De los libros de comercio

DE LOS LIBROS DE COMERCIO

CAPITULO I

LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

Art. 48._ Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

Conc.: 19 num. 3o., 28 num. 7o., 44, 56; Decreto 1798 de 1990; Decreto 2620 de 1993; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99.

Art. 49._ Libros de Comercio. Concepto. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

Conc.: 28, 59, 195; Decreto 1798 de 1990; Decreto Reglamentario 2649 de 1993 Art. 125, 126, 130 a 132; Circular Externa 007 enero 19 de 1996 Superintendencia Bancaria Título I Cap. IX No. 2.1; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99.

Nota. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 No. 2 de la ley 222 de 1995 el Gobierno Nacional debe expedir la reglamentación correspondiente a los libros de comercio que deben elaborarse para servir de fundamento de los estados financieros, así como los requisitos mínimos que deberán cumplir.

Art. 50._ Contabilidad. Requisitos. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

Conc.: 486, 488; C. de P. C. 260 y 271; Decreto 1798 de 1990; Decreto Reglamentario 2649 de 1993; Ley 222 de 1995 Art. 44

Art. 51._ Correspondencia y comprobantes. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.

Conc.: 19 No. 4o., 53, 56, 59, 61, 62, 74, 1946; Decreto 1798 de 1990.

Art. 52._ Inventario y Balance General. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

Conc.: 19, 27, 152, 445; Decreto 1798 de 1990; Ley 222 de 1995 Art. 34; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Cuarta Expediente 13149-03.

Art. 53._ Asiento de las operaciones mercantiles. Comprobante de contabilidad. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.

Conc.: 5o., 53, 55, 59; Decreto 1798 de 1990 Art. 16; Decreto Reglamentario 2649 de 1993 Art. 56, 123 y 124;Circular Externa 003 junio 18 de 2003 Superintendencia de Sociedades; Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99, 13149-03.

Art. 54._ Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

Conc.: 10, 19 ord. 4o, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 59, 60.

Art. 55._ Obligatoriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.

Conc.: 10, 19 ord. 4o., 48, 53, 60; Decreto 1798 de 1990, Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Cuarta N 9744-00.

Art. 56._ Libros. Hojas Removibles. Obligatoriedad de numerar. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Conc.: 39, 48, 59; Decreto 1798 de 1990 Art. 5o.

Art. 57._ Prohibiciones sobre los libros de comercio. En los libros de comercio se prohíbe:

1o) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2o) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;

3o) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4o) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5o) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Conc.: Decreto Reglamentario 2649 de 1993. Art. 128; Decreto 1798 de 1990 Art. 3, 26. Sentencia Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Primera Expediente 5691-01, Sección Cuarta N 6085-95, N 9069-98, N 9333-99, N 9141- 99.

Art. 58._ Sanciones por infringir prohibiciones. La violación a lo dispuesto en el artículo anterior hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá la cámara

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