LA ADMINISTRACIÓN DE CONTINGENCIAS EN LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

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Plan de Contingencias

Logísticas

Oficina de Planeación

Bogotá, D.C. 2011

JEFE: NESTOR ENRIQUE VALDIVIESO A

UNCIONARIOS: CARLOS BERNARDO POSADA RESTREPO

LUIS EDUARDO SANTOS SAAVEDRA

CONTENIDO

PRESENTACIÓN

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO I

LA ADMINISTRACIÓN DE CONTINGENCIAS EN LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

1.1. Objetivos

1.1.1. Objetivo general

1.1.2. Objetivos específicos

1.2. Ventajas potenciales

1.3. Alcance

1.4. Organización institucional para administración de riesgos y contingencias

1.4.1. Comité directivo

1.4.2. Coordinaciones de los planes y programas de contingencias

1.4.3. Grupos de desarrollo de los planes de emergencia y contingencias

1.4.3.1. Equipo de atención de emergencias

1.4.3.2. Equipo de evacuación de daños

1.4.3.3. Equipo de seguimiento y control

1.5. Proceso general de contingencia

1.5.1. Planes experimentales de prueba

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1. Identificación y análisis de riesgos

2.1.1. Riesgos externos

2.1.2. Riesgos internos

CAPÍTULO III

SUSPENSIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS

3.1 Definición

3.2 Procesos

3.3 Proceso en caso de suspensión de los servicios de Agua o Energía o

Teléfono o Recolección de Basuras

3.4 Suspensión por incumplimiento en pagos a los prestadores de servicios

CAPÍTULO IV

DESABASTECIMIENTO DE SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE OFICINA Y DE TRABAJO.

4.1 Definición

4.2 Procedimientos

CAPÍTULO V

DAÑO MEMORIA INSTITUCIONAL ARCHIVO

5.1 Definición

5.2. Procedimientos

5.3 Implantación de soluciones

CAPÍTULO VI

PLAN DE CONTINGENCIAS LOGÍSTICAS INFORMÁTICAS.

6.1. Objetivos

6.2. Alcance

6.3. Fases del Plan

6.3.1. Identificación de requerimientos

6.3.2. Análisis de vulnerabilidades e impacto de las contingencias

6.3.3. Desarrollo

6.4. Emergencia y recuperación

6.5. Prueba

6.5.1. General

6.5.2. Específicos

6.6. Administración y mantenimiento

PRESENTACIÓN

Las condiciones de cambios constantes en las que se ven envueltas las organizaciones, son marcadas por procesos complejos, dinámicos e inciertos, sobre los cuáles deben actuar constantemente en procura de poder responder y adaptarse a los nuevos requerimientos del entorno.

El Plan de Contingencias Logísticas se constituye en un instrumento para dar respuesta oportuna, adecuada y coordinada a situaciones de emergencia causadas por fenómenos destructivos de origen natural o humano.

Sin embargo, es fundamental contar con la suma del esfuerzo de todos, cuya composición permita fortalecer y cumplir en tiempo, las acciones tendientes a prevenir y mitigar desastres en modo y tiempo de las circunstancias señaladas y dar respuesta oportuna a la sociedad dentro de un marco de seguridad.

INTRODUCCIÓN

El objetivo del presente documento es delimitar funciones, actividades y responsabilidades de las dependencias, para que de forma conjunta y coordinada actúen ante la presencia o inminencia de algún agente perturbador, que ponga en riesgo a sus funcionarios, los procesos administrativos o estructura física y que no permita el cumplimiento de las funciones asignadas a la Entidad.

La Oficina de Planeación ha actualizado el Plan de Contingencias logísticas (PCL), de manera que sirva como marco de acción institucional para prevenir, atender y restablecer la normalidad en situaciones de perturbación o pérdida.

El PCL es la herramienta fundamental en la preparación de la PGN, para afrontar y superar eventos o situaciones originadas por la ocurrencia de un riesgo, es decir por la ocurrencia de hechos o actos, producto de factores tanto internos como externos, que pueden entorpecer el normal desarrollo de las funciones o incluso paralizar el servicio que presta la entidad.

