Jetta: un proyecto perfecto

Jetta: un proyecto perfecto”

El caso trata de una experiencia muy positiva en Volkswagen México debido a la aplicación correcta de la gestión de proyectos. La organización, comunicación y liderazgo del encargado del proyecto llevó a la empresa a construir una línea de ensamblaje totalmente nueva para el nuevo modelo Jetta cumpliendo con todas las expectativas, requerimientos de calidad y objetivos del proyecto, respetando el presupuesto y todas las fechas límites.

El encargado del proyecto (un profesional certificado en el manejo de proyectos del PMI) estuvo a cargo de la implementación de una línea nueva de producción para un modelo nuevo de vehículos que se produciría en VW México. Se le otorgó un presupuesto fijo de $3.3 millones para diseñar e instalar y poner a funcionar la línea en un plazo de dos años.

El director del proyecto desarrolló una estructura de desglose de trabajo que sirvió como guía y mapa del proyecto. Involucró en el proyecto al departamento de calidad y el de manufactura y se le consultó a otros departamentos de ser necesario.

El director mantuvo reuniones constantes con los encargados de cada departamento y los interesados en el proyecto, donde se hacían cambios necesarios a la guía de trabajo siempre cumpliendo con el presupuesto y las fechas límites.

Se tomaron ciertas decisiones para realizar fases del proyecto de manera paralela para así ahorrar tiempo y agilizar la implementación de la línea. Está correcta organización y comunicación entre departamentos llevó finalmente a la organización a cumplir a la perfección con el plan de trabajo del proyecto, el presupuesto y la fecha de entrega.

2. ¿Cuáles son las funciones y responsabilidades de una oficina de proyectos en una organización?

Una oficina de proyectos es una agrupación organizada de personas capacitadas para la planificación, implementación y control de los proyectos de una empresa y organización. Algunas de sus funciones son y responsabilidades son:

- Creación e implementación de metodologías y políticas para la ejecución de proyectos.

- Capacitación y asesoría a los directores e interesados en el proyecto.

- Cálculo y manejo de los recursos destinados a los proyectos.

- Ser el centro de comunicación entre los interesados del proyecto, los patrocinadores y directores.

- Dirección directa de los proyectos y seguimiento de control.

- Manejo y actualización de métodos de trabajo para proyectos terminados.

- Documentación detallada de cada proyecto realizado.

3. ¿Qué beneficios trae a una organización y sus proyectos el tener una oficina de dirección de proyectos – PMO?

Son varios los beneficios (ventajas) de tener una oficina de dirección de proyectos PMO en una organización, tales como:

- Un control más asertivo sobre la gestión y administración de los recursos, costos, y actividades

- Aplicación formal de metodologías de gerencia de proyectos (si y solo si, no se agregan capas de burocracia que pudiese obstaculizar un funcionamiento ágil)

- La aplicación de metodología de gerencias, generan procesos estandarizados que aseguran:

- Asignación controlada de recursos (humanos y económicos)

- Fiabilidad de los resultados obtenidos y que son informados

- Incremento de la eficiencia de los recursos

- Uso de las mismas metodologías, procesos y herramientas, disminuyen el tiempo de aprendizaje.

- Centraliza la información de los proyectos de la organización y la reporta de forma consolidada

- El conocimiento en Administración de Proyectos está ubicado en una sola entidad y se distribuye adecuadamente a los planes que lo requieren.

- La apropiada recolección y procesamiento de “lecciones aprendidas” alimenta este sistema de conocimiento.

- Facilita una gerencia eficaz del portafolio de proyectos

- La PMO es un ingrediente primordial para alcanzar la madurez en Administración de Proyectos.

- Coordinación y control de diferentes proyectos, siendo como un puente entre la Planificación Estratégica y la implementación de la estrategia. (Alineación estratégica)

- Incrementa la cantidad de proyectos exitosos.

- Reduce costos en la estructura de proyectos, incrementando por tanto los beneficios de la organización.

- Acorta el Tiempo-al-Mercado de nuevos productos desarrollados.

- Reducción de riesgos

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