personas que pueden tener relación con las decisiones a tomar, ya sea en forma ejecutiva o prestando asesoramiento. Así mismo se verificará qué participación real tienen los responsables en la toma de decisiones.

A manera de conclusiones se puede determinar:

• Concentración excesiva del poder de decisión en algún puesto o nivel.

• Falta de especialización en quién decide.

• Falta de asesoramiento especializado.

• Falta de participación de los responsables directos en la ejecución de lo resuelto.

• Consultas excesivas.

• Exceso de personas en la toma de decisiones.

Estas deficiencias podrían producir los siguientes efectos negativos:

• Decisiones no analizadas técnicamente.

• Lentitud en las decisiones.

• Dilución de responsabilidad en los resultados de las acciones dispuestas.

• Desconocimiento de las decisiones tomadas.

Para reforzar los temas desarrollados le invitamos a la siguiente lectura:

1.2.3 Sistema de administración de personal

Corresponde al análisis del recurso humano para lograr la eficiencia en la función asignada y su contribución al logro de los objetivos de la organización, así como evaluar las políticas que permitan considerar a los empleados como factor importante en el logro de mejorar la calidad y productividad de la organización, garantizando la búsqueda, selección, permanencia y bienestar del recurso humano necesario e idóneo.

En forma complementaria al sistema de organización administrativa, será importante materializar los resultados del proceso organizativo, con índices de estructura de personal y otras estadísticas, además de medir la rotación, el ausentismo y el nivel de remuneraciones.

Evaluar la estructura de personal, consiste en la clasificación de los puestos en niveles: superior, asesor, directivo, mando medio, profesional, técnico - administrativo y auxiliar, y de servicios.

Otro aspecto a considerar es la rotación de personal, ya que cuando supera ciertos límites y especialmente cuando se trata de personal especializado, es un problema dentro la organización, esto implica adaptación y entrenamiento de nuevo personal, con los riesgos que puede involucrar.

No se puede dejar de lado el análisis de la selección, promoción y desarrollo del recurso humano.

1.2.4 Sistema de administración de bienes y servicios.

Consiste en una evaluación de los procesos de contratación de bienes y servicios, las modalidades de contratación y el manejo de acuerdo a las disposiciones internas y externas

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