LA OBLIGACION JURIDICA DE LLEVAR CONTABILIDAD

Introducción

¿Por qué es obligatorio llevar contabilidad?

El comerciante por regla general tiene la obligación jurídica de llevar contabilidad; así lo dispone el Código de comercio en su artículo 33: “El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado, este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio” .

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

Así como lo menciona Federico Gertz Manero, “El derecho ha utilizado desde siempre al informe contable como un medio de prueba idóneo en asuntos relacionados con la información patrimonial.

Existen requisitos legales exigidos al instrumento de registro, lo que la técnica contable conoce con el nombre de soporte, al cual debemos llamarle requisitos de forma, y los requisitos legales de la contabilidad que se refiere a lo que la técnica contable denomina “principios de contabilidad” al cual debemos llamar requisitos de fondo. (Manero, 2011).

La legislación mexicana define medios de control por los cuales se identifica, mide, registra la información económica de una empresa, de esta manera se establece la obligación de que las empresas cuenten con los libros en que se registre la historia de la sociedad.

En los libros se anota metódicamente las operaciones realizadas, re registran todos los hechos contables y movimientos de la sociedad; así, los libros se consolidan instrumentos utilísimos para verificar en todo tiempo el resultado de las actividades y la situación económica financiera de la empresa.

I.- NORMAS GENERALES Y OBLIGACIONES

En la mayoría de los países las leyes y reglamentos que fijan la obligación de llevar contabilidad sufren modificaciones y adiciones conforme van surgiendo cambios económicos, políticos, sociales y culturales. Por ello es conveniente consultar las leyes y reglamentos que contengan disposiciones actualizadas. En México, las principales disposiciones de estas leyes y sus reglamentos, vigentes son los siguientes:

Código de Comercio

Capitulo III

De la contabilidad mercantil

Art. 33. El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio.

Art. 34. Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor, y en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante.

Art. 35. En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total de movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podrá llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la entidad.

Art. 36. En el libro o los libros de las actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.

Art. 37. Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplir este requisito el comerciante incurriría en una multa no menos de 25 000.00 pesos, que no excederá del cinco por ciento de su capital y las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción al castellano por medio de perito traductor debidamente reconocido siendo por cuenta del comerciante todos los costos originados por dicha traducción.

Art. 38. El comerciante deberá conservar debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años.

Código Fiscal de la Federación

Título II

De los derechos y obligaciones de los contribuyentes

Capítulo único

Art. 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligados a llevar contabilidad, deberán observar las siguientes reglas:

 Llevaran los sistemas y registros contables que señale el Reglamento de este Código, los que deberán reunir los requisitos que establezca dicho Reglamento.

 Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.

 Llevaran la contabilidad en su domicilio. Dicha contabilidad podrá llevarse en lugar distinto cuando se cumplen los requisitos que señale el Reglamento de este Código.

Conceptos que integran la contabilidad. Quedan incluidos en la contabilidad los registros y cuentas especiales a que obliguen las disposiciones fiscales, los que lleven los contribuyentes aun cuando no sean obligatorios y los libros y registros sociales a que obliguen otras leyes.

Referencias del Código a la contabilidad. En los casos en que las demás disposiciones de este Código hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I de este artículo, por los registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, así como por la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.

Reglamento del Código Fiscal de la Federación

Sección tercera

De la contabilidad

Art. 26. Los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I del artículo 28 del Código, deberán llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las características particulares de su actividad, pero en todo caso deberán satisfacer como mínimo los requisitos que permitan:

 Identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que aquellos puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas, incluyendo las actividades liberadas de pago por ley.

 Identificar las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión y el importe de la deducción anual.

 Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.

 Formular los estados de posición financiera.

 Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación.

 Asegurar el registro total de operaciones, actos o actividades y garantizar que se asienten correctamente mediante los sistemas de control y verificación internos necesarios.

 Identificar las contribuciones que se deben cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos u bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.

 Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales.

 Identificar los bienes distinguiendo, entre los bienes adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a la donación, o en su caso, a la destrucción.

 Art. 27. Los contribuyentes para cumplir lo dispuesto en el artículo anterior, podrán usar indistintamente los sistemas de registro manual, mecanizado o electrónico, siempre que se cumpla con los requisitos que para cada caso se establecen en este Reglamento.

Los contribuyentes podrán llevar su contabilidad combinando los sistemas de registro a que se refiere ese reglamento.

Cuando se adopte el sistema de registro manual o mecánico, el contribuyente deberá llevar cuando menos el libro diario y el mayor; tratándose del sistema de registro electrónico llevara como mínimo el libro mayor.

Este artículo no libera a los contribuyentes de la obligación de llevar los libros que establezcan las leyes u otros reglamentos.

Art. 28. Los contribuyentes que adopten el sistema de registro manual, deberán llevar sus libros diario, mayor y los que estén obligados a llevar por otras disposiciones fiscales, debidamente encuadernados,

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