La Gestión de Proyectos en las Organizaciones

Project Management Office

Caso Práctico No.1: La Gestión de Proyectos en las Organizaciones

Enunciado

Desde hace años trabajas como Jefe de Proyecto en una gran empresa industrial cuya actividad principal es el diseño y fabricación de grandes depósitos industriales para empresas del sector energético.

Recientemente se ha experimentado un cambio en la Alta Dirección la cual ha tomado la decisión de dar un giro a la organización intentando orientarla hacia la dirección de proyectos. Actualmente la empresa tiene una estructura plenamente funcional contando con los siguientes departamentos:

• Departamento Financiero
• Departamento Diseño e Ingeniería
• Departamento Materiales
• Departamento Fabricación
• Departamento de RRHH

Además, tu empresa apuesta por la inversión en Investigación y Desarrollo participando en grandes proyectos europeos en colaboración con otras organizaciones del sector por lo que antes del cambio de dirección se estaban planteando si crear un área específicamente para I+D.

Para evaluar la situación de partida, se contrató a una consultora externa para que realizara un estudio que permitiera conocer el diagnóstico real tanto de los proyectos pasados como los actuales a través de indicadores que permitían evaluar el éxito de los mismos. Se concluyó que un 38% de los proyectos no habían finalizado satisfactoriamente y los argumentos que dieron los encuestados fueron:

• “He tenido que perseguir al Director para que me firmara documentos necesarios para la hacer la compra de materias primas” - Jefe de Proyecto
• “Era imposible hacer una reunión de seguimiento periódica porque todo el mundo tenía mucho que hacer” - Jefe de Proyecto
• “En mi caso, necesitábamos a un experto en soldadura internacional y en su lugar, contamos en el equipo con una persona en prácticas” - Jefe de Proyecto
• “Hasta un mes antes de la entrega del depósito no tuve noticias de la empresa” - Cliente
• “No se nos dio la opción de elegir entre las diferentes alternativas que manejaba la empresa para cubrir nuestra necesidad” – Cliente

A la vista de los resultados del informe, la Dirección decidió desarrollar un proyecto organizativo que implicara un cambio cultural en la empresa y conseguir así una mayor orientación al Project Management. Debido a tus buenos resultados y a tu gran experiencia como Jefe de Proyectos, te asignaron como responsable.

El Comité de Dirección te informa que está abierto a todas las opciones, incluido el cambio organizativo o la creación de nuevas áreas; pero que este cambio deberá de ser progresivo porque están preocupados por la Gestión del Cambio la cual deberá de producirse desde el primer momento.

Tras evaluar las distintas opciones, la Alta Dirección aprueba la creación de una unidad especializada en Gestión de Proyectos y por tanto, dentro del proyecto se implantará una Oficina de Gestión de Proyectos.

Cuestionario:

1. Según los comentarios que realizaron los distintos interesados, ¿cuáles han sido las principales causas que explican el fracaso de los proyectos de la organización?

Las principales causas por las que pueden explicar el fracaso de los proyectos de la organización fueron los argumentos de los encuestados reflejados en:

• Causa 1: Falta de apoyo de la dirección.
• Causa 2: Baja participación del usuario.
• Causa 3: Optimización.
• Causa 4: Competencias de los recursos.
• Causa 5: Experiencia en Gestión de Proyectos.

2. ¿Qué estructura organizativa sería la más adecuada para implantar la PMO teniendo en cuenta la distribución actual de funciones y la elevada resistencia al cambio prevista?

Teniendo en cuenta que actualmente la empresa tiene una estructura plenamente funcional contando con los siguientes departamentos (Departamento Financiero, Departamento Diseño e Ingeniería, Departamento Materiales, Departamento Fabricación y Departamento de RRHH) se puede implementar una estructura matricial fuerte con cada departamento funcional.

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