LIBROS DE COMERCIO

Todo ente económico tiene la necesidad de registrar sus operaciones mercantiles de la forma más cuidadosa, real y detallada posible, de manera tal que su contabilidad no presente ningún tipo de anomalías que puedan trastornar los intereses financieros de la entidad. Previendo lo anterior se han creado normas que regulan y vigilan la elaboración, presentación y archivo de este tipo de documentos. En esta ocasión nos interesa resaltar los aspectos más importantes a tener en cuenta en cuanto a Libros de Comercio se refiere.

Reiterando lo antes dicho se sabe que todo comerciante debe conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del Código de comercio y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán utilizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que faciliten conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

FORMAS DE LLEVAR LOS LIBROS DE COMERCIO

La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa.

Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

En los libros de comercio se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que

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