El documento describe el diseño de un nuevo esquema de gestión, que cohesione a las personas en procura de la misión de la PGN.

El PCL permite mantener la continuidad de las operaciones, ante la ocurrencia de alguna falla que provoque la paralización parcial o total de la Entidad. Este abarca desde la recuperación de aquellos servicios y recursos críticos ante eventos que van desde desastres naturales (terremotos, inundaciones, etc.) hasta no naturales (el daño en un computador, el agotamiento de la papelería de la entidad, fallas técnicas y/o errores de programas, etc.).

El PCL de la PGN, está soportado en la Ley 87 de 1993, artículo 2º, literales a y f donde se indica:

Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los puedan afectar.

Definir y aplicar medidas, para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden afectar el logro de sus objetivos.

CAPÍTULO I

LA ADMINISTRACIÓN DE LAS CONTINGENCIAS EN LA

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

1.1 OBJETIVOS

Los objetivos que se especifican son los siguientes:

1.1.1 Objetivo general

Organizar a la Procuraduría General de la Nación para prevenir y atender contingencias.

1.1.2 Objetivos específicos:

• Establecer los planes y manuales necesarios.

• Establecer los responsables por la administración de riesgos y la atención de contingencias.

• Establecer los procedimientos y elementos mínimos requeridos para afrontar las contingencias logísticas.

• Proveer una solución para mantener los procedimientos administrativos y operativos, sistemas de información y electrónicos fundamentales de la institución, que permitan reducir el impacto en las operaciones normales cuando son interrumpidas o paralizadas por contingencias que los afecten parcial o totalmente.

• Conservar la memoria documental institucional del Área Misional y Administrativa, para mantener la prestación del servicio en niveles aceptables.

• Cuantificar la exposición y pérdidas asociadas a cada sistema de información automatizado y/o recursos informáticos con que cuenta la Entidad, permitiendo un análisis de riesgos comprensible de los sistemas, que sirva como guía durante la ejecución del Plan.

• Minimizar la posible pérdida financiera y operativa con la ocurrencia de un evento inesperado, previendo procedimientos efectivos y eficientes de recuperación. Así mismo, reducir las consecuencias de una posible pérdida de información relacionada con el evento, en un nivel aceptable al ejecutar procedimientos de respaldo apropiados.

1.2 VENTAJAS POTENCIALES

La organización de la PGN a través del PCL, tiene ventajas potenciales que ayudan a prevenir o disminuir el impacto de los siniestros:

• Determinar acciones preventivas que reduzcan el grado de vulnerabilidad asociados a la planta, los documentos, los sistemas de información.

• Identificar los riesgos potenciales a que están expuestos, los procedimientos, documentos, sistemas de información y las sedes.

• Generar una cultura de seguridad y control en todas las dependencias y sedes de la Entidad.

• Asegurar la estabilidad operativa de la Procuraduría General frente a la ocurrencia de un siniestro de impacto negativo para la organización.

• Medir el grado de seguridad de los mecanismos adoptados para afrontar los riesgos con probabilidad de ocurrencia alto en la Entidad a Nivel Nacional, a través de la elaboración de panoramas de riesgos acompañados por las autoridades competentes.

1.3 ALCANCE

El documento identifica los riesgos potenciales a los que esta sometida la PGN y sobre los cuáles se deben definir acciones preventivas, así como las áreas y personas responsables de su elaboración, socialización y actualización. El PCL que elabora la Oficina de Planeación, es uno de los instrumentos estratégicos de gestión para el manejo de riesgos de la Procuraduría General de la Nación.

El cuadro siguiente muestra los diferentes documentos que tienen relación con el manejo del riesgo en la Entidad.

RIESGOS DOCUMENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE

Naturales

(Terremoto, maremotos, inundaciones, etc.) Plan de emergencias Grupo de Desarrollo y Grupo Bienestar de Personal y Grupo de Salud Ocupacional

Incendios

Atentado terrorista

(Explosivos, biológico, francotirador, etc.) Manual de seguridad

